Sześciokrotny wzrost i nowy porządek z Comarch ERP XL – wdrożenie w Bratex

Meble łazienkowe, półki, regały, szafki telewizyjne, meblościanki – od 2002 roku firma Bratex produkuje wysokiej jakości wyposażenie dla każdego wnętrza, dbając o funkcjonalność i estetykę swoich produktów. Obecnie meble Bratex trafiają do klientów z 16 krajów Europy. Firma nie tworzy obecnie własnych kanałów sprzedaży, a opiera swoją dystrybucję o sklepy internetowe, działając metodą dropshippingu. 

Czas na przeprowadzkę

W ciągu ostatnich 5 lat obroty firmy wzrosły 6-krotnie, co stało się wyzwaniem, m.in. w cyfryzacji, dlatego Bratex zdecydował się na wdrożenie nowego rozwiązania systemowego. Wspólnie z firmą Comarch i zaangażowaniem pracowników, w rozwoju przedsiębiorstwa nastąpił przełom.

Z pomocą Partnera Comarch, firmą OrderSoft, w Bratex wdrożono system Comarch ERP XL wraz z dodatkowymi narzędziami, między innymi Comarch EDI, Comarch BI Point, Comarch WMS czy Comarch IBARD i Comarch OCR. Samo wdrożenie trwało niecały rok, jednak przyniosło korzyści na wiele kolejnych lat działania Bratex.

Wyzwania przed ERP

Firma tworzyła prognozy sprzedażowe za pomocą synchronizowanych arkuszy Excel. Proces wymagał doświadczenia, bo zleceń produkcyjnych, a tym samym arkuszy Excel, było bardzo dużo, a samo zaplanowanie produkcji zajmowało w każdym tygodniu aż 3 dni.

Sprzedaż przez dropshipping oznacza dużą ilość drobnych zamówień, wysyłanych do pojedynczych klientów, niestety, w firmie Bratex znacząco utrudniało to szybką realizację. Co więcej, oferta Bratex zakłada możliwość kupna produktów w zestawach oraz pojedynczo. Mimo że taka konfiguracja jest dla klienta niezwykle wygodna, to dla firmy pakowanie każdego zamówienia wymagało dobrze zorientowanego pracownika. Ze względu na brak odpowiedniego systemu, informacje o brakujących elementach magazynier otrzymywał dopiero na etapie pakowania, a to dodatkowo wydłużało cały proces.

Przed wdrożeniem nowego systemu handlowiec przyjmował zamówienia od sprzedawców najczęściej w formie mailowej. Podobnie, jak pracownicy magazynu, którzy ręcznie generowali listy przewozowe i układali je zgodnie z kolejnością listy załadunkowej, handlowiec, również analogowo, musiał wprowadzić do systemu każde zamówienie. Taki system pracy wiąże się z dużym nakładem czasu, ryzykiem pomyłek i niepotrzebnym stresem dla pracowników.

Bardzo dużym utrudnieniem dla magazynierów był także brak informacji o bieżących stanach magazynowych i lokalizacji konkretnego wyrobu. Firma dziennie obsługuje ok. 500 zamówień, dlatego szybkie i sprawne odnajdywanie towarów do wysyłki jest kluczowe dla wysokiej efektywności magazynu. 

Również w księgowości pojawiały się wyzwania. Większość trudności, z którymi zmagał się ten dział były, podobnie jak w reszcie zakładu, związane z ręcznym wykonywaniem operacji w Excelu. Przed wdrożeniem, Bratex pracował na dwóch programach – w jednym prowadził księgowość, a w drugim sprzedaż i magazyn, co powodowało, że dokumenty trzeba było przepisywać z systemu do systemu. Podobnie było z przelewami oraz rozliczaniem dokumentów w programie na podstawie wydruku wyciągu bankowego. 

Przedsiębiorstwa działające w ramach dropshippingu mierzą się z jeszcze jednym istotnym wyzwaniem, jakim są płatności zbiorcze. Sprzedawcy, zamiast generować  kilkaset osobnych przelewów, robią jeden wspólny przelew do wielu faktur. Przed wdrożeniem Comarch ERP XL, ta czynność także wykonywana była ręcznie. Również tutaj istotnym elementem było zoptymalizowanie planu kont, przy uwzględnieniu specyfiki firmy i eliminacja tych, które sprawiały, że plan był nieczytelny. 

Zupełnie nowy porządek

Wdrożenie Comarch ERP XL wraz z dodatkowymi modułami wprowadziło ogrom zmian w Bratex. Przede wszystkim, w celu skrócenia terminów dostaw, zamówienia są obecnie realizowane ze stanów magazynowych, a produkcja planowana jest w oparciu o prognozy sprzedaży. Dzięki temu cały proces przebiega dużo szybciej i bardziej intuicyjnie.

Dotychczas stosowane arkusze Excel zostały zintegrowane z Comarch ERP XL. Pozwoliło to nie tylko na skrócenie czasu potrzebnego na planowanie produkcji, ale również przyspieszyło proces wysyłania produktów pojedynczo i w zestawach – teraz w systemie zawarte są wszystkie niezbędne informacje, między innymi czy wyprodukowany mebel jest produktem gotowym, czy wchodzi w skład zestawu, jaki jest jego etap oraz jaka jest dostępność półwyrobów. 

Podczas wdrażania Comarch ERP XL zostały zastosowane dodatkowe narzędzia, które zautomatyzowały proces przyjmowania zamówień od klientów, między innymi Comarch EDI, który umożliwił wymianę dokumentów handlowych i magazynowych z systemami ERP używanymi przez największych sprzedawców. 

Aby ulepszyć proces planowania wysyłek, zastosowano planowanie w kilku turach. Pracownik ma dostęp do informacji, ile produktów jest potrzebnych do realizacji zamówienia oraz ile jest dostępnych na magazynie, a dzięki Comarch WMS także gdzie w danej chwili się znajdują. Dzięki temu pracownik bardzo szybko jest w stanie zadecydować, które zamówienia przekazać do realizacji. Obecnie automatycznie wprowadzane jest 95% zamówień, a pracownicy mają dostęp do zestawień pokazujących ilość zamawianych produktów, stany magazynowe oraz etap realizacji produkcji. 

Księgowość na najwyższym poziomie

Proces wdrożenia założył również utworzenie jednej bazy danych w Comarch ERP XL i połączenie kluczowych obszarów firmy. Taki system rozwiązał większość problemów, ponieważ dokumenty utworzone przez dział handlowy i magazyn, są teraz automatycznie przenoszone do rejestrów księgowych. 

W księgowości idealnym rozwiązaniem automatyzującym wprowadzanie faktur kosztowych i faktur zakupu okazał się Comarch OCR, który po zrobieniu zdjęcia lub zeskanowaniu dokumentu automatycznie wprowadza go do systemu. Co więcej, aby zautomatyzować proces rozliczania dokumentów i generowania przelewów uruchomiono integrację z bankiem, a Preliminarz Płatności, ułatwia je, ponieważ pokazuje listę faktur do opłacenia.

Dzięki integracji działu księgowości z systemem Comarch ERP XL dużo łatwiej kontrolować procesy rozliczeniowe, nie trzeba już ręcznie wpisywać danych, a dokumenty są automatycznie rozliczane po imporcie wyciągów bankowych. Co ważne, sprzedawcy nie muszą już generować kilkuset osobnych przelewów, zamiast tego robią jeden, wspólny do wielu faktur.

Zoptymalizowano też plan kont, gdzie zdecydowano się na rezygnację z tych niepotrzebnych oraz stworzenie zestawienia, które umożliwia wyliczanie podatku od ukrytych zysków. 

Klucz do rozwoju? Automatyzacja

Wprowadzenie Comarch ERP XL rozpoczęło proces automatyzacji firmy Bratex. Przede wszystkim udało się znacząco wyeliminować pracę ręczną. Zmniejszyło to ilość pomyłek i stresu pracowników, a także czasu poświęcanego dotychczas na analogowo wykonywane czynności w całej firmie. Porównując okresy roku 2023 i 2024, ilość zrealizowanych zamówień przy podobnej ilości pracowników zwiększyła się o ok. 25%, a nakład pracy związany z realizacją zamówień zmniejszył się o ok. 75%.

Bratex planuje dodatkowe, zaawansowane raporty dotyczące produkcji, obsługę kompletacji na kolektorach oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Co bardzo ważne, mimo zaawansowanej automatyzacji, firma Bratex zachowała stabilność zatrudnienia i nie zwolniła żadnego ze swoich pracowników.

Podsumowanie 

Wdrożenie Comarch ERP XL w firmie Bratex było kluczowym krokiem w kierunku automatyzacji. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie tylko sprostało wyzwaniom związanym z dynamicznym wzrostem, ale także znacząco zwiększyło efektywność i komfort pracy swoich pracowników. Dzięki automatyzacji pracownicy mogli zająć się bardziej zaawansowanymi zadaniami z nowych obszarów, co podkreśla odpowiedzialne podejście firmy do rozwoju technologicznego. Planowane dalsze inwestycje wskazują na determinację firmy w dążeniu do ciągłego doskonalenia, co może tylko zwiększyć konkurencyjność Bratex na rynku produkcyjnym.