AI wychodzi z cienia. Jak integracja z systemem ERP usprawnia pracę w sektorze MŚP

AI wychodzi z cienia. Jak integracja z systemem ERP usprawnia pracę w sektorze MŚP

Biznes coraz śmielej stawia na użycie sztucznej inteligencji. Jednak w dobie cyfrowych przemian priorytet to przede wszystkim świadomość tego, gdzie AI sprawdzi się najskuteczniej. Od Shadow AI i bezpieczeństwa danych, po szereg szans, jakie obiecuje zintegrowany system, napędzany sztuczną inteligencją – to kluczowe kwestie, które zyskują na znaczeniu w ostatnich latach.

Odpowiednio wdrożona technologia AI może realnie usprawnić pracę w firmie – zwłaszcza w magazynie czy na hali produkcyjnej. Pod terminem „sztuczna inteligencja” kryją się bowiem nie tylko modele językowe (LLM) i popularne czaty, ale szeroki wachlarz narzędzi do automatyzacji skomplikowanych procesów, a wreszcie: optymalizacji codziennej pracy.

Cyfryzacja spod znaku AI – od chaosu danych po zintegrowany system

Ogólny poziom dojrzałości cyfrowej polskich firm sektora MŚP wynosi obecnie 5,1 w 10-punktowej skali, jak wykazał raport Comarch i PMR. Firmy coraz więcej inwestują w rozwój inteligentnych rozwiązań – ale jednocześnie wciąż borykają się z chaosem i opóźnieniami we wdrażaniu usprawnień, w tym licencjonowanych narzędzi AI. Problem stanowi kwestia częściowej cyfryzacji.

• Zaledwie 31% firm MŚP wdrożyło w pełni cyfrowy obieg dokumentów.
• Jedynie 33% organizacji posiada w pełni zintegrowane systemy IT.
• Ręczne przepisywanie danych to problem aż 37% firm,
• Pozostałe narzekają na błędy i niespójności (34%) oraz opóźnienia w dostępie do danych.

Wnioski są jasne. Decyzja o integracji cyfrowych narzędzi to zysk. Mowa tutaj o czasie, ograniczeniu błędów oraz o natychmiastowym dostępie do kluczowych danych – co potwierdza aż 62% przebadanych przedsiębiorstw.

Pułapki i mity wokół sztucznej inteligencji

Wiele firm sugeruje, że powinniśmy wdrażać [AI] do każdego procesu, ale nie jest to właściwy kierunek. Kluczem jest wykorzystanie AI tam, gdzie klasyczna automatyzacja osiąga swoje granice lub jest zbyt skomplikowana do wdrożenia. W takich przypadkach AI to nie »ściema«, ale realne wsparcie – jak mówi na łamach podcastu Kulisy Cyfryzacji Piotr Rusin, Product Manager ChatERP.

Raport PMR wskazuje, że 15% firm z sektora MŚP oficjalnie korzysta z AI, ale tylko 11% uznaje sztuczną inteligencję za technologię priorytetową. Przedsiębiorcy wskazują jednak na konkretne bariery, jak:

• brak zaufania do rzetelności odpowiedzi generowanych przez AI (48% badanych firm),
• bezpieczeństwo danych (43% badanych),
• koszty wdrożenia (37% badanych firm).

Powyższe liczby mogą być jednak niedoszacowane. Menedżerowie odpowiadający w ankietach często nie mają pełnego oglądu, jak na co dzień pracują ich podwładni i jakich narzędzi używają. Inna kwestia to brak świadomości i wiedzy. Niektóre narzędzia, które są w obiegu od lat, są napędzane przez model sztucznej inteligencji – jak np. aplikacje rozpoznające tekst z faktur papierowych (OCR), które umożliwiają szybką digitalizację papierowych faktur, czy systemy prognozujące zapotrzebowanie na towary.

Czym jest Shadow AI?

Nawet jeśli organizacja nie wykupuje oficjalnych licencji na AI, pracownicy i tak mogą korzystać na co dzień z darmowych, publicznych czatów językowych na własną rękę – często karmiąc model danymi, które są poufne lub stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. To zjawisko określane jest jako Shadow AI. Sztuczna inteligencja jest wykorzystywana po cichu i nieoficjalnie – co uniemożliwia kontrolę bezpieczeństwa danych.

Rozwiązaniem jest korzystanie z narzędzi wbudowanych w system ERP, jako część jednego, spójnego środowiska, pochodzącego od renomowanego dostawcy, co rozwiązuje problemy z API i bezpieczeństwem.

Uważam, że zdecydowanie większą przewagę mają systemy od jednego producenta, czyli zintegrowane (...). Możemy próbować szyć, wykorzystywać różne narzędzia, ale wtedy zawsze pojawi się problem z integracją i przesyłaniem danych między systemami. – jak podkreśla Piotr Rusin w podcaście Kulisy Cyfryzacji.

AI w biznesie – gdzie sprawdza się najlepiej?

Rozdzielanie zadań, optymalizowanie ścieżki kompletowania zamówień – AI to narzędzie, na którym opiera się nowoczesna logistyka. Z pomocą systemów takich, jak Comarch WMS Zarządzanie pracownik magazynu może podczas jednego przejścia skompletować towary do kilku paczek naraz – co obniża koszty operacyjne i przyspiesza pracę. W ramach inwentaryzacji sztuczna inteligencja może również sugerować towary i ich położenie, które pracownik powinien sprawdzić.

W e-commerce AI umożliwia wykorzystanie inteligentnych rekomendacji, które zwiększają średnią wartość koszyka, oraz tworzenie opisów produktów i kategorii – po polsku i w pięciu innych językach. AI w systemach Comarch ERP to również automatyzacja zakupów i prognozowanie popytu. Algorytmy uczenia maszynowego na bieżąco analizują zależności i historyczne dane, związane z rotacją towarów i surowców, aby w ciągu kilku chwil wygenerować prognozę zapotrzebowania na wybrany okres. Dzięki temu AI znacząco zwiększa efektywność procesów zakupowych w firmie, optymalizując jednocześnie poziom zapasów i poprawiając cash-flow.

Szybka analiza większych zbiorów danych, poszukiwanie wzorców i nowoczesna analityka danych stają się dużo prostsze z Comarch BI Point – narzędziem klasy Business Intelligence. Użytkownicy korzystający z ChataERP mogą w prosty sposób, za pomocą polecenia w języku naturalnym i bez znajomości aplikacji, generować raporty oraz ich wizualizacje np. w postaci wykresów. W fazie rozwoju są kolejne funkcje, jak np. tekstowa interpretacja wyników raportu oraz edytowanie raportu poprzez zadawanie poleceń ChatowiERP.

Dzięki tym funkcjonalnościom wszystko wskazuje na to, że AI w aplikacji BI Point będzie pełnić w przyszłości m.in. rolę asystenta handlowca, który ułatwi przygotowanie przed spotkaniami. W drodze do klienta będzie można błyskawicznie wygenerować krótkie podsumowanie współpracy lub np. zweryfikować ewentualne zaległości w płatnościach.

Modele oparte na sztucznej inteligencji usprawniają również komunikację na linii użytkownik-system. ChatERP ma potencjał stać się narzędziem do wdrożeń nowych pracowników, które wesprze nawigację po oprogramowaniu czy naukę wystawiania dokumentów.

Przyszłość AI poza cieniem

Świadomość, celowość i integracja – wybór jednego systemu ERP wyposażonego w narzędzia AI ma ogromną przewagę nad „łataniem” infrastruktury z pomocą osobnych aplikacji. Taki krok to ograniczenie problemów z łącznością (API) i dostępnością aktualizacji oraz pewność, że praca będzie płynna, a dane w pełni chronione.

Algorytmy sztucznej inteligencji potrafią sprawić, że skomplikowany system staje się intuicyjny w obsłudze, niezależnie od poziomu zaawansowania użytkownika. Dalszy rozwój w tym kierunku zapowiada nowe korzyści – sprawną nawigację, optymalizację pracy, a nawet wdrożenia nowych pracowników i transfer wiedzy.