Anti-scam w księgowości – zweryfikuj kontrahenta z AI

Ochrona finansów w erze automatyzacji

Nawet ponad połowa firm rezygnuje z części transakcji z powodu braku zaufania do dostawców, a aż 85% przedsiębiorców uważa, że należy stale uważać, aby nie zostać oszukanym. (badanie „Kapitał społeczny i zaufanie w polskim biznesie 2025”)

Tradycyjna weryfikacja kontrahenta wymaga ręcznego przepisywania danych i weryfikacji w zewnętrznych rejestrach publicznych, co pochłania czas pracowników działów finansowych i biur rachunkowych. Weryfikacja kontrahenta z wykorzystaniem AI może jednak przebiegać w tle, całkowicie automatycznie.

To wielopoziomowy proces, który łączy sprawdzanie tożsamości dostawcy z oceną ryzyka finansowego. Analizę przeprowadza bezpośrednio w systemie dedykowany agent AI – Weryfikator e-faktur. Jego praca rozpoczyna się automatycznie, po pobraniu faktur z KSeF. Agent monitoruje dokumenty i porównuje je z dwoma źródłami danych: białą listą podatników VAT i oficjalną bazą GUS, korzystając przy tym z algorytmów podobieństwa. Wynik weryfikacji e-faktur AI jest oznaczony ikoną bezpośrednio na liście dokumentów.

Chcesz wiedzieć więcej o wykorzystaniu funkcji AI w systemach Comarch? Poznaj możliwości agentów AI.

Anti-scam krok po kroku

Weryfikacja faktur KSeF obejmuje analizę danych i wykrywanie nieprawidłowości, zanim faktura zostanie zaksięgowana, a środki trafią na konto dostawcy.

• Rejestry państwowe: Agent sprawdza, czy wystawca faktury jest zarejestrowany w oficjalnej bazie GUS oraz weryfikuje jego status podatnika VAT.
• Biała lista podatników VAT: Agent weryfikuje podany na fakturze rachunek bankowy i sprawdza, czy figuruje na białej liście podatników VAT.
• Słownik kontrahentów (fuzzy matching): Agent wykorzystuje w analizie tzw. fuzzy matching, porównując dane z faktur z wewnętrzną bazą ERP (historia transakcji i współpracy). Umożliwia to automatyczne sprawdzanie błędów na fakturze, co pozwala wyłapać błędy i literówki w danych, chroniąc firmę przed oszustami podszywającymi się pod stałych dostawców.

Ocena wiarygodności finansowej

Z myślą o działach sprzedaży weryfikacja kontrahenta w systemie Comarch ERP XL obejmuje też bieżącą ocenę wiarygodności finansowej i kupieckiej – zapewniając płynność operacyjną i ochronę finansów firmy.

• Automatyczne limity kredytowe: AI analizuje historię dotychczasowych transakcji z klientem i na tej podstawie sugeruje optymalną wysokość limitu kupieckiego na jego karcie.
• Prognozy terminu spłaty: Algorytmy AI cyklicznie badają nawyki płatnicze oraz historię płatności kontrahenta, w tym opóźnienia w płatnościach, wyznaczając spodziewany termin rozliczenia należności.

Aby ocena kupiecka była precyzyjna, dane w systemie są aktualizowane na bieżąco. Pomaga w tym m.in. Agent rozliczeń płatności (Comarch ERP XL), który paruje przelewy z wyciągów bankowych z fakturami sprzedaży na podstawie m.in. kwot, tytułów przelewów i identyfikatorów KSeF. W obszarze handlowym wsparcie stanowi także Pomocnik zamówień (Comarch Mobile). Jego zadaniem jest analiza historii zakupów klienta. Agent generuje szkic nowego zamówienia, w tym kompletną listę artykułów wraz z ilościami, co usprawnia proces ofertowania w trakcie wizyty handlowca u klienta.

Dowiedz się więcej o poziomach współpracy z AI w systemach ERP z naszego wpisu blogowego.

Pełna kontrola nad danymi

Zaletą wbudowanych w system ERP funkcji AI (Embedded AI) jest dostosowanie ich działania do uprawnień organizacyjnych. Jednocześnie dostęp sztucznej inteligencji do danych jest ograniczony do niezbędnego minimum, potrzebnego do wykonania zadania. Dzięki temu agenci AI w systemach Comarch ERP nie wymagają eksportu danych do zewnętrznych narzędzi, a wykonywane przez nich operacje, jak np. weryfikacja kontrahenta, są włączone bezpośrednio w procesy. Oznacza to:

• Oszczędność czasu: AI działa automatycznie, zaraz po pobraniu dokumentów z KSeF, co zauważalnie skraca czas weryfikacji większej liczby faktur.
• Mniej błędów: AI redukuje liczbę błędów wynikających z ręcznego przepisywania informacji oraz porównuje dane z różnymi źródłami odniesienia (m.in. GUS).
• Pełna kontrola pozostaje w rękach człowieka: Gotowe rekomendacje działania trafiają do akceptu użytkownika, który finalnie decyduje o wykonaniu lub wstrzymaniu płatności, zgodnie z zasadą Human-in-the-loop.

Automatyzacja procesów agentami AI to wsparcie w rutynowych zadaniach, dzięki któremu uwalniasz czas i zasoby. Poznaj skalę swoich korzyści z pomocą naszego Kalkulatora oszczędności.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak AI automatyzuje weryfikację kontrahenta?

Agent AI Weryfikator e-faktur działa wewnątrz systemu ERP. Uruchamia się automatycznie, po pobraniu faktur z KSeF. Weryfikacja danych odbywa się bez ręcznego przeglądania plików, przepisywania danych czy sprawdzania zewnętrznych rejestrów. Wynik analizy agenta jest widoczny bezpośrednio na liście dokumentów, dając użytkownikowi gotową rekomendację działania: akceptację faktury, wstrzymanie płatności lub archiwizację.

Jakie dane kontrahenta weryfikuje AI?

Podczas weryfikacji kontrahenta sztuczna inteligencja analizuje:

• czy wystawca e-faktury jest zarejestrowany w oficjalnej bazie GUS,
• czy kontrahent figuruje w wewnętrznym słowniku w systemie ERP,
• aktualny status podatnika VAT dostawcy,
• czy rachunek bankowy wskazany na fakturze znajduje się na białej liście podatników VAT,
• ewentualne błędy, niezgodności oraz cechy nieuprawnionych wypłat i prób oszustw.

Na jakiej podstawie przebiega ocena wiarygodności kontrahenta?

Ocena wiarygodności kontrahenta bazuje na algorytmach podobieństwa (tzw. fuzzy matching), które porównują ciągi danych z faktury z oficjalnymi bazami. Dane są następnie porównywane z zewnętrznymi rejestrami państwowymi (biała lista VAT oraz GUS). Następnie dane podlegają analizie historii transakcyjnej w systemie ERP. Ocena dotyczy wiarygodności kupieckiej i finansowej – AI analizuje m.in. dotychczasowe opóźnienia oraz nawyki płatnicze kontrahenta.

Dlaczego AI działa skuteczniej bezpośrednio w systemie ERP niż jako osobne narzędzie?

Funkcje AI dostępne wewnątrz system ERP (Embedded AI) zapewniają bezpieczeństwo danych i możliwość pracy w kontekście procesów danej firmy oraz:

• Natychmiastowy dostęp do danych operacyjnych – wbudowanego słownika kontrahentów, cenników oraz historii transakcji.
• Praca w jednej aplikacji – wyniki weryfikacji i statusy są widoczne bezpośrednio na liście dokumentów w ERP, bez potrzeby ręcznego eksportu i importu danych.
• Weryfikacja jest włączona w standardowy proces księgowy – dokument jest weryfikowany przed jego zaksięgowaniem oraz przed wygenerowaniem przelewu, co chroni finanse firmy w momencie podejmowania decyzji.
• Zgodność z regułami biznesowymi i uprawnieniami – agenci AI uwzględniają przypisane użytkownikom role i działają w oparciu o istniejące w ERP zasady bezpieczeństwa i księgowania.