Jak Comarch ERP XL sprawdza się w hurtowni elektrycznej Libra?

Chociaż system Comarch ERP XL doskonale spisuje się w środowisku przemysłowym, to nie jedyna branża firm, które decydują się na wdrożenie tego rozwiązania. Libra korzysta z oprogramowania od wielu lat, a dyrektor operacyjny wciąż określa je jako „serducho” hurtowni. Jak wyglądała ta współpraca i jak będzie rozwijana w przyszłości?

Libra płynie z prądem rozwoju technologicznego

Początki hurtowni elektrycznej Libra sięgają 1984 roku, kiedy to rodzinna firma zajmowała się instalacjami elektrycznymi i pomiarami ochronnymi. Kilka lat później profil działalności został jednak rozszerzony do handlu hurtowego artykułami elektroinstalacyjnymi.

Dzięki ciągłemu rozwojowi Libra jest dzisiaj jednym z czołowych dystrybutorów w polskiej branży elektrotechnicznej. W asortymencie można znaleźć kable i przewody, aparaturę modułową, gniazdka, wyłączniki, oświetlenie, automatykę budynkową, narzędzia, i wiele więcej. Ponadto firma oferuje również profesjonalne doradztwo techniczne.

Do klientów Libry należą przede wszystkim instalatorzy, hurtownie i sklepy elektryczne, a także firmy przemysłowe. Z produktów przedsiębiorstwa korzystają też klienci indywidualni oraz firmy świadczące usługi administracyjne. Każda z tych grup ma własne potrzeby, jeśli chodzi o artykuły elektroniczne, ale łączy je potrzeba szybkich dostaw.

Aby zagwarantować klientom bezproblemową współpracę, a także płynne działanie firmy, Libra wykorzystuje nowoczesne technologie, takie jak funkcjonalna witryna internetowa B2B oraz system Comarch ERP XL.

Wyzwania Libry i rynku elektro-technicznego

• Duże rozdrobnienie oferty asortymentowej
• Zróżnicowane potrzeby klientów z wielu segmentów
• Towary gabarytowe, np. duże bębny kablowe, wymagają dopasowanej dostawy
• Obsługa opakowań zwrotnych, takich jak drewniane bębny po kablach
• Silna presja cenowa
• Niska presja do płacenia w terminie

Przed wdrożeniem Comarch ERP XL

Libra korzysta z oprogramowania Comarch ERP XL już od dziewięciu lat. Jak wyglądała praca w firmie przed tą współpracą? Wykorzystywano program przeznaczony do pomocy w obsłudze magazynu, ale wraz z rozwojem Libry zaczęto tworzyć odrębne bazy danych dla każdego oddziału. Dane były więc rozproszone, a informacje o potrzebach klientów przechowywano w wersji papierowej – w teczkach i segregatorach, w których bardzo łatwo o zgubienie dokumentów.

Libra borykała się przez to z utrudnionym przepływem informacji – zarówno pomiędzy działem zamówień a księgowością, jak i pomiędzy poszczególnymi oddziałami. Brak danych kontrolingowych także utrudniał rozwój firmy, natomiast dezorganizacja prowadziła do mnóstwa nadgodzin.

Przygotowanie i wdrożenie obszarów Comarch ERP XL

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia oprogramowania w firmie rzutuje nie tylko na sukces procesu, ale również długofalowy rozwój. Tak Rafał Kujawa, Dyrektor operacyjny, opisuje wagę analizy przed implementacją systemu ERP:

Konieczna jest solidna analiza, bo to ona określa, jakie mamy potrzeby i jak chcemy je realizować. Po samym wdrożeniu nie możemy osiąść na laurach, bo każdy system, w szczególności w dzisiejszych czasach, wymaga rozwoju.

Wdrożeniem zajął się Partner Comarch, firma 2BSOFT, która przeprowadziła analizę oczekiwań i potrzeb firmy Libra.

7 korzyści z implementacji Comarch ERP XL

1. Znaczna poprawa gospodarki magazynowej

Narzędzie BST (Bilans Stanu Towarów) optymalizuje logistykę i pozwala sprawdzić stany magazynowe, zapotrzebowanie oraz rezerwacje. Ponadto umożliwia wykorzystanie mnożnika i analizy ABC/XYZ – towary można ułożyć od najbardziej rentownych do najmniej. Zamówienia z oddziałów potwierdzają się automatycznie i w określonych interwałach są przekazywane na magazyn.

2. Opanowanie problemu cięć kabli i przewodów

Kable i przewody są artykułami specyficznymi dla branży elektronicznej. Handlowiec musi wiedzieć, jakie dokładnie odcinki kablowe znajdują się na magazynie. Kable na bębnach są cięte na mniejsze odcinki według zamówień, ale końcowe 1-2 m pozostaje stratne. Zamiast tego oprogramowanie ERP pozwala na bieżąco śledzić stany bębnów kablowych, a handlowiec może zaoferować lepszą cenę za większą długość kabla i uniknąć kłopotliwych ścinek.

3. Kontrola nad zamówieniami

Moduł zamówień pozwala zapamiętywać i zarejestrować zamówienia sprzedaży na tak długo, aż produkt zejdzie ze stanu magazynowego. Dzięki temu śledzenie zużycia nietypowych lub rzadko kupowanych artykułów jest o wiele łatwiejsze. Co więcej, przekształcanie zamówień sprzedaży do wydań zewnętrznych automatycznie sprawdza dostępność towarów i porządkuje wydania zewnętrzne zgodnie z kontrahentami.

4. Pełny system raportowy

Informacje o kondycji firmy są kluczowe. Dlatego na bazie Business Intelligence Libry znajduje się ok. 200 raportów trafiających do różnych departamentów. Pełen monitoring pozwala zauważyć pewne trendy i się na nie przygotować, przykładowo klienci z wyprzedzeniem są informowani o nadchodzącej blokadzie za opóźnienia w płatnościach i limity kredytowe. Świadomość tego, co dzieje się w firmie działa na korzyść oraz buduje wizerunek niezawodnego, przewidywalnego i statecznego partnera.

5. Znaczące zwiększenie wydajności

Wielką zaletą systemu Comarch ERP XL jest opcja automatyzacji procesów, zwłaszcza związanych z obsługą dokumentów. Raz napisane dokumenty są przekształcane w inne, co oszczędza mnóstwo czasu. Wdrożenie komunikacji EDI także przyczyniło się do zwiększenia wydajności – dokumenty zawierające 200-300 pozycji wymagały 30 minut pracy, a dzisiaj to zadanie na kilkanaście sekund.

6. Samoobsługa pracownicza HRM

Moduł HRM to swoista „wisienka na torcie” i usprawnienie, które bezpośrednio dotyczy jakości pracy osób zatrudnionych. Śledzenie urlopów, grafików czy nieobecności nie wymaga kontaktu z przełożonymi, ponieważ wszystko odbywa się w aplikacji.

7. Możliwość rozwoju i rozbudowy

System Comarch ERP XL zaspokaja ogrom potrzeb pracowników Libry i pozwala firmie rozwijać się coraz dynamiczniej. Dzięki otwartości oprogramowania można łączyć je z innymi platformami, których specjalizacja w niektórych obszarach jest kluczowa dla firmy.

- Comarch ERP XL jest programem na tyle otwartym i elastycznym, że można podłączyć do niego naprawdę dużo rzeczy. Jeśli ma się dodatkowo zdolnego integratora, to można mnóstwo wycisnąć z tego oprogramowania - mówi Rafał Kujawa.

Wczoraj a jutro – postępy od wdrożenia

• Libra otworzyła 9 nowych oddziałów
• Firma zwiększyła trzykrotnie sprzedaż
• Wartość przeterminowań znacząco spadła
• Liczba nierotujących towarów spadła
• Libra finalizuje wdrożenie PIM (ang. Product Information Management, program do zarządzania informacją produktową)

To jednak nie wszystko, ponieważ Libra z niecierpliwością oczekuje kolejnych aktualizacji systemu Comarch ERP XL i z nadzieją patrzy w przyszłość. Wśród znaczących planów na najbliższe lata Rafał Kujawa wymienia technologię AI do planowania magazynu zamówień, uruchomienie dużej platformy B2B oraz wdrożenie programu Comarch BPM (dawniej Comarch DMS) do elektronicznego obiegu dokumentów.

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL