KSeF – ostatnia prosta przed zmianami w fakturowaniu

Zegar nieubłaganie odlicza czas. Już tylko dni dzielą nas do 1 lutego 2026 roku – momentu, w którym Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkową rzeczywistością dla największych polskich przedsiębiorstw. To już nie jest czas na analizy teoretyczne. To moment na weryfikację gotowości procesów w Twojej firmie.

Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych to największa zmiana w polskim systemie podatkowym od dekad. Comarch, jako partner technologiczny tysięcy firm, wie, że sukces wdrożenia zależy od detali sprawdzonych właśnie teraz.

1. Godzina „zero” – czy jesteś już gotowy?

Przypominamy o harmonogramie, który zaczyna obowiązywać już za chwilę:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmuje duże podmioty (powyżej 200 mln zł obrotu w roku 2024).
• 1 kwietnia 2026 r. – system staje się obligatoryjny dla pozostałych podatników.

Najmniejsze firmy, które nie przekraczają limitu 10 000 zł zafakturowanej sprzedaży, mogą wysyłać faktury do KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Niezależnie kiedy Twoja firma wchodzi w obowiązek wysyłania faktur do KSeF, od 1 lutego 2026 musisz być gotowy na odbiór faktur kosztowych. Dlaczego? Największe firmy, rozpoczynające wysyłkę faktur do KSeF od 1 lutego nie mają dodatkowego obowiązku wysyłania ich np. mailem do mniejszych podmiotów.

2. Metody uwierzytelniania – czy sprawdziłeś dostęp do KSeF?

Przy komunikacji z KSeF nie ma miejsca na problemy z logowaniem. Warto się upewnić, że:

• Nadano odpowiednie uprawnienia pracownikom działów księgowości i sprzedaży lub przekazano uprawnienie dla biura rachunkowego.
• Osoby odpowiedzialne za wysyłkę i odbiór naszych dokumentów wygenerowały certyfikat KSeF lub token
• W systemie Comarch ERP dodano odpowiednie narzędzia autoryzacyjne do komunikacji z KSeF i zweryfikowano ich działanie, np. komunikując się ze środowiskiem demonstracyjnym KSeF.

3. Faktura XML to nie PDF – czy rozumiesz swój dokument?

W nowym systemie faktura to plik XML o ściśle określonej strukturze. Na „przededniu” zmian sprawdź, czy:

• Wszystkie dane dodatkowe (np. numery zamówień, kody wewnętrzne), które są kluczowe dla Twoich kontrahentów, poprawnie mapują się do schemy KSeF.
• Twój system ERP przyjmuje komunikaty zwrotne z serwerów rządowych, w tym numer KSeF oraz datę przyjęcia dokumentu.

4. Faktury zakupu – odbiór w czasie rzeczywistym

Od 1 lutego część faktur kosztowych powinny przestać spływać mailem. Będą czekać w centralnej bazie. To ostatni moment, by zweryfikować:

• Czy automatyczny odbiór faktur w Twoim systemie Comarch ERP jest poprawnie skonfigurowany?
• Jak szybko dział księgowości jest w stanie zweryfikować i zaksięgować dokument, który „pojawił się” w systemie?
• Czy wykorzystujesz rozwiązania automatyzujące rejestrowanie i dekretowanie faktur z KSeF, aby uniknąć zatorów w pierwszych dniach lutego?

5. Checklista „Ostatnia chwila” – zweryfikuj:

• Test wydajności: Czy wiesz jak szybko system ERP i system KSeF poradzi sobie z wysyłką dużej partii faktur na przełomie miesiąca?
• Procedura awaryjna: Czy pracownicy wiedzą, co zrobić, gdy system rządowy będzie niedostępny (tzw. tryb offline)? Czy jesteś gotowy na wydruk faktury offline?
• Wsparcie techniczne: Czy masz pod ręką kontakt do swojego Partnera Comarch, który pomoże w razie nagłych pytań?

Nie musisz mierzyć się z tym sam

W Comarch wiemy, że zmiany budzą emocje, ale odpowiednie przygotowanie technologiczne pozwala zapanować nad stresem.

Dla nowych Klientów (kupujących system od 1 czerwca 2025 r.) oraz Klientów przechodzących na subskrypcję darmowa obsługa KSeF obowiązuje aż do końca 2026 r. Dla obecnych Klientów przedłużyliśmy ten okres do 31 lipca 2026 r.