Jak sprawdza się system Comarch ERP Optima w firmie transportowej?

Usługi transportowe to z całą pewnością jedna z najistotniejszych branż w dzisiejszych czasach. W Polsce działa już 125 tys. firm zajmujących się zarządzaniem transportem drogowym towarów. Jak wynika z raportu SpotData, jedna czwarta popytu na usługi transportu drogowego pochodzi z handlu detalicznego i hurtowego. 

Liderem w polskiej branży usług dystrybucyjnych wśród firm transportowych jest Kotrans – Marcin Kośla. Przedsiębiorstwo powstało w 1975 roku z inicjatywy Stanisława Kośli i świadczyło początkowo usługi transportu krajowego. W połowie lat 90. rozszerzono działalność również o obsługę transportu międzynarodowego, a obecnie firma obsługuje prawie cała Europę. Flota Kotrans – Marcin Kośla to dwadzieścia pięć nowoczesnych ciągników siodłowych wraz z naczepami. Firma zatrudnia profesjonalny zespół kierowców z wieloletnim doświadczeniem – jest to klucz do sukcesu, jakim jest świadczenie usług transportowych na najwyższym poziomie.

Aby poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, zarząd zdecydował się na wdrożenie informatycznego programu dla firmy transportowej, który rozpocząłby automatyzację procesów w przedsiębiorstwie. Podjęto decyzję, że najlepszym wyborem będzie rozwiązanie zaproponowane przez Comarch – system Comarch ERP Optima. Wdrożeniem oprogramowania zajął się partner Comarch – firma Prospeo sp. z o. o.

Z jakimi wyzwaniami mierzyła się firma przed wdrożeniem systemu IT? 

Przede wszystkim, pod koniec stycznia 2022 pojawiła się potrzeba dostosowania aktualnego programu kadrowo-płacowego do obowiązujących przepisów, zwłaszcza dedykowanych dla branży transportowej w zakresie Pakietu mobilności. Zmiany dotyczyły przede wszystkim metod rozliczania kierowców wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe oraz prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy kierowcy z wyszczególnionymi elementami na podstawie danych z kart kierowców i tachografów.

Do tej pory firma radziła sobie z pewnymi ograniczeniami systemowymi, jednak najbardziej doskwierał brak możliwości przystosowania dotychczasowego oprogramowania do szybko zmieniających się przepisów w transporcie międzynarodowym. Generowanie raportów, zarządzanie w obszarem logistyki, rozliczanie pracy kierowców i naliczanie wynagrodzeń odbywało się w bardzo czasochłonny, ręczny sposób. Dużym problemem była komunikacja, planowanie tras i przepływ informacji na temat obsługi zleceń transportowych w dotychczasowym systemie – a był to niezwykle istotny aspekt, zwłaszcza w kontekście rejestrowania zdarzeń kadrowo-płacowych i wystawiania faktur. System nie był również odpowiednio zintegrowany z programem Płatnik, który umożliwia przesyłanie deklaracji do ZUS.

Właśnie to miało zapewniać oprogramowanie dla firmy transportowej. Rozwiązaniem wymienionych problemów okazało się wdrożenie systemu ERP Comarch ERP Optima wraz z modułami: Płace i Kadry Plus, Kasa Bank Plus oraz IBARD. Cały proces, od poszukiwania odpowiedniego, zaawansowanego technologicznie systemu IT i wyboru partnera, aż do wdrożenia oprogramowania trwał tylko 3 miesiące.

Comarch ER Optima to nie tylko intuicyjny interfejs. Co zaważyło na wyborze właśnie tego systemu od Comarch ERP? Przede wszystkim:

• zgodność z Pakietem Mobilności – przepisami regulującymi rozliczenie wynagrodzeń w branży firm transportowych,
• możliwość fachowego i szybkiego wdrożenia systemu bez wstrzymywania pracy firmy,
• automatyzacja rozliczeń pracowniczych,
• współpraca z programami zewnętrznymi, jak np. Płatnik.

Korzyści z wdrożenia systemu Comarch ERP Optima

Przede wszystkim, niebywałą wygodą okazała się automatyzacja naliczania wynagrodzeń pracowniczych – przedsiębiorstwo pozbyło się nadmiaru dokumentów papierowych oraz wyeliminowało ryzyko pomyłek. Kolejną korzyścią była możliwość seryjnego wykonywania operacji kadrowo-płacowych dla wskazanych pracowników. 

Niezwykle ważną kwestią dla firmy transportowej była współpraca Comarch ERP Optima z programem Płatnik. Co istotne, ustawienia konfiguracyjne dokonane w jednym podmiocie zostały sprawnie przeniesione do pozostałych przedsiębiorstw – w grupie kapitałowej Kotrans mieszczą się 3 firmy. Łączy się to również z dostępem do danych wewnątrzfirmowych dla podmiotów powiązanych.

Jak wyglądają korzyści z wdrożenie w zakresie procentowym?

• Przyspieszenie czasu naliczania wynagrodzeń pracowniczych o 70%;
• Wzrost współczynnika szybkości rejestrowania zmian dotyczących zdarzeń kadrowo-płacowych o 60%;
• Wzrost przepływu informacji pracowniczych z systemu do programu Płatnik ZUS o 70%.

- Przy wyborze systemu do zarządzania firmą stawialiśmy główny nacisk na jego zgodność z aktualnymi przepisami i jak najszybszą jego implementację w naszej firmie. Ten wymóg spełnił system Comarch ERP Optima, a we współpracy z firmą PROSPEO udało nam się bezproblemowo wdrożyć i dostosować system do naliczania wynagrodzeń oraz rozliczania pracy kierowców zgodnie ze specyfiką naszej branży. Dzięki dedykowanemu rozwiązaniu możemy skupić się na sprawach wymagających naszej uwagi. – podkreśla Krzysztof Sulima, specjalista ds. księgowości w firmie transportowej Kotrans – Marcin Kośla. 

Dowiedz się więcej o Comarch ERP Optima