Biznes w rytmie rocka – Hard Rock Cafe stawia na cyfrowe rozwiązania

Najpopularniejsze miejsce na świecie, łączące w sobie muzeum rocka i kawiarnię, które można odwiedzić w ponad 70 krajach? Hard Rock Cafe istnieje już od ponad 50 lat, a w Polsce pierwszy z 4 dotychczas otwartych lokali funkcjonuje od 2007 roku. Oprócz strefy muzealnej i gastronomicznej każdy lokal musi skutecznie komunikować się na poziomie biznesowym, co jest kluczowe dla spójnego działania marki na całym świecie. Czy taki sposób działania może okazać się wyzwaniem?

Pierwsza restauracja Hard Rock Cafe została otwarta przy Old Park Lane, Mayfair w Londynie i została założona przez dwóch Amerykanów – Isaaca Tigretta i Petera Mortona w 1971 roku. Obecnie Hard Rock Cafe to sieć lokali zlokalizowanych w 74 krajach na całym świecie, w tym 4 w Polsce: w Gdańsku, Warszawie, Wrocławiu i Krakowie.

Polsko-niemiecka sprawa

Liczba lokali oraz międzynarodowy charakter biznesu generowały problemy w polskich i niemieckich oddziałach restauracji, których franczyzobiorcą jest spółka Barista SA. Największe problemy wiązały się z wymianą dokumentów, nie tylko w księgowości własnej, ale także w relacji z niemieckim biurem rachunkowym. Cała dokumentacja przechowywana, wypełniana i opracowywana były analogowo, przez co firma zmagała się z wieloma wyzwaniami.

Właśnie dlatego spółka potrzebowała zorganizowanego, jednolitego i intuicyjnego oprogramowania do biznesowego zarządzania lokalami. Chodziło nie tylko o zarządzanie dokumentami i księgowością, ale również kontrolą sprzedaży. Spółka zdecydowała się na polskie rozwiązanie – system Comarch ERP XL wraz z współistniejącymi modułami, który udało się wdrożyć przy wsparciu firmy Iteger.

Koniec z ręczną pracą

Centralna księgowość w nowej, zaawansowanej konfiguracji wraz z automatyzacją placówki pozwoliły zaoszczędzić dużo czasu oraz zniwelować błędy ludzkie. Z kolei wprowadzony moduł Kadr i Płac obsługuje dużą dynamikę zatrudnienia i sezonowość, w tym „piki weekendowe i okazjonalne”, a dzięki modułowi Business Intelligence, zarządzający mają wgląd do raportów i analiz, dzięki czemu mogą kontrolować wszystkie procesy biznesowe.

Co ciekawe, rekomendacja polskich lokali Hard Rock Cafe, spowodowała wdrożenie systemów Comarch ERP również w 4 niemieckich lokalach. Wdrożenie zostało wykonane od podstaw w walucie systemowej EUR, a dzięki stworzeniu eksportera z rejestru VAT, wszystkie procesy są zgodne z wymogami niemieckich przepisów prawa. Podobnie jak w polskiej filii kawiarni, wprowadzono centralną księgowość, która zautomatyzowała powtarzalne czynności pracowników, a automatyczny eksport danych z POS zdecydowanie przyspieszył wprowadzanie danych i rozliczanie utargu.

Dodatkowy moduł, Comarch DMS usprawnił przepływ informacji w lokalach Hard Rock Cafe zarządzanych przez spółkę. Wprowadzony system do obiegu dokumentów wsparto także narzędziem OCR, które świetnie radzi sobie z odczytywaniem danych z plików, nawet z innych krajów Unii Europejskiej niż Polska. Teraz opisywanie faktur, które w większości posiadają ponad 100 pozycji, zajmuje kilka chwil i nie musi być wykonywane ręcznie. Wprowadzeniem systemu wyeliminowano nieścisłości w komunikacji, co sprawia, że opracowanie dokumentacji zajmuje dużo mniej czasu, a pracownicy nie stresują się popełnieniem błędu. System Comarch DMS usprawnił proces obiegu dokumentów i zapewnił bezpieczeństwo danych w firmie.

Podsumowanie

Spółka zarządzająca restauracjami Hard Rock Cafe w Europie centralnej z powodzeniem przeszła cyfrową transformację, dzięki wdrożeniu systemu Comarch. Automatyzacja procesów, centralizacja księgowości i elektroniczny obieg dokumentów nie tylko usprawniły zarządzanie, ale także poprawiły komunikację i bezpieczeństwo danych w międzynarodowej skali. Ta transformacja nie tylko potwierdza skuteczność rozwiązań Comarch, ale również pokazuje, że nawet duże, ikoniczne marki, muszą adaptować się do cyfrowej rzeczywistości, aby utrzymać swoją pozycję na rynku.