Kadry i płace w cyfrowej erze: jak usprawnić procesy w firmie

Według badania amerykańsko-brytyjskiej firmy Aon, specjalizującej się między innymi w doradztwie z zakresu HR, aż 69% firm zaczęło publikować widełki płacowe – za chwilę będzie to standard, a nie wybór. Podczas gdy rynek pędzi do przodu, rekrutacja, onboarding i zarządzanie szkoleniami wciąż w niektórych firmach tkwi w erze papierologii i skomplikowanych arkuszy Excela. To prosta droga do utraty najlepszych talentów i kosztownych błędów. Jak więc nadążyć za tą rewolucją i przekuć ją w przewagę nad konkurencją?

Jak technologia zmienia codzienność w kadrach i płacach?

Z pewnością zauważyłeś, że cyfrowa transformacja nie omija żadnej branży, a już na pewno nie działów kadr i płac. Jeszcze kilka lat temu prowadzenie dokumentacji, rozliczanie wynagrodzeń, czy tworzenie umów wiązało się z długimi godzinami spędzanymi na pracy z papierami i w arkuszach Excela. Obecnie zdigitalizowano większość tych procesów, co zdecydowanie pozwala skrócić i usprawnić te procesy.

Obecnie, dzięki systemom i technologiom cyfrowym, działy kadr i płac funkcjonują zupełnie inaczej. Nowoczesne rozwiązania, takie jak systemy ERP, aplikacje do rozliczania czasu pracy, czy sztuczna inteligencja (AI), wspierają codzienną pracę, automatyzując i usprawniając czasochłonne zadania, jak np. prowadzenie procesów rekrutacyjnych, porządkowanie danych czy zarządzanie zasobami firmy.

Jeśli jesteś zwolennikiem fizycznego zarządzania dokumentacją, pewnie zastanawiasz się, dlaczego warto przenosić pracę do chmury? Ponieważ rynek pracy zmienia się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Działy HR i płac w cyfrowej erze nie mogą być statyczne – muszą być elastyczne, szybkie i dobrze zarządzane.

To właśnie z tego powodu powstają takie badania, jak raport Global Pay Transparency Study firmy Aon z 2025 r., w którym analizowane są opinie ponad 1400 specjalistów ds. HR i wynagrodzeń na temat strategii komunikacyjnej i automatyzacji procesów w firmach.

Jakie trendy kształtują HR w cyfrowej erze?

Przeglądając statystyki biznesowe z 2025 roku, można stwierdzić, że zdecydowanie dominują tematy: transparentność, wzrost wymagań dotyczących kompetencji działu kadr i płac, cyfryzacja procesów oraz normalizacja pracy zdalnej.

1. Nierównomierny wzrost wynagrodzeń 

Porównując raporty portalu Wynagrodzenia.pl, można dojść do wniosku, że wynagrodzenia są wyższe, choć tempo ich wzrostu różni się w zależności od branży. Szczególnie widoczne jest w przypadku zawodów, które wymagają od pracowników kompetencji cyfrowych i analitycznych, gdzie zarobki rosną najszybciej. Oznacza to, że warto inwestować w szkolenia z zakresu nowoczesnych technologii i obsługi systemów elektronicznych, ponieważ to te umiejętności są obecnie najbardziej cenione na rynku pracy.

2. Cyfryzacja procesów HR

Coraz więcej firm automatyzuje ewidencję czasu pracy, rozliczenia czy generowanie dokumentów kadrowych. Z doświadczenia widać, jak wiele firm wymaga znajomości platform do zarządzania pracą, takich jak ClickUp, Asana czy Jira, w których nie tylko można przejrzyście zarządzać zadaniami, ale też liczyć godziny pracy. 

Takie aplikacje pomagają nie tylko oszczędzać czas, ale i zmniejszają ryzyko błędów. Dlatego obserwujemy trend wdrażania systemów cyfrowych. Według najnowszego badania Deloitte, organizacje, które wdrożyły automatyzację procesów HR, odnotowały 15–20% redukcję kosztów operacyjnych. Warto więc się nad tym zastanowić. 

3. Transparentność i równość płac

Jeszcze kilka lat temu podawanie widełek płacowych było rzadkością., Aby poznać wysokość wynagrodzenia, trzeba było przejść przez proces rekrutacyjny. Dziś, dzięki automatyzacji i cyfryzacji (np. w postaci rozwoju narzędzi takich jak portale z ogłoszeniami pracy, porównywarkami wynagrodzeń itp.), transparentność staje się standardem. Dla działów HR oznacza to konieczność nie tylko monitorowania rynku, ale też sprawiedliwego wartościowania stanowisk. 

4. Globalny rynek i praca zdalna

Również w tym aspekcie wiele zmieniło się z postępem cyfryzacji. Praca zdalna i hybrydowa nie jest już benefitem, lecz stała normą nawet dla działów HR. W tym sensie oznacza konieczność zarządzania wynagrodzeniami w zróżnicowanych lokalizacjach. 

5. Dbanie o dobrostan pracowników

Brzmi jak coś, o co każdy pracodawca powinien dbać od samego początku, jednak jeszcze do niedawna tak nie było. Natomiast od kilku lat obserwujemy inwestycje w zapewnienie pracownikom dobrostanu psychicznego i fizycznego. Postępująca cyfryzacja zdecydowanie otworzyła pracodawcom oczy na problemy, które mogą mieć pracownicy funkcjonujący w trybie hybrydowym i zdalnym, Dlatego częściej widzimy w standardzie zapewnienie dostępu do różnych programów mindfulness, pakietów opieki medycznej czy karnetów na siłownie. 

6. Różnorodność i dostępność 

HR w cyfrowej erze zyskał znaczne wsparcie właśnie w fazie rekrutacji na te stanowiska. Dzięki stosowaniu sztucznej inteligencji w trakcie selekcji kandydatów eliminuje się uprzedzenia, a za pomocą badań satysfakcji ujawnia potencjalne nierówności. 

Jak usprawnić procesy kadr i płac w swojej firmie?

1. Korzystaj z danych i raportów

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy odpowiadasz za duży dział HR, bez aktualnych danych rynkowych tracisz swój czas i zasoby. Zdecydowanie warto przeglądać raporty i analizy, dzięki którym będziesz na bieżąco z trendami, stawkami, czy narzędziami do pracy. W praktyce dzięki takiemu podejściu możesz łatwiej zaplanować budżet, ustalić widełki płacowe i uniknąć sytuacji, w której Twój zespół po prostu ucieknie do konkurencji. 

2. Postaw na automatyzację

Wyobraź sobie, że zamiast długich godzin, ręcznego tworzenia dokumentów, list pracowników czy płac, system sam generuje dokumenty i wysyła do pracowników. Albo pomyśl o tym, że dzięki pracy w aplikacji możesz automatycznie wprowadzać dane do ZUS. Dodatkowy plus? Działy kadr mają znacznie więcej czasu na tworzenie strategii, rozwój talentów czy budowanie kultury organizacyjnej. Pamiętaj jednak o sprawdzaniu danych – każdy system, nawet najlepszy, może popełniać błędy. 

3. Wdrażaj transparentność płacową

W transparentności płac nie chodzi tylko o spełnienie wymagań prawa (ostatnio głośno jest w UE o dyrektywach, które mają dotyczyć równości wynagrodzeń), ale też o budowanie zaufania w zespole. Dzięki temu zyskujesz zaufanie pracowników i zapobiegasz ich potencjalnej rotacji.

4. Inwestuj w szkolenia i rozwój kompetencji

Nowoczesny HR to nie tylko systemy i dane, ale przede wszystkim ludzie, którzy potrafią z nich korzystać. Warto o tym pamiętać. Z tego względu warto skorzystać z kursów np. proponowanego przez Krajowe Centrum Edukacyjne kursu kadry i płace online, który odpowiada na obecne wyzwania i rozwija praktyczne umiejętności. Pamiętaj, że obecnie to właśnie wiedza i umiejętności specjalistów decydują o tym, czy cyfrowe narzędzia rzeczywiście usprawnią procesy, czy staną się tylko kolejnym obowiązkiem.

Dlaczego warto przejść na cyfrową stronę mocy?

Transformacja cyfrowa dzieje się już od kilku lat. Dane pokazują, że firmy, które wprowadzają nowoczesne rozwiązania, szybciej przyciągają talenty i budują przewagę konkurencyjną. Sprawnie działający dział HR i przejrzysta polityka płacowa to ogromny atut każdego przedsiębiorstwa.

Pamiętaj też, że cyfrowa era nie oznacza, że człowiek w HR staje się mniej ważny, wręcz przeciwnie. Technologie przejmują powtarzalne zadania, ale rola specjalistów polega na tym, żeby znać system, budować strategię, rozwijać pracowników i tworzyć miejsca pracy, w których ludzie chcą zostać na dłużej.

Cyfrowa transformacja to nie zagrożenie, a ogromna szansa. Dzięki nowoczesnym narzędziom i wiedzy, specjaliści HR mogą wreszcie skupić się na tym, co najważniejsze: strategii, rozwoju talentów i budowaniu kultury firmy, z której nikt nie chce odchodzić. Pierwszy krok zaczyna się od Ciebie. 

Dominika Sobieraj, Krajowe Centrum Edukacyjne