Z Comarch dział Finansów Fly on the Cloud wzniósł się na wyższy poziom automatyzacji

Sprawność operacyjna Fly on the Cloud, wrocławskiej firmy zajmującej się sprzedażą i wdrażaniem rozwiązań chmurowych i AI na przestrzeni ostatniego roku znacząco wzrosła, m.in. dzięki Chmurze Comarch. Jak udało się tego dokonać?

Fly on the Cloud (FOTC) jest oficjalnym partnerem Google Cloud od 2014 roku, jednym z największych w Polsce. Wspiera przedsiębiorców w cyfrowej transformacji, specjalizując się w rozwiązaniach chmurowych takich jak Google Workspace i Google Cloud. Zapewnia kompleksowe wdrożenia, migracje, szkolenia, audyty bezpieczeństwa, zarządzanie środowiskiem oraz całodobowe wsparcie. Pomaga organizacjom wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji: od projektów pilotażowych po praktyczne szkolenia i stały rozwój. Wśród klientów FOTC są takie marki jak WizzAir, Medicover, Stock, TZMO czy Leroy Merlin.

Comarch ERP Optima w chmurze - najkorzystniejsza na rynku

Przed decyzją o wyborze produktów Comarch przedstawiciele FOTC porównywali różne systemy klasy ERP. System Comarch ERP Optima w chmurze dostarczył optymalnego rozwiązania. Dla FOTC szczególnie ważne były dwa kryteria wyboru: łatwość w skalowaniu zasobów oraz możliwość wykonywania indywidualnych prac programistycznych, a dodatkowo oferta Comarch była najkorzystniejsza cenowo. Za wdrożenie odpowiadał Partner Comarch, firma Iteger.

Comarch Cloud: najlepsza oferta

Skonsolidowana oferta Comarch Cloud została wybrana jako najlepsza w zakresie systemów ERP. Szczególnie cenne okazały się dwie kwestie: posiadania Podmiotów Powiązanych, Dedykowana Automatyzacja oraz zachowanie zgodności z polskimi przepisami prawa. Współpraca przedsiębiorstwa z Comarch ewoluowała od Comarch ERP Optima Cloud, przez Comarch ERP Optima Enterprise Cloud po Comarch ERP Optima Enterprise Cloud Podmioty Powiązane. Obecnie system składa się w kilku modułów:

• Środki Trwałe;
• Kadry i Płace Plus;
• CRM Plus;
• Handel Plus;
• Księga Handlowa Plus;
• Moduł Dostępowy (Kasa Bank Plus);
• e-Sprawozdania;
• Analizy BI;
• OCR;
• IBARD.

Automatyzacja procesów finansowych w FOTC nastąpiła w wyniku dedykowanych rozwiązań, w całości zbudowanych na Comarch ERP Optima. Obejmuje ona import danych (wczytywanie danych do systemu z różnych źródeł), przegląd atrybutów (analiza i weryfikacja atrybutów), analizę marż oraz przeglądanie raportu licencji klientów.

4 korzyści z Comarch ERP Optima Enterprise Cloud

Dzięki Comarch ERP Optima Enterprise Cloud FOTC zyskało także:

• import płatności z PayU jednym kliknięciem;
• generowanie i wysyłanie powiadomień, windykacji i faktur (w ogromnych ilościach);
• generowanie dokumentów sprzedaży usług dla klientów końcowych na podstawie zestawień od partnerskich rozwiązań tj. Google Workspace, Pipedrive, czy Zendesk;      
• generowanie linków płatności (Autodebit).

Automatyczne wystawianie 44 000 faktur

Autodebit, zwany inaczej automatycznym obciążeniem, jest szczególnie użyteczną dla Fly on the Cloud funkcjonalnością, którą umożliwiło wdrożenie Comarch ERP Optima. To usługa polegająca na automatycznym pobieraniu środków (z konta bankowego czy karty) w ustalonych odstępach czasu. Jest to cieszące się popularnością rozwiązanie dla płatności cyklicznych (jak abonamenty, raty kredytów, czy rachunki za media).

Funkcjonalność Autodebit umożliwia automatyczne przesyłanie faktur do dedykowanego endpointa, odpowiedzialnego za inicjowanie procesu płatności. W momencie skutecznego przekazania faktury dokument zostaje oznaczony w systemie jak „przesłany”, co jednoznacznie wskazuje, że został objęty procedurą automatycznego obciążenia.

Korzyści takiego rozwiązania są następujące:

• usprawnienie rozliczeń;
• eliminacja ręcznego inicjowania płatności;
• spójność danych w systemie finansowo-księgowym.

W FOTC system jest w stanie regularnie automatycznie wystawiać około 44 tysięcy faktur.

Księgowanie okresowe

Funkcję tę stworzono, by usprawnić obsługę dokumentów sprzedażowych, związanych z subskrypcjami oraz innymi usługami rozliczanymi cyklicznie. Po wgraniu faktur do systemu program automatycznie weryfikuje przypisane im atrybuty określające czas wykonywania usługi i rozpoznaje np., że dany przychód powinien zostać częściowo rozliczony w przyszłych okresach. Tworzy też zapisy na kolejne miesiące, proporcjonalnie do liczby dni w miesiącach. Dzięki temu:

• nie ma potrzeby ręcznej weryfikacji każdej faktury;
• unika się błędów przy rozliczeniach międzyokresowych;
• księgowania są kompletne i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Analiza rentowności w Fly on the Cloud: jak dane z Comarch ERP Optima wspierają decyzje biznesowe

Firma Fly on the Cloud wykorzystuje zaawansowane możliwości modułu Comarch ERP Optima Analizy BI do precyzyjnego monitorowania efektywności swojej sprzedaży. Narzędzie to zostało wdrożone w celu dokładnej oceny rentowności w unikalnym układzie: konkretny klient – konkretny produkt.

Dzięki integracji analityki BI z danymi operacyjnymi, Fly on the Cloud osiąga wymierne korzyści biznesowe:

• Zautomatyzowany nadzór nad marżą – firma zyskała pełną, cyfrową kontrolę nad opłacalnością każdej transakcji, bez konieczności angażowania zespołu w ręczne przygotowywanie zestawień.
• Wczesne ostrzeganie o nierentowności – system pozwala na natychmiastowe wykrycie słabszych ogniw w portfelu sprzedażowym, co umożliwia kadrze zarządzającej błyskawiczną reakcję.
• Obliczenia w oparciu o standardy FOTC – analityka BI przetwarza dane z systemu ERP zgodnie ze specyficznymi regułami biznesowymi przyjętymi przez Fly on the Cloud, zapewniając najwyższą rzetelność wyników.
• Stabilna polityka cenowa – bieżący wgląd w dane przekłada się na wyższe bezpieczeństwo finansowe i spójność działań handlowych.

Wdrożone rozwiązanie stanowi dla Fly on the Cloud fundament nowoczesnego controllingu. Pozwala na bieżące zarządzanie efektywnością handlu w oparciu o twarde dane, eliminując pracochłonne kalkulacje i zastępując je przejrzystym, automatycznym raportowaniem.

Podsumowanie

Wdrożenie Comarch ERP Optima w chmurze pozwoliło Fly on the Cloud uporządkować i zautomatyzować kluczowe procesy finansowe. Dzięki systemowi firma sprawnie obsługuje ogromną skalę 44 tysięcy faktur oraz płatności cykliczne, a moduł BI dostarcza twardych danych o rentowności każdego projektu. W efekcie zespół finansowy pozbył się żmudnych, ręcznych zadań, zyskując narzędzia, które realnie nadążają za dynamicznym tempem rozwoju lidera branży cloud.