1 stycznia 2022 rusza Krajowy System e-Faktur (KSeF). Za pośrednictwem serwisu uruchomionego przez Ministerstwo Finansów przedsiębiorcy będą mogli przesyłać elektroniczne dokumenty do kontrahentów. Początkowo korzystanie z e-Faktury będzie dobrowolne. Nowy mechanizm rozliczeń ma być obowiązkowy dla wszystkich od 2023 roku. W okresie przejściowym e-Faktura będzie funkcjonować jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży i w obiegu będzie można posługiwać się również fakturami papierowymi oraz elektronicznymi.

Polska będzie czwartym krajem UE, wdrażającym e-Faktury. Takie rozwiązanie wprowadziły już Hiszpania, Portugalia i Włochy, a Francja wyznaczyła termin na rok 2023.

Kto może wystawić e-Fakturę?

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać każdy podatnik - wystarczy, że utworzy indywidualne konto w elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Natomiast podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym oraz wygenerowanym przez KSeF tokenem będą mogli uzyskać uprawnienia do korzystania z KSeF, składając wniosek do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. E-Faktury będą mogły wystawić również osoby upoważnione, np. biura rachunkowe lub konkretne osoby fizyczne.

Jak wystawić e-Fakturę?

Ustawodawca zakłada dwa sposoby przygotowywania e-Faktur: bezpośrednio w KSeF lub w programach finansowo-księgowych podatnika. Na elektronicznej platformie usług administracji publicznej został zamieszczony wzór ustrukturyzowanej faktury, który podatnik może uzupełnić, wprowadzając ręcznie wszystkie niezbędne dane kontrahenta (m.in. nazwa i adres, NIP).  Z kolei systemy informatyczne klasy ERP z automatu wypełnią wymagane informacje, aby e-Faktura została przygotowana zgodnie z wymaganiami. Następnie elektroniczny dokument zostanie przesłany do KSeF poprzez API (ang. application programming interface).

- Oprócz możliwości skorzystania z repozytoriów danych, jakie są zgromadzone w programie finansowo-księgowym, system klasy ERP umożliwia również przesyłanie do serwisu e-Faktur kilku dokumentów jednocześnie. Natomiast z poziomu KSeF każdą fakturę będzie trzeba wprowadzić pojedynczo, a wiele danych kontrahenta i elementów transakcji uzupełnić ręcznie, co zwiększa ryzyko błędu oraz przedłuża cały proces zarejestrowania dokumentu. A przecież jednym z głównych założeń cyfryzacji usług administracyjnych, w tym wprowadzenie nowego mechanizmu rozliczeń między kontrahentami, jest usprawnienie całej komunikacji – mówi Zbigniew Lala, analityk biznesowy systemów Comarch ERP. Aktualnie trwają prace nad funkcjonalnością, która pozwoli na intuicyjną i ergonomiczną obsługę ustrukturyzowanych elektronicznych faktur w naszych systemach – dodaje.

Zielone korzyści

Przez pierwszy rok korzystanie z e-Faktur będzie dobrowolne. Jedną z zachęt dla podatników do wystawiania e-Faktur ma być możliwość skorzystania z prawa do 40-dniowego terminu zwrotu podatku oraz rozliczenia korekty in minus za okres wystawienia faktury korygującej. Aktualnie ten termin wynosi 60 dni.

- Transformacja cyfrowa oraz digitalizacja komunikacji z instytucjami administracji publicznej daje nie tylko korzyści biznesowe. Eliminacja jak największej liczby dokumentów papierowych z obiegu pomaga również chronić środowisko. E- faktur nie trzeba drukować, przechowywać ani wysyłać pocztą tradycyjną. Dzięki temu pomagamy chronić lasy, oszczędzamy energię i ograniczamy zanieczyszczenie środowiska – podkreśla Zbigniew Lala.