Dlaczego tradycyjny system ERP to za mało? Agenci AI w codziennej pracy

System ERP to oprogramowanie biznesowe, które służy do koordynacji procesów oraz rozliczania zasobów w przedsiębiorstwie. Przez ostatnie 30 lat oprogramowanie ERP zupełnie zmieniło swój charakter.

Od systemów do agentów: trzy etapy ewolucji ERP

W tradycyjnym modelu to człowiek wykonywał całą pracę operacyjną samodzielnie, a system ERP pełnił funkcję rejestratora. Obecny wzrost tempa rynkowego zmienia ten model.

Zadyszka operacyjna. 4 rynkowe siły, z którymi mierzy się Twoja firma

Firmy mierzą się z coraz większą ilością pracy operacyjnej, a w efekcie – z przeciążeniem obowiązkami biurowymi. Nie wynika ono jednak z braku zaangażowania zespołów, lecz z zalewu informacji, który napędzają:

• Przyspieszenie zmian w prawie – konieczność ciągłego dostosowywania się do nowych procedur i formatów danych (np. KSeF).
• Wielokanałowość (Omnichannel) – wymóg jednoczesnej, bezbłędnej obsługi e-commerce, platform marketplace, aplikacji mobilnych oraz tradycyjnych handlowców.
• Natłok dokumentów i wyjątków – każda nowa integracja oznacza dodatkowy strumień danych do ręcznego zweryfikowania i poprawienia.
• Nowe tempo rynku – klienci oczekują reakcji na zapytanie ofertowe czy reklamację w ciągu kilkunastu minut.

Równoczesne korzystanie z wielu systemów (ERP, CRM, BI) stwarza paradoks systemowy: udogodnienia obarczone dodatkową pracą. System ERP, który funkcjonuje wyłącznie jako repozytorium danych, staje się częścią problemu.

KSeF – akcelerator systemowych zmian

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia okresowe rozliczenia w ciągły strumień informacji, przetwarzany w czasie rzeczywistym. Wprowadzenie obowiązku KSeF to zapowiedź tego, jak w niedalekiej przyszłości będą wyglądać inne obszary działalności firm: sprzedaż, logistyka czy obsługa klienta. To, co wcześniej było procesem miesięcznym, obecnie zajmuje dzień lub nawet godzinę.

AI w systemach ERP: więcej niż nowa funkcja

AI w Comarch ERP zmienia podział pracy między użytkownikiem a narzędziem. Sztuczna inteligencja jest wbudowane w system i działa bezpośrednio w procesach biznesowych, oferując:

• Rozumienie kontekstu biznesowego – rozpoznawanie danych, takich jak typ dokumentu, dane kontrahenta i właściwy etap procedury.
• Bezpieczną pracę na danych firmy – rekomendacje i analizy, oparte na unikatowej historii i specyfice danego przedsiębiorstwa, z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
• Wsparcie w realizacji zadań – sugestie oraz automatyzację powtarzalnych etapów procesu.

Agenci AI w Comarch ERP – cyfrowi współpracownicy

Agenci AI w Comarch ERP stanowią element systemu, który ma za zadanie wykonać fragment pracy pod ścisłym nadzorem użytkownika. To wyspecjalizowani „cyfrowi pracownicy”, zaprojektowani do obsługi konkretnych zadań i procesów.

W Comarch ERP nie stosujemy jednego ogólnego rozwiązania. Wdrażamy wyspecjalizowane narzędzia – agentów AI, którzy odpowiadają za konkretny fragment procesu i bezpośrednio odciążają zespół:

Branża w erze zmian operacyjnych

Przechodzimy od systemów ewidencyjnych w kierunku rozwiązań, które aktywnie wspierają człowieka w realizacji codziennych obowiązków. Firmy oczekują od oprogramowania ERP realnego odciążenia zespołu. Kadra zarządcza poszukuje systemów, które automatycznie wskazują anomalie rynkowe, zamiast generować statyczne wykresy, a handlowcy chcą otrzymywać gotowe, spersonalizowane rekomendacje ofertowe dla swoich klientów.

Nowoczesny system Comarch ERP przygotowuje dokumenty, wykrywa anomalie operacyjne i sugeruje najlepsze ścieżki działania. Ostateczna decyzja, zatwierdzenie i pełna kontrola zawsze pozostają jednak po stronie człowieka. To ewolucja która nie zastępuje pracowników, lecz uwalnia ich czas – niezbędny na realizację zadań wymagających ich wiedzy, doświadczenia i strategicznego myślenia.

FAQ

Czym różni się tradycyjny system ERP od systemu z wbudowanymi agentami AI?

Tradycyjny system ERP służy do rejestrowania i ewidencjonowania pracy wykonanej przez człowieka. Z kolei agent AI to wbudowany element systemu, który potrafi samodzielnie wykonać powtarzalne kroki w ramach zdefiniowanego procesu biznesowego, działając pod stałą kontrolą i nadzorem pracownika.

W jaki sposób agenci AI w Comarch ERP przetwarzają dane finansowe?

Agenci AI w Comarch ERP automatyzują czasochłonne procesy finansowe – analizują dane w czasie rzeczywistym, błyskawicznie łączą informacje z różnych źródeł i wyciągają wnioski, które wcześniej wymagały ręcznej weryfikacji. Potrafią m.in. automatycznie dopasowywać przelewy do faktur, weryfikować kontrahentów w zewnętrznych bazach danych czy sugerować właściwe kategorie kosztów na podstawie wcześniejszych wzorców.

Każdy wynik pracy agenta można dowolnie modyfikować – użytkownik zawsze ma ostatnie słowo. Co więcej, tok rozumowania agenta jest wyraźnie oznaczony w interfejsie, dzięki czemu wiadomo dokładnie, na jakiej podstawie powstała dana sugestia.

Czy wdrożenie agentów AI oznacza utratę kontroli nad danymi firmy?

Absolutnie nie, dane pozostają pod pełną kontrolą. Nie opuszczają bezpiecznego środowiska bez wiedzy i zgody firmy. Nie są też wykorzystywane do trenowania zewnętrznych modeli sztucznej inteligencji. Ponadto dostęp AI do danych podlega dokładnie tym samym restrykcyjnym regułom uprawnień, które obowiązują każdego użytkownika systemu ERP.

Autor tekstu

Tomasz Stachlewski

Chief Technology Officer (CTO)

CTO w Comarch, gdzie odpowiada za strategię technologiczną oraz transformację produktów ERP w kierunku architektury cloud-native i rozwiązań opartych o AI. Wcześniej przez wiele lat związany z Amazon Web Services, gdzie jako lider zespołu architektów wspierał firmy w transformacji cyfrowej i projektowaniu systemów w chmurze. Ekspert w obszarze architektury systemów, chmury obliczeniowej i skalowania technologii w dużych organizacjach. Regularnie występuje na konferencjach technologicznych i biznesowych.