Jak zautomatyzować obieg dokumentów w firmie? Zastosowanie Comarch DMS w Bemko

Mimo postępującej cyfryzacji wiele przedsiębiorstw w dalszym ciągu stosuje tradycyjne metody przesyłania i archiwizowania dokumentów. Piętrzące się na biurkach stosy papierów to znak, że najwyższy czas pomyśleć o zautomatyzowaniu tego procesu. Wśród pomysłów jak poradzić sobie z tym kłopotem jest przejście na mailową obsługę dokumentów, jednak w miarę upływu czasu zwykle okazuje się, że i ten sposób generuje chaos. Wtedy warto zainteresować się oprogramowaniem IT i narzędziem DMS (Document Management System).

Bemko – firma działająca od 2007 roku w branży elektrotechnicznej koncentrująca się na produkcji oświetlenia i akcesoriów oświetleniowych, także postanowiła uporządkować obieg dokumentów. Specjaliści z firmy Bemko wykonują na życzenie klienta projekty oświetlenia oraz służą profesjonalnym doradztwem w doborze najkorzystniejszych rozwiązań z dziedziny elektrotechnicznej. W ciągu kilkunastu lat działalności udało się zbudować rozbudowaną sieć sprzedaży opartą na współpracy ze wszystkimi wiodącymi grupami zakupowymi z branży elektrotechnicznej w Polsce.

Sukces Bemko przełożył się na większą ilość nowych zapytań przetargowych. Spowodowało to konieczność wdrożenia systemu do zarządzania firmą klasy ERP, a następnie narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów. 

W tym celu firma zwróciła się do Partnera Comarch – firmy BMP Consulting. Rozwiązania Comarch towarzyszą Bemko niemal od początku istnienia. O wyborze oferty zdecydowały:

• stabilność i bezpieczeństwo systemów Comarch,
• ich powszechne zastosowanie w branży elektrotechnicznej,
• oferowane funkcjonalności.

- Zrobiliśmy rekonesans w branży elektrotechnicznej. Okazało się, że rozwiązania Comarch są dosyć popularne w branży. Systemów Comarch używają często nawet więksi producenci niż my. To wzbudziło nasze zaufanie - mówi Zbigniew Turski, Prezes Bemko.

Sygnał alarmowy

Wraz z rozwojem firmy i znacznym wzrostem liczby zapytań przetargowych pojawiły się problemy w sprawnej komunikacji pomiędzy pracownikami. Wszystkie informacje oraz pliki przesyłane były tradycyjną drogą mailową. Powodowało to trudności w utrzymaniu terminów wykonania konkretnych prac. Powstała potrzeba posiadania narzędzia, które automatycznie przypomni konkretnym osobom o ich działaniach w ramach przetargu.

Dodatkowo część przetargów wymagała współpracy pomiędzy różnymi działami firmy.  Kluczowe było, aby wdrożone rozwiązanie umożliwiło również dołączanie osób z Działu Produkcyjnego.

Ponadto w trakcie pracy nad przetargami inwestycyjnymi pracownicy Bemko często kontaktowali się z osobami spoza firmy np. architektami, inwestorami, inspektorami. Z tego powodu potrzebne było stworzenie bazy kontaktowej, do której można było ich dodać.

Ponieważ zarząd Bemko chciał mieć dostęp do danych, zdecydowano, że cały system ma umożliwiać łatwe raportowanie i podgląd informacji w czasie rzeczywistym. 

O wyborze rozwiązania Comarch DMS zdecydowało pozytywne doświadczenie Bemko z oprogramowaniem ERP od Comarch i integracja z systemem Comarch ERP XL, elastyczność budowania procesów, a także możliwość przechowywania i podglądu plików w jednym miejscu. 

Szybkie wdrożenie w pięciu krokach

Specjaliści z BMP Consulting przeprowadzili wdrożenie w kilku etapach. Po rozpoznaniu potrzeb zaproponowano rozwiązania, które zostały szczegółowo omówione z zarządem. Po uzyskaniu akceptacji przystąpiono do wdrożenia. Na koniec każdy pracownik Bemko został przeszkolony w sprawnym posługiwaniu się nowym systemem.

Jak teraz wygląda proces przetargowy?

Obecnie użytkownik Comarch DMS jest prowadzony w systemie przez cały proces, od etapu ofertowania aż na fakturowaniu kończąc. Po podaniu daty kolejnego działania program w odpowiednim momencie generuje automatyczny e-mail przypominający. W razie potrzeby, do obiegu dokumentów może zostać włączony Dział Projektowy. System tworzy również cotygodniowy raport za statusem przetargów dla Zarządu.

Dla „przegranych” inwestycji można dodać opis z przyczyną porażki. Pozwala to uniknąć powtórzenia błędów w przyszłości.

- Wdrożenie obiegu „Proces Inwestycyjny” przebiegało szybko, a rekomendowane nam narzędzie DMS odpowiada na nasze potrzeby - mówi Kamil Konopka, IT Manager. - Dzięki jego wykorzystaniu udało się usprawnić proces obsługi przetargów publicznych oraz wyraźnie poprawił się przepływ danych między działami - dodaje.

Korzyści z wdrożenia Comarch DMS

Dzięki wdrożeniu Comarch DMS firma Bemko ma teraz możliwość bieżącej kontroli postępów przy konkretnych przetargach, łatwiej zarządza zasobami, przepływ informacji jest jasny i klarowny, udało się także znacząco ograniczyć wewnętrzną korespondencję mailową w Działach Inwestycyjnym i Projektowym.

Wdrożenie systemu wykazało bardzo dużą elastyczność rozwiązania Comarch DMS. Bemko ma teraz możliwość dodania niestandardowych funkcjonalności np. tworzenia bazy kontrahentów, automatycznego generowania przypomnień o terminach lub raportów itp. Tym samym Comarch DMS to rozwiązanie, które można  zastosować nawet wtedy, gdy potrzeby znacznie wykraczające poza standardowe funkcjonalności programu do elektronicznego obiegu dokumentów.

Dowiedz się więcej o Comarch DMS