Praca zdalna i bezpieczne zarządzanie danymi w chmurze.

Wyzwania związane z własnym serwerem

Biuro początkowo korzystało z własnego serwera, co wiązało się z licznymi wyzwaniami. Oprócz poniesienia kosztów na zakup własnego serwera konieczna była inwestycja w zaplecze infrastrukturalne, takie jak odpowiednia wentylacja, klimatyzacja i zabezpieczenia przeciwpożarowe.

Ze względu na lokalizację biura na terenie mniejszej miejscowości, co jakiś czas zdarzały się przerwy w dostawie prądu elektrycznego, co niejednokrotnie, mimo posiadania zasilacza UPS, powodowało przestoje w pracy. Dodatkowo, gdy taka sytuacja miała miejsce, konieczna była fizyczna obecność kogoś na miejscu, aby ponownie uruchomić serwer. Podobnie było w przypadku awarii. Nie zawsze było to łatwe logistycznie, zwłaszcza, gdy informatyk zatrudniony był na część etatu.

Często w takich sytuacjach odpowiedzialność spoczywała na barkach właścicielki. Również praca zdalna była możliwa w ograniczonym zakresie – łączenie się do komputera włączonego w biurze zazwyczaj mocno obciążało łącze.

Oszczędność czasu i pieniędzy dzięki Comarch Hosting

Po 3 latach działalności biuro zdecydowało się przenieść licencję Comarch ERP Optima na serwer zewnętrzny wynajęty w Comarch Data Center. Korzystanie z rozwiązania ERP i usługi hostingu u tego samego dostawcy daje gwarancję płynnego działania oraz ułatwia kontakt zarówno w sprawach związanych z oprogramowaniem, jak infrastrukturą. Dzięki takiemu manewrowi, firma zaczęła cieszyć się większą elastycznością, a przy tym komfortem pracy.

Stały dostęp pracowników do pulpitu zdalnego, gdzie zainstalowany został nie tylko system ERP, ale również inne zewnętrzne aplikacje (jak np. program Płatnik), usprawnia wykonywanie codziennych obowiązków. Pracownicy mogą w każdej chwili sięgnąć do przechowywanych plików, polityk rachunkowości, czy instrukcji księgowania, niezależnie od tego gdzie pracują.

Zmiana okazała się słuszna zwłaszcza w czasie pandemii COVID-19, kiedy umożliwienie pracy zdalnej  stało się priorytetem wielu właścicieli, a w przypadku kwarantanny nie było czasu na przekazywanie obowiązków.

- Byliśmy na to przygotowani. Jeszcze przed lockdownem, informatyk, którego zatrudniam, zdecydował się na dłuższy pobyt w Azji. Wyjechał na dwa lata, ale z powodzeniem wykonywał wszystkie swoje obowiązki na odległość. Ze względu na zmiany w przepisach dość często trzeba było wykonywać różnego typu aktualizacje, jednak nie stanowiło to najmniejszego problemu. Uprawnienia administratora umożliwiały mu wykonywanie upgradów po godzinach, dzięki czemu nie notowaliśmy żadnych przestojów w pracy – mówi Monika Rybak, właścicielka biura.

Rezygnacja z utrzymywania własnej infrastruktury na rzecz usługi Comarch Hosting przyniosła wiele korzyści, w tym oszczędności finansowe. - Serwer pracujący 24h na dobę się zużywa. Przypuszczam, że do tej pory potrzebowalibyśmy wymienić sprzęt co najmniej 3 razy. W takich przypadkach musiałabym zorganizować bezpieczną utylizację serwerów i dysków, zwłaszcza, że dane przez nas przetwarzane są wrażliwe, a niedopatrzenia w tym zakresie mogą skutkować karami i powodować konsekwencje prawno-sądowe – zauważa Monika Rybak. Teraz zamiast wysokich kosztów zakupu, konserwacji i utrzymania sprzętu biuro płaci niski miesięczny abonament.

Zapowiedź wygaśnięcia wsparcia Microsoft dla systemów operacyjnych Windows Server 2012 i Windows Server 2012 R2 sprawiła, że ze względu na bezpieczeństwo konieczna była migracja na nowe środowisko. 

Proces składał się z kilku szybkich kroków, w tym zainstalowania Comarch ERP Optima i reszty oprogramowania oraz udzielenia dostępów. Bazy danych przenoszone były systematycznie jedna po drugiej tak, aby nie blokować pracy wszystkim pracownikom na raz. Całość przebiegła bardzo sprawnie, mimo że zbiegło się to w czasie z okresem sprawozdawczym, kiedy biura rachunkowe mają najwięcej obowiązków.

Nowymi maszynami wirtualnymi można zarządzać z poziomu Comarch Cloud Portal. W łatwy sposób można kontrolować do nich dostęp nadając użytkownikom odpowiednie uprawnienia. To ważne, nie tylko ze względu na koszty, ale również z powodów bezpieczeństwa - zwłaszcza, gdy część osób pracuje dorywczo, w wybranych momentach roku, kiedy pracy jest najwięcej i jest potrzeba dodatkowego wsparcia.

Co więcej, Comarch Cloud wymusza na użytkownikach zmianę hasła do maszyn wirtualnych cyklicznie co 90 dni, a dostępy można dodatkowo zabezpieczyć włączając uwierzytelnienie dwuskładnikowe (poza loginem i hasłem, proces logowania się, wymaga potwierdzenia kodu w bezpłatnej aplikacji mobilnej T-Pro Mobile). Ponadto, w każdym momencie można zwiększyć ilość potrzebnych zasobów - dołożyć procesory, pamięć operacyjną, a także zwiększyć przestrzeń dla danych.

Korzyści z przeniesienia się do Chmury Comarch

Decyzja o przeniesieniu się do Chmury Comarch pozwoliła firmie lepiej przygotować się na przyszłość i skupić się na swojej głównej działalności. Dzięki usłudze Comarch Hosting właścicielka Biura Rachunkowego może spać spokojnie, wiedząc, że infrastruktura, na której polega jest monitorowana przez zewnętrznych specjalistów 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Comarch zapewnia poziom bezpieczeństwa na poziomie trudno osiągalnym dla małego przedsiębiorcy. Profesjonalne centrum danych Comarch jest również bardziej efektywne energetycznie niż lokalne, pojedyncze serwery, a aspekty środowiskowe systematycznie zyskują na znaczeniu również wśród niewielkich firm.

 Więcej:

Przeczytaj case study

Comarch Hosting – Infrastruktura i oprogramowanie w jednej ofercie

Oprogramowanie dla biur rachunkowych