Informatyzacja w hurtowni extraDACH przynosi duże korzyści

Wdrożenie systemu Comarch ERP XL przyniosło firmie extraDACH oszczędności w wysokości kilku milionów złotych, dzięki optymalizacji pracy magazynu oraz usprawnieniu modelu komunikacji z dostawcami oraz klientami hurtowni. Funkcjonalności dostępne w oprogramowaniu do zarządzania przedsiębiorstwem dostarczają pracownikom informacji, które pozwalają na sprawniejszą obsługę składanych zamówień, a kadra menedżerska otrzymuje dostęp do danych niezbędnych do oceny stanu firmy i poprawy zarządzania.

extraDACH to największa na polskim rynku hurtownia pokryć dachowych posiadająca najszerszy wybór asortymentu i dostęp do artykułów wszystkich liczących się producentów z branży budowlanej. Firma działa w Polsce od 2006 roku i posiada 17 oddziałów na terenie całego kraju, a także własny dział spedycji, który obsługuje zarówno polskich, jak i zagranicznych kontrahentów. Jej roczne przychody wynoszą ok. 250 mln złotych.

– W pewnym momencie rozwoju firmy zrozumieliśmy że musimy wprowadzić duże zmiany w zarządzaniu poszczególnymi obszarami działalności naszej firmy. Najważniejsze było opracowanie nowego modelu współpracy z dostawcami na zasadach „win-win”. Aby to osiągnąć musieliśmy przemodelować wiele elementów codziennej pracy naszej firmy, a w szczególności dograć wszystkie szczegóły procesu zakupowego. ExtraDACH wytwarza odpowiednie zyski pozwalające na dalszy dynamiczny rozwój, zapewniając jednocześnie odpowiednią rentowność naszym dostawcom. I co najważniejsze, nasi klienci mają dziś najszerszy asortyment do wyboru. Mogą kupować produkty w konkurencyjnych cenach i mają zapewnioną możliwie jak najszybszą dostawę we wskazane miejsce – mówi Piotr Borysowski, właściciel hurtowni extraDACH. 

Sprzedaż w wersji 4.0

W przeszłości w dziale zakupów w firmie extraDACH królowały kartka i długopis. Na porządku dziennym były dyskusje o szczegółach dostawy asortymentu i liczne błędy w zamówieniach. Każdy z handlowców komunikował się z działem zakupów na swój sposób, co skutkowało nieefektywną pracą i chaosem.

– Wraz z uruchomieniem Comarch ERP XL te procesy zostały ujednolicone i skompensowane w jedno zamówienie, co przyniosło oszczędność czasu i kosztów. Jesteśmy w stanie sprawniej i szybciej zrealizować więcej zamówień. Każdy pracownik działu handlowego ma dostęp do informacji, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym, może sprawdzić ceny artykułów oraz monitorować status zamówienia. Mimo, że otrzymujemy dużo więcej zamówień i zapytań, to praca jest łatwiejsza, szybsza i bardziej efektywna – zauważa Grzegorz Bagrowicz, dyrektor oddziału extraDACH w Szczecinie.

– Dzięki wprowadzeniu modułu BST (bilans stanu towarów) i przemodelowaniu całego procesu zakupów, dziś mamy stuprocentowy porządek nie tylko w dziale zakupów, ale także w dziale sprzedaży – dodaje Piotr Borysowski.

Już na etapie kompletowania zamówienia handlowcy mają dostęp do danych o cenie nabycie danego produktu oraz o wysokości rabatu, jaki może zostać przyznany klientowi. Dodatkowo system informuje o dostępności danego produktu, aby pracownicy nie oferowali towarów, które są niedostępne lub czas oczekiwania na ich dostawę jest zbyt długi. 

Po złożeniu zamówienia w systemie handlowcy nie muszą już kontaktować z działem zakupów, aby potwierdzić, że zlecenie zostanie poprawnie zrealizowane. Program jednocześnie analizuje ilości zamówionych towarów przez klientów, uwzględnia aktualne stany magazynowe oraz prognozuje sprzedaż w najbliższym okresie i na podstawie zebranych danych przygotowuje zamówienia zakupowe na potrzebne produkty i automatycznie wysyła do niektórych dostawców za pośrednictwem platformy do elektronicznej wymiany danych EDI (z ang. Electronic Data Interchange). Następnie handlowcy otrzymują informację o możliwym terminie realizacji zamówienia. 

Porządek na magazynowych półkach

Dla firm handlowych utrzymanie powierzchni magazynowych oraz monitoring stanów danych produktów są bardzo dużym kosztem. System Comarch ERP XL pomógł w uporządkowaniu i organizacji tych obszarów w firmie extraDACH.

– Dzięki analitycznym funkcjonalnościom systemowi Comarch ERP XL zaoszczędziliśmy parę milionów złotych, ponieważ na podstawie dostępnych danych, wiedzieliśmy jak zoptymalizować stany magazynowe najbardziej popularnych produktów. Aktualnie przechowujemy tylko ten towar, który jest potrzebny w danym sezonie i to w takich ilościach, aby móc go dostarczyć od ręki – zaznacza Marcin Lasota, dyrektor regionalny w extraDACH. 

Moc ukryta w danych

Razem z systemem klasy ERP, w hurtowni extraDACH został uruchomiony program do przygotowywania raportów i analizy danych – Comarch Business Intelligence – dzięki któremu firma może bardzo szybko poznać swoje wyniki i ważne dane. Przed 10-tym dniem każdego miesiąca kadra menedżerska otrzymuje raport, który pozwala oszacować stan firmy. 

 – Moduł BI jest jednym ważniejszych elementów systemu Comarch ERP. Korzystam z niego codziennie, ponieważ dostarcza mi danych niezbędnych do monitorowania i kontrolowania procesów zachodzących w firmie oraz podejmowania decyzji zarządczych – mówi Piotr Borysowski.

W Comarch BI analizowane są przychody ze sprzedaży w podziale na produkty, oddziały, poszczególnych handlowców czy kontrahentów, rezultaty w danym miesiącu i narastająco, marża wartościowo i procentowo, uwzględnienie przyszłych rabatów, retrospektywnych bonusów, stany magazynowe i zrealizowane zakupy. Możliwe jest również wygenerowanie raportu przedstawiającego wyniki poszczególnych oddziałów jak i całej firmy, z uwzględnieniem wszelkich kosztów działalności m.in. wynagrodzeń, utrzymania lokalu, taboru, rezerwy na premie. Dane te są zawsze aktualne, ponieważ system odświeża się automatycznie, co godzinę i generuje informacje zebrane z wszystkich działów w firmie. Comarch BI daje także możliwość przejścia z poziomu raportu do wystawionego dokumentu zakupowego i podglądu jego skanu w Comarch ERP XL, co stanowi świetną podstawę do motywowania dyrektorów oddziałów.

Oprócz analizy danych narzędzie HRM w systemie Comarch XL umożliwia sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi. Ułatwia ono planowanie i monitorowanie urlopów oraz umożliwia dostęp do pasków, PIT-ów i innych dokumentów HR dla pracownika z jednego miejsca. Dodatkowo pozwala ono na łatwą kontrolę dyspozycyjności, organizację, ocenę i planowanie czasu pracowników. Dostęp z dowolnego miejsca (aplikacja web i mobile) to dodatkowy atut, dzięki któremu cała firma może otrzymywać bieżące informacje w zasięgu ręki.

Wdrożono także moduł Comarch DMS. Pozwala on na wprowadzanie wszelkich dokumentów kosztowych do centrali przez OCR, które dyrektorzy mogą zatwierdzić z poziomu aplikacji mobilnej. System nie tylko podaje wynik oddziałów i całej firmy do 10. dnia każdego miesiąca, ale udostępnia też wsteczną analizę kosztów z możliwością weryfikacji każdego dokumentu, co daje dodatkową kontrolę nad wszystkimi procesami w firmie.

Comarch XL pozwala również na korzystanie z okna windykatora. Windykacja to ważny element każdego biznesu, często chroniący firmy przed przykrymi konsekwencjami. Musi ona być zatem konsekwentna, szybka i dokładna, dlatego system zapewnia jeden ekran zbierający niezbędne informacje dla pracownika działu windykacji. Automatycznie wyświetla działania na dany dzień, aktualny stan należności, podgląd CRM dotyczący windykacji dla handlowców oraz umożliwia bieżące wprowadzanie ustaleń z dłużnikiem. To niezwykle cenna funkcja w firmie osiągającej tak duże przychody i prowadzącej wiele transakcji z różnymi klientami na raz.

Efekt? Rosnące zyski

Mimo dużej inwestycji w nowy system, extraDACH nadal utrzymuje wysoką pozycję na rynku. Zmiana oprogramowania wzmocniła pozycję firmy i udoskonaliła jej sposób zarządzania, dzięki czemu może się ona pochwalić najniższymi cenami dla swoich klientów. extraDACH oferuje nie tylko darmową wycenę, ale również oddziały w całej Polsce, a dzięki temu transport na terenie całego kraju. Szeroka oferta i wzrost nie zatrzymują przedsiębiorstwa, ponieważ dzięki odpowiednio dobranemu systemowi wszystko działa bezproblemowo.

– Wdrażając Comarch ERP XL zrobiliśmy już wiele, ale nie chcielibyśmy na tym poprzestać, bo dobrze wiemy że bycie liderem to nie jest stan lecz proces. Proces, który naprawdę chcemy dalej kontynuować. Dlatego byśmy chcieli wdrażać kolejne rzeczy. Dzięki wdrożeniu, które zrealizowaliśmy, nie musimy marnować czasu na bezproduktywne szukanie błędów, wyjaśnianie ich i naprawianie. Dzisiaj ten czas możemy poświęcić na istotę faktycznego biznesu – podsumowuje Piotr Borysowski.