Jak przygotować raport luki płacowej?

Czym jest luka płacowa?

Luka płacowa ze względu na płeć to różnica między średnim wynagrodzeniem mężczyzn i kobiet u danego pracodawcy, wyrażona jako procent średniego wynagrodzenia mężczyzn.

Przykład: w firmie mężczyźni zarabiają średnio 8 000 zł brutto, a kobiety 7 600 zł. Różnica wynosi 400 zł, czyli 5% wynagrodzenia mężczyzn.

Sam wynik dla całej firmy niewiele jednak mówi. Różnica może wynikać z tego, że więcej mężczyzn pracuje na lepiej płatnych stanowiskach. Dlatego dyrektywa wymaga także porównania płac w kategoriach pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Kategorie te powstają w wyniku wartościowania stanowisk: stanowiska o zbliżonej liczbie punktów trafiają do tej samej grupy, np. A (zarząd), B (kadra menedżerska), C (specjaliści). Dopiero porównanie płac w obrębie takiej kategorii pokazuje, czy za tę samą pracę kobiety i mężczyźni dostają tyle samo.

Raport luki płacowej obejmie siedem wskaźników:

1. Lukę płacową ze względu na płeć (na podstawie średniej),
2. Lukę płacową w składnikach uzupełniających lub zmiennych, np. premiach,
3. Medianę luki płacowej,
4. Medianę luki w składnikach uzupełniających lub zmiennych,
5. Odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
6. Odsetek kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu płacowym,
7. Lukę płacową w poszczególnych kategoriach pracowników, osobno dla płacy zasadniczej i składników zmiennych.

Kogo obejmują nowe przepisy?

Dyrektywa (UE) 2023/970 dotyczy pracodawców z sektora prywatnego i publicznego. Firmy w Polsce będą stosować krajową ustawę, która ją wdraża. Obowiązki związane z jawnością wynagrodzeń obejmą wszystkich pracodawców, a raportowanie luki płacowej – firmy zatrudniające co najmniej 100 osób.

Obowiązki każdego pracodawcy

Niezależnie od liczby pracowników firma będzie musiała:

• informować kandydatów o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale i nie pytać ich o wcześniejsze zarobki,
• udostępniać pracownikom kryteria ustalania wynagrodzeń i awansów płacowych, które są obiektywne i neutralne pod względem płci,
• odpowiadać na wnioski pracowników o informację o ich wynagrodzeniu oraz o średnich płacach kobiet i mężczyzn na porównywalnych stanowiskach,
• zrezygnować z zapisów zakazujących pracownikom ujawniania własnego wynagrodzenia.

Część tych zasad już obowiązuje. Od 24 grudnia 2025 r. Kodeks pracy nakazuje informować kandydatów o wynagrodzeniu, zakazuje pytania ich o wcześniejsze zarobki i wymaga neutralnych płciowo ogłoszeń o pracy.

Harmonogram raportowania

Zgodnie z dyrektywą obowiązkowe raporty luki płacowej złożą firmy zatrudniające co najmniej 100 osób. Ostateczne terminy określi polska ustawa.

Mniejsze firmy mogą raportować dobrowolnie.

Kiedy potrzebna jest wspólna ocena wynagrodzeń?

Jeśli raport wykaże w danej kategorii pracowników lukę płacową wynoszącą co najmniej 5%, pracodawca ma 6 miesięcy na jej uzasadnienie obiektywnymi kryteriami albo usunięcie. Jeśli tego nie zrobi, musi przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników i wdrożyć plan naprawczy.

Co grozi za naruszenie przepisów?

Pracownik, który uważa, że zarabia mniej z powodu płci, będzie mógł dochodzić pełnego odszkodowania, w tym zaległego wynagrodzenia z odsetkami. W sporze to pracodawca będzie musiał udowodnić, że nie doszło do dyskryminacji. Dyrektywa przewiduje też kary dla pracodawców, których wysokość określi polska ustawa.

Dlatego przygotowania warto zacząć już teraz, od uporządkowania siatki wynagrodzeń i danych kadrowo-płacowych.

Jak ustrukturyzować dane kadrowo-płacowe u źródła?

Rzetelny raport wymaga danych, które są kompletne, spójne i przypisane do właściwych kategorii stanowisk. Zestawianie ich ręcznie w arkuszach kalkulacyjnych zwiększa ryzyko błędów, a przy corocznym raportowaniu staje się bardzo pracochłonne.

W listopadowej wersji Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry pojawi się nowa sekcja Luka płacowa. Funkcje będą udostępniane etapami, ponieważ polska ustawa jest wciąż na etapie prac legislacyjnych, a szczegółowe wymagania GUS dotyczące sprawozdania nie są jeszcze znane. Plan wdrożenia obejmuje cztery obszary:

• Wartościowanie stanowisk (listopad 2026 r.). Na formularzu stanowiska pojawią się nowe pola: przedział wynagrodzenia, opis stanowiska i inne informacje. System pozwoli zdefiniować kryteria syntetyczne i analityczne wraz z wagami i poziomami punktacji, ocenić punktowo każde stanowisko i przypisać stanowiska do kategorii zaszeregowania. Wartościowanie będzie przygotowywane osobno dla każdego roku, za który firma składa raport.
• Roczne jednostki robocze (listopad 2026 r.). System automatycznie wyliczy stan zatrudnienia w rocznych jednostkach roboczych na podstawie danych z modułu Płace i Kadry. Pozwoli też uwzględnić dane z agencji pracy tymczasowej i poinformuje, czy i jak często firma musi raportować lukę płacową.
• Sprawozdanie z luki płacowej (kolejne wersje). System wyliczy wskaźniki luki płacowej w ujęciu rocznym i godzinowym, pokaże rozkład kobiet i mężczyzn w kwartylach płacowych oraz obliczy lukę w kategoriach pracowników zdefiniowanych podczas wartościowania. Wartości przekraczające 5% (w ujęciu bezwzględnym) zostaną wyróżnione kolorem czerwonym.
• Wydruki i eksport do GUS (kolejne wersje). W następnym etapie pojawią się wydruk wskaźników luki płacowej za dany rok, wydruki na wniosek pracownika oraz eksport sprawozdania do GUS.

Jak przeprowadzić wartościowanie stanowisk i jaka jest rola systemu ERP?

Wartościowanie stanowisk to proces HR, w którym ocenia się poszczególne role w firmie i przypisuje je do grup o równej wartości. Dyrektywa wskazuje cztery kryteria tej oceny: umiejętności (wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie), wysiłek (fizyczny i umysłowy), odpowiedzialność oraz warunki pracy. To tzw. kryteria syntetyczne. Firma może dodać do nich maksymalnie dwa własne, a w ramach każdego z nich definiuje kryteria analityczne, np. wykształcenie, wysiłek psychiczny czy odpowiedzialność za mienie.

System ERP nie przeprowadzi wartościowania za firmę. Wybór metody, ocena ról i przyznanie punktów należą do ekspertów HR, kadry menedżerskiej i komisji wartościującej. Comarch ERP Optima przechowa wyniki tej pracy.

Krok 1. Zdefiniowanie kryteriów, wag i poziomów (HR, komisja wartościująca). Zespół decyduje, jakie kryteria analityczne wchodzą w skład każdego kryterium syntetycznego (np. wysiłek fizyczny i psychiczny w ramach kryterium Wysiłek), jak ważne są poszczególne kryteria i ile punktów przyznać za każdy poziom. W Comarch ERP Optima kryteria, wagi (domyślnie ich maksymalna suma wynosi 100) i poziomy punktacji zdefiniujesz bezpośrednio w systemie.

Krok 2. Ocena stanowisk (HR i ERP). Komisja ocenia każde stanowisko według ustalonych kryteriów. Suma punktów daje „wartość” stanowiska. W panelu oceny punktowej Comarch ERP Optima zsumuje punkty i wyróżni kolorem czerwonym stanowiska, których ocena nie jest jeszcze kompletna.

Krok 3. Pogrupowanie stanowisk w kategorie (HR i ERP). Firma tworzy kategorie zaszeregowania z przedziałami punktowymi od–do, np. A: 81–100 pkt, B: 61–80 pkt, C: 41–60 pkt. Stanowiska z najwyższą punktacją (np. zarząd) trafiają do kategorii A, kadra menedżerska do B, specjaliści do C itd. System podpowie kategorię na podstawie wyniku oceny.

Wartościowanie stanowisk będzie dostępne w listopadowej wersji Comarch ERP Optima. Wyliczanie luki płacowej w tak utworzonych kategoriach pojawi się wraz ze sprawozdaniem z luki płacowej.

Jak zaplanować i przetestować budżet na wyrównanie płac?

Zanim firma zdecyduje o podwyżkach, powinna wiedzieć, ile będzie kosztować usunięcie luki płacowej. Pozwoli to policzyć symulacja budżetowa dostępna w ramach analiz w aplikacji Comarch BI Point, jeszcze przed podjęciem wiążących decyzji.

• Różne scenariusze podwyżek. Będzie można sprawdzić koszt wyrównania stawek do średniej lub mediany w grupie stanowisk o równej wartości albo stopniowego podnoszenia najniższych stawek w ciągu 12 lub 24 miesięcy.
• Pełny koszt pracodawcy. Symulacja uwzględni nie tylko płacę zasadniczą, ale też składki ZUS finansowane przez pracodawcę oraz premie i ich pochodne.

Narzędzia analityczne

Aplikacja Comarch BI Point pozwoli też tworzyć raporty ze średnimi i medianami wynagrodzeń w podziale na płeć, działy i kategorie stanowisk o równej wartości.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Zatrudniam mniej niż 100 osób. Czy nowe przepisy mnie dotyczą?

Tak. Raportowanie luki płacowej nie będzie dla takiej firmy obowiązkowe, ale obowiązki związane z jawnością wynagrodzeń obejmą każdego pracodawcę. Chodzi m.in. o informowanie kandydatów o wynagrodzeniu, udostępnianie kryteriów ustalania płac i odpowiadanie na wnioski pracowników o informację.

2. Czym różni się wygenerowanie raportu luki płacowej od analizy siatki wynagrodzeń?

Raport to zestawienie wskaźników na potrzeby sprawozdawcze. Analiza siatki wynagrodzeń to wcześniejszy etap: badanie przyczyn różnic, wartościowanie stanowisk i zaplanowanie budżetu na usunięcie nieuzasadnionych dysproporcji.

3. Dlaczego nie wystarczy porównać pensji zasadniczych?

Dyrektywa wymaga uwzględnienia całego wynagrodzenia, w tym premii i dodatków. Płace porównuje się w grupach pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, ocenianą według umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy.

Przygotuj firmę z wyprzedzeniem

Pierwsze raporty trzeba będzie złożyć już w 2027 r., za dane z roku 2026. Sprawdź, jak przygotować dane w module Płace i Kadry i zaplanować wdrożenie nowych funkcji!

Sprawdź Płace i Kadry