VACO RETAIL - skuteczność w zwalczaniu insektów wsparta przez Comarch ERP XL

W świecie, gdzie dynamika rynku wymaga nieustannej innowacji, są firmy, które nie tylko nadążają za zmianami, ale wręcz je wyprzedzają. Jedną z nich jest VACO RETAIL – ekspert w dziedzinie chemii gospodarczej i kosmetyków. Firma specjalizuje się w produkcji i dystrybucji preparatów do zwalczania insektów i gryzoni, środków biobójczych, kosmetyków do pielęgnacji obuwia, a także środków do prania. Co więcej, VACO RETAIL poszerza swoją ofertę o produkty ekologiczne z linii ECO, wychodząc naprzeciw rosnącej świadomości ekologicznej konsumentów.

Wyzwania biznesowe

Dotychczasowy system IT nie był w stanie sprostać rozwojowi firmy. Ręczna obsługa magazynu, płatności i procesów produkcyjnych była czasochłonna, prowadziła do błędów i utrudniała komunikację między działami. Brakowało również efektywnego raportowania oraz wsparcia technicznego, a zamknięta struktura systemu uniemożliwiała dalszą rozbudowę i dostosowanie do nowych wymogów prawnych.

Firma, stojąc przed wyzwaniami dynamicznego rozwoju i rosnącej liczby lokalizacji, podjęła kluczową decyzję: postawiła na zaawansowany system wspierający zarządzanie. Wybór padł na kompleksowe rozwiązanie, które nie tylko dostosowuje się do jej potrzeb, ale również gwarantuje zgodność z aktualnymi przepisami – Comarch ERP XL. Wdrożeniem zajął się wieloletni Partner Comarch, firma Infortes. Cały proces trwał 9 miesięcy, co należy uznać za znaczące osiągnięcie, biorąc pod uwagę skalę projektu.

Serce operacji – Comarch ERP XL i jego szerokie możliwości

Wdrożenie systemu Comarch ERP XL stało się kamieniem milowym w rozwoju VACO RETAIL. System objął szeroki zakres modułów, dodatkowo firma zdecydowała się na zainstalowanie systemu w serwerowniach Comarch Data Center, co jest opcją korzystniejszą finansowo i bardziej niezawodną alternatywą wobec rozbudowy własnych zasobów.

Moduł Produkcja umożliwił nie tylko bieżące rozliczanie magazynu z surowców pobranych do zleceń produkcyjnych, ale również weryfikację czasu faktycznego poświęconego na ich realizację.

Wdrożenie modułu produkcyjnego zapewniło:

• śledzenie numerów partii surowców, półproduktów i wyrobów gotowych,
• automatyczną rejestrację dat ważności i terminów przydatności,
• powiązania między partiami produkcyjnymi, zgodne z cyklem technologicznym,
• szybki dostęp do historii operacji dla każdej partii,
• obsługę ewidencji magazynowej i produkcyjnej z poziomu systemu.

Przed wdrożeniem systemu Comarch ERP XL, firma nie miała spójnego systemu ewidencji kosztów produkcji, co utrudniało precyzyjne rozliczanie. Obecnie, dzięki nowemu rozwiązaniu, koszty materiałów są na bieżąco rejestrowane na kontach produkcji podstawowej. Pod koniec każdego miesiąca system automatycznie księguje pozostałe koszty (pośrednie, wydziałowe i zakupu) za pomocą mechanizmu Księgowań Okresowych oraz ustalonego klucza podziałowego. Cały proces rozliczania produkcji został szczegółowo zaplanowany i skonfigurowany w systemie, co zapewnia przejrzystość i kontrolę nad kosztami na każdym etapie.

Jednym z kluczowych aspektów wdrożenia była optymalizacja procesów magazynowych. Dzięki Comarch WMS i wykorzystaniu kolektorów przyspieszono inwentaryzację i eliminację błędów oraz zautomatyzowano obsługę zamówień.

Vaco oferuje nowoczesne standy ekspozycyjne, które pozwalają na atrakcyjne i praktyczne wyeksponowanie produktów w sklepach. Zarządzanie standami odbywa się przy pomocy systemu Comarch ERP XL i dodatkowych narzędzi przygotowanych przez Infortes.

Wdrożono również rozwiązanie Business Intelligence w oparciu o aplikację BI Point Start. System został zintegrowany z bazą danych systemu Comarch ERP XL, co umożliwia automatyczne pobieranie i analizę danych operacyjnych.

- Wdrażając system Comarch ERP XL, zrobiliśmy duży krok naprzód. System jest elastyczny – możemy go szybko dostosować do zmian w naszej firmie. Ułatwia codzienną pracę działom produkcji, logistyki i sprzedaży, a dzięki rozbudowanym raportom i analizom mamy lepszy wgląd w to, co się naprawdę dzieje w firmie – mówi Dominik Dębicki, specjalista ds. Wdrożeń i Administracji IT w VACO RETAIL.

Korzyści po wdrożeniu

• Kompleksowa kontrola magazynu i przepływu informacji: Zapewniono pełną kontrolę nad ewidencją magazynową, w tym partiami, datami ważności, ilością, pochodzeniem, lokalizacją i miejscem docelowym. Wszyscy pracownicy mają dostęp do spójnej bazy informacyjnej, a przedstawiciele handlowi do aktualnych stanów magazynowych, cen i rozrachunków.
• Automatyzacja i optymalizacja: Procesy takie jak ewidencja magazynowa, przetwarzanie danych, rozliczanie księgowe oraz obsługa dostaw i zamówień zostały zautomatyzowane. Dodatkowo, narzędzia Comarch BI Point wspierają automatyzację przetwarzania i analizowania danych. To wszystko prowadzi do skrócenia czasu obsługi dostaw i zamówień oraz redukcji kosztów ewidencji i przetwarzania informacji.
• Zgodność z przepisami i satysfakcja klienta: System dostosowano do zmieniających się przepisów prawnych. Dzięki sprawniejszej obsłudze i krótszemu czasowi realizacji zamówień, wzrasta satysfakcja kontrahentów.

- Wdrożenie systemu zrewolucjonizowało naszą pracę, poprawiło znacznie skuteczność. Przede wszystkim system Comarch WMS sprawił, że cała praca magazynu stała się szybsza, skuteczniejsza. System pozwolił nam na lepsze zadbanie o zakupy, produkcję, nadzór nad towarem i jego przepływem. Myślę, że wdrożenie przebiegło rewelacyjnie, szybko, sprawnie. Udało się je zrobić na czas, bez dnia poślizgu – mówi Maciej Wika, Wiceprezes Zarządu VACO RETAIL.

VACO RETAIL nie tylko zoptymalizowało swoje procesy, ale również zyskało przewagę konkurencyjną. Comarch ERP XL okazał się nie tylko narzędziem, ale prawdziwym partnerem w rozwoju firmy, która z odwagą patrzy w przyszłość, podbijając kolejne rynki.