Motocykle, steki premium i… Comarch ERP

Whiskey in The Jar to popularna grupa lokali typu steakhouse i jedna z najbardziej rozpoznawalnych marek gastronomicznych w Polsce. Restauracja, w celu zwiększenia efektywności działania, wdrożyła system Comarch ERP Optima, który pomógł firmie w digitalizacji i automatyzacji obiegu dokumentów.

Whiskey in The Jar to aktualnie grupa sześciu lokali znajdujących się w różnych lokalizacjach w Polsce (Wrocławiu, Łodzi, Warszawie, Poznaniu i Gdańsku). Restauracja serwuje swoim gościom zarówno steki w wersji premium, jak i te w wariancie klasycznym.  

Grupa ma w menu nie tylko jakościowe steki, ale też kuchnię meksykańską czy japońską – a to za sprawą innych marek grupy, jak Matii Robata & Sushi czy Tequilarnia. Grupa prowadzi również własny klub muzyczny, Club 42 w Starym Browarze w Poznaniu.

5000 faktur pod kontrolą

Organizacja prężnie się rozwija i generuje coraz więcej faktur. W tym momencie ich liczba to już blisko 5000 rocznie. Firma, chcąc usprawnić i zautomatyzować proces obiegu dokumentów pomiędzy lokalami rozsianymi po kraju, zdecydowała się na wdrożenie systemu Comarch ERP Optima. Kluczowym elementem wdrożenia był system Comarch DMS, z którego obecnie korzysta prawie 120 użytkowników. Narzędzie umożliwiło pełną elektroniczną wymianę dokumentów księgowych z biurem rachunkowym.

– Gdy przychodziłem do firmy, wszystkie papiery lądowały w jednym małym biurze, które mieściło się przy poznańskiej Starówce. Wiele dokumentów się gubiło. Teraz, po wdrożeniu Comarch ERP Optima widzimy, w którym momencie procesu dany dokument się znajduje, mamy przydzielone czasy na akceptację poszczególnych kroków, co daje nam przestrzeń do kontrolingu i weryfikacji, czy dany koszt jest zasadny – mówi Grzegorz Wieczorkiewicz z Działu Operacyjnego w Whiskey in The Jar.

Comarch DMS znacznie skrócił zespołowi czas przeznaczony na analizę i przekazywanie dokumentów oraz pozwolił pracownikom na większe zaangażowanie w główną działalność firmy, a więc obsługę klientów. Analiza powdrożeniowa pokazała, że obieg dokumentów pomiędzy lokalami po wprowadzeniu Comarch DMS przyspieszył o 92%. – Osoba, która odbiera towar, powinna skupić się przede wszystkim na produkcie, ilościach, jakości, a nie na tym, czy faktura jest dobrze opisana, podpisana itd. Comarch DMS pokazał naszym pracownikom w restauracjach, że zyskują więcej czasu na to, co kochają, czyli gotowanie i przebywanie z gośćmi, a nie tonięcie w stercie papierów – dodaje Grzegorz Wieczorkiewicz.

Aplikacja Comarch DMS obecna w systemie Comarch ERP Optima usprawniła też pracę działu księgowości i kontrolingu. Jak korzyści daje narzędzie osobom odpowiedzialnym za procesy księgowe w Whiskey in The Jar?

• Proste i intuicyjne generowanie faktur i innych dokumentów księgowych do Comarch ERP Optima.
• Automatyczne przekazywanie faktur do płatności i księgowania.
• Szybki dostęp do wprowadzonych dokumentów w celu np. przygotowania raportu, weryfikacji danych.

– Branża gastronomiczna wymaga szybkości, więc wprowadzone rozwiązania w postaci Comarch DMS współgrają z naszym biznesem – podkreśla Iwona Kowalik z Działu Kontroli w Whiskey in The Jar.

Business Intelligence – narzędzie antykryzysowe

Restauracja zdecydowała się także na wdrożenie innego z rozwiązań obecnych w ekosystemie Comarch ERP – narzędzia Business Intelligence. Zaawansowana analityka danych pozwala teraz firmie lepiej odpowiadać na wyzwania związane ze zmianami rynkowymi.

– Wygenerowane raporty służą mi do przewidywania trendów, do porównywania danych miesiąc do miesiąca, rok do roku. Ogromną zaletą narzędzia jest też to, że nie muszę przeskakiwać z programu na program, ale wszystkie informacje mam skumulowane na jednym ekranie, podane w atrakcyjnej formie – mówi Grzegorz Wieczorkiewicz. – BI umożliwia nam na bieżąco monitorować koszty produkcji i na bieżąco reagować na sytuację naszą polityką cenową. Są przykłady restauracji, które miały dużo wolniejszy dostęp do danych i dopiero po bilansie księgowym wychodziło im, że dany miesiąc kończą ze stratą. My możemy reagować w czasie rzeczywistym, co pozwoliło nam jako jednym z nielicznych nie zostać poturbowanym po pandemicznych i inflacyjnych zdarzeniach – dodaje.

Więcej o wdrożeniu Comarch ERP Optima w Whiskey in The Jar dowiesz się z filmu referencyjnego.