Bąbelki, żelki i słodkie kulki. Jak technologia wspiera produkcję bubble tea?

Czasem do sprawienia komuś radości nie trzeba wiele. Wystarczy czarna lub zielona herbata, trochę mleka, parę słodkich jadalnych kulek i żelek owocowych. Bubble tea, bo o niej mowa, to specjalność Crazy Bubble, która serwuje ten słodki napój w ponad 200 lokalizacjach w Polsce i Europie. Biznes ten mierzy się jednak z kilkoma wyzwaniami, naprzeciw którym wychodzi technologia.  

Bubble tea to niewątpliwie hit ostatnich lat. Ten pochodzący z Tajwanu słodki napój podbija podniebienia ludzi na całym świecie, coraz więcej sympatyków ma również w Polsce. Crazy Bubble to niekwestionowany lider tego rynku w kraju. Posiada ponad 200 punktów w Europie (w tym ok. 150 w Polsce), działając na siedmiu rynkach zagranicznych. Tempo wzrostu obrazuje fakt, że w okresie dynamicznej ekspansji firma otwierała średnio jeden lokal tygodniowo. 

Na rynek wchodziliśmy w 2012 roku, ale wtedy jeszcze wielu Polaków nie znało tego produktu. Próbowaliśmy ich najpierw przekonywać do niego w punktach degustacyjnych w galeriach handlowych. Z czasem to się udało - wspomina początki Jakub Woźniczka, dyrektor zarządzający Crazy Bubble.

Crazy Bubble działa dzisiaj w modelu wielokanałowym (omnichannel), opierając biznes na czterech filarach: franczyzie, hurcie, sprzedaży detalicznej oraz e-commerce. Żeby połączyć te obszary oraz zintegrować je z najważniejszymi procesami, od początku działalności korzysta z oprogramowania Comarch ERP Optima. System pozwala firmie efektywnie zarządzać sprzedażą, gospodarką magazynową, księgowością i kadrami. 

Wyzwanie: chaos w zamówieniach

Organizacja borykała się jednak na początku z jednym dużym wyzwaniem. Przez to, że zamówienia spływały od franczyzobiorców wieloma różnymi kanałami (telefon, e-mail, wiadomości ustne), w procesy regularnie wkradał się chaos, pomyłki cenowe oraz błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych do systemu. Właściciele zdecydowali więc, by jedynym kanałem zamówień dla klientów biznesowych był sklep internetowy B2B (platforma B2B od Comarch) zintegrowany z Comarch ERP Optima.

Kierunek ten przyniósł firmie konkretne korzyści: 

• skrócenie czasu zamówień – proces pełnego zatowarowania lokalu przez franczyzobiorcę na platformie B2B skrócił się do 10-20 minut. Wcześniej trwało to znacznie dłużej ze względu na fakt, że klienci musieli ręcznie wpisywać kody i nazwy nawet kilkudziesięciu różnych indeksów produktowych;
• automatyczne cenniki – system pozwala na automatyczne przypisywanie dedykowanych cenników dla różnych grup odbiorców (osobne stawki dla franczyzobiorców, osobne dla klientów zewnętrznych), eliminując ręczne kalkulacje;
• wizualizacje: klient i dostawca widzą na platformie B2B zdjęcia produktów, co znacząco ułatwia identyfikację towaru; 
• integracja procesu i transparentność – zarówno klient, jak i dział realizacji zamówień widzą w systemie tę samą historię zamówień i ceny. 

– Nie wyobrażam sobie, żeby to teraz mogło wyglądać inaczej – przyznaje Jakub Woźniczka.

Dzięki analityce można przewidywać

Ze względu na specyfikę działalności firma importuje ponad 90 proc. półproduktów do bubble tea bezpośrednio z Azji (Tajwanu, Chin, Wietnamu). To duże wyzwanie logistyczne, bo czas od złożenia zamówienia do jego fizycznego pojawienia się w siedzibie wynosi około pół roku. Co więcej, półprodukty te mają określone terminy przydatności do spożycia. By nie generować strat, firma nie może sobie zatem pozwolić na nieprzemyślane zamówienie towaru na zapas.

W planowaniu zatowarowania niezbędnym narzędziem jest Comarch BI Point, czyli zaawansowana aplikacja do analityki biznesowej. Crazy Bubble wykorzystuje ją do sporządzania raportów, analizując historyczną sprzedaż i prognozując w ten sposób zapotrzebowanie. Połączenie twardych danych i biznesowych estymacji pozwala jej bezpiecznie i z wyprzedzeniem zamawiać odpowiednią ilość towaru. Analityka Business Intelligence doskonale wspiera także wyliczanie marżowości czy rozliczanie pracy handlowców. 

Roboty nie zastąpią człowieka

Crazy Bubble nie zwalnia tempa. Pozycja lidera rynku zobowiązuje, dlatego organizacja planuje dalszą ekspansję e-commerce (integrację z czołowymi marketplacami w Polsce), wdraża też mobilną wersję platformy B2B dla przedstawicieli handlowych pracujących w terenie. Umożliwi to sprzedawcom szybkie składanie zamówień bezpośrednio podczas spotkania z klientem. 

Jak jednak zaznaczają w Crazy Bubble, najważniejszym aspektem, o który należy dbać stale, nadal pozostają ludzie. – W naszym przypadku roboty czy algorytmy AI na pewno nie zastąpią człowieka, który pozostanie kluczowy przy przygotowywaniu kultowego napoju w lokalach Crazy Bubble. Ten produkt jest kupowany przez ludzi, ale też przez nich tworzony. Staramy się, by pracownicy z łatwością nawiązywali relacje interpersonalne z klientem. Im lepiej obsługa doradzi mu, jaki napój wybrać, tym szybciej do nas wróci. AI ich w tym nie wyręczy – podsumowuje Jakub Woźniczka. 

Więcej o historii Crazy Bubble można dowiedzieć się z podcastu Comarch „Kulisy Cyfryzacji”.