Od podziemnych przepływów do cyfrowych innowacji – historia firmy Skiba

Nie każdy wie, że pod powierzchnią każdego miasta istnieje sieć naczyń połączonych stanowiących ukryty system, który musi być precyzyjnie zarządzany. I właśnie tu, gdzie kończy się wiedza przeciętnego Kowalskiego o „odpływie”, zaczyna się praca firmy Skiba – specjalistów od tego, czego nikt nie chce widzieć, a wszyscy potrzebują. To nie jest po prostu transport – to precyzja, odpowiedzialność i zaangażowanie w czystsze jutro, która sprawia, że to, co płynie, płynie tam, gdzie powinno.

Firma Skiba to grupa powiązanych firm funkcjonujących od lat 90. w obszarach transportu odpadów, transportu i logistyki oraz produkcji. W skład grupy wchodzą m.in. spółka Skiba, firma Szambelan, spółka Promet i spółka Gaiter. Przedsiębiorstwo współpracuje zarówno z klientami indywidualnymi, jak i przedsiębiorstwami, oferując usługi opróżniania i czyszczenia zbiorników bezodpływowych na etapach realizacji inwestycji.

Potrzeba cyfrowej precyzji

Działalność na terenie całej Polski wyłącznie za pośrednictwem własnej floty samochodów zmotywowała firmę do modernizacji systemu informatycznego. Skiba potrzebowała przede wszystkim szczegółowych analiz celem podejmowania strategicznych decyzji biznesowych (np. wymiana floty) oraz usprawnienia pracy księgowości, sprzedaży i logistyki. Dodatkowo firma chciała zyskać:

• możliwość rozbudowy systemu ERP o dedykowane dodatki programistyczne i aplikacje,
• usprawnienie procesów logistycznych i działań operacyjnych wynikających ze specyfiki pracy kierowców zajmujących się transportem odpadów,
• uniezależnienie pracy logistyka i kierowców od konkretnego urządzenia,
• możliwość sprawnego tworzenia własnych analiz, raportów, zestawień,
• system ERP, który będzie można uruchomić we wszystkich podmiotach powiązanych (w różnych zakresach i z możliwością rozbudowy w przyszłości),
• oprogramowanie, które będzie na bieżąco dostosowywane przez producenta do polskich realiów podatkowych,
• system o zweryfikowanych funkcjonalnościach w branży, który nie ograniczałby podstawowych procesów przedsiębiorstwa. 

Cyfrowy silnik 

Odpowiedzią na wymagania firmy była decyzja o wdrożeniu systemu Comarch ERP Optima. Zostało ono zrealizowane w szerokim zakresie z uwzględnieniem wielu dodatkowych modułów, m.in. Kasa/Bank, Handel, Płace i kadry, Księgowość czy OCR. Za bezproblemową implementację odpowiadała firma Centroinf, Partner Comarch. 

Wdrożenie nowego systemu nastąpiło we wszystkich spółkach powiązanych i pozwoliło na spełnienie wszystkich wymagań firmy Skiba. Przede wszystkim, zgodnie z oczekiwaniami, nastąpiło wdrożenie pełnej księgowości wraz z opisami analitycznymi, które są księgowane w przypisaniu do odpowiedniej floty, co pozwala na opracowanie zestawień pozwalających wspierać podejmowanie strategicznych decyzji. Co więcej, zintegrowane moduły systemu Comarch ERP Optima umożliwiły błyskawiczny obieg informacji, takich jak skany czy ruchy gotówkowe, zarówno dla pracowników rozproszonych, jak i pracowników stacjonarnych – wszyscy działają teraz na zintegrowanej bazie danych. Dodatkowo możliwe jest opracowanie, zestawień do raportowania wywozu nieczystości z podziałem np. na gminy, rodzaje nieczystości oraz inne klasyfikacje wynikające z przepisów prawa. 

– Pełna integracja systemu Comarch ERP Optima z aplikacją dla kierowców zrewolucjonizowała nasz sposób pracy i wzniosła wyniki na wyższy poziom – podsumowuje właściciel firmy, Jarosław Skiba.

Kontrola i optymalizacja

Dzięki Obiegowi Dokumentów w systemie zostało utworzone elektroniczne archiwum gromadzące zarówno skany faktur zakupu i sprzedaży, jak i dokumentację zleceń i pojazdów oraz wszelkie inne dane uczestniczące w procesie, dzięki czemu ilość zgubionych dokumentów zmniejszyła się aż o 90%. Rozwiązanie to dodatkowo usprawniło automatyczny przepływ informacji w przedsiębiorstwie. 

Integracja z bankami w module Kasa Bank pozwoliła na ogromną oszczędność czasu, dzięki automatyzacji wielu operacji. Moduł wyeliminował pojawiające się pomyłki w kwestiach dotyczących operacji bankowych oraz umożliwił lepszą kontrolę nad należnościami. 

Zmiana podejścia i kontroli systemowej umożliwiły również wydłużenie planowanych tras i ograniczenie koszów związanych z powrotami do siedziby firmy, a controlling środków w drodze u kierowcy pozwolił sprawniej zarządzać zdawaniem gotówki i tym samym zmniejszyć ryzyko związane z bezpieczeństwem finansów.

– Cenimy system Comarch ERP Optima szczególnie ze względu na możliwość rozszerzenia jego podstawowych funkcjonalności o dedykowane rozwiązania programistyczne, szyte na miarę potrzeb danego przedsiębiorstwa. Niestety, nie każdy system to umożliwia, blokując tym samym rozwój przedsiębiorstwa – podkreśla Paulina Skiba, Członkini Zarządu.

Podsumowanie

Wprowadzenie nowoczesnego systemu zarządzania firmą do przedsiębiorstwa o równie nowoczesnym podejściu do swojej dziedziny było jedynym słusznym krokiem. Czas analizowania opłacalności klienta zmniejszył się o połowę, a teraz, dzięki zmniejszonej ilości telefonów do biura oraz braku potrzeby codziennej wizyty w centrali firma oszczędza nawet 2 godziny dziennie. To nie tylko zwiększyło efektywność pracy, ale również poprawiło satysfakcję pracowników, którzy mogą teraz skupić się na bardziej kreatywnych i strategicznych zadaniach. Wszystko to sprawia, że firma jest gotowa na przyszłe wyzwania i dynamiczne zmiany rynkowe, a jej zespół – lepiej przygotowany do adaptacji w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym.