RPA (ang. Robotic Process Automation) - robotyzacja procesów biznesowych to inaczej wykorzystanie inteligentnej automatyzacji w narzędziach informatycznych do wspierania pracowników firmy w ich codziennych obowiązkach. Roboty software'owe są programowalne, a procesy przez nie obsługiwane są oparte w przeważającej części na wiedzy i praktyce biznesowej w zakresie zarządzania i optymalizacji pracy w firmach.
W systemach oferowanych dla dużych i średnich przedsiębiorstw, jakim jest Comarch ERP XL, bardzo istotnym elementem związanym z Robotic Process Automation (RPA) jest wykorzystanie silnika modelowania procesów biznesowych (BPM). Za jego pomocą możliwe jest symulowanie wykonywania pracy użytkownika przez oprogramowanie klasy ERP. Istotnym elementem silnika procesów jest możliwość zdefiniowania warunków, przy których dana operacja jest wykonywana. Zastosowanie robotyzacji pozwala dodatkowo kontrolować procesy przy wystąpieniach nieoczekiwanych zdarzeń zewnętrznych.
W wielu firmach każdy dokument kosztowy wymaga dekretacji – wskazania odpowiedniego MPK kosztowego, rodzaju kosztów, czy projektu, którego dany dokument dotyczy. W ramach Comarch ERP XL oczywiście również istnieje taka możliwość. Okazuje się, że niejednokrotnie opisy te są powtarzalne i mogą być ujęte we wzorce, np. faktura za energię elektryczną jest każdorazowo dekretowana w ten sam sposób. Takie wzorcowe opisy mogą być utworzone ręcznie, lecz Comarch ERP został wyposażony w mechanizm automatyzujący ten proces. Narzędzia robotyzacji analizują wprowadzane wartości i pozycje w opisach analitycznych dokumentów kosztowych i na ich podstawie system proponuje utworzenie nowego wzorca opisu analitycznego, bądź podpowiada użycie jednego z istniejących. W efekcie użytkownik nie musi samodzielnie zastanawiać się nad całym opisem, weryfikuje jedynie, czy zarekomendowana przez system dekretacja jest odpowiednia dla danego dokumentu.
Przeciętny proces biznesowy w rozwiązaniu ERP dla dużych korporacji przebiega przez wiele działów, składa się z wielu indywidualnych kroków, wymaga dużej liczby źródeł danych, ma stosunkowo wysoką złożoność i potencjalnie dużo miejsca na błędy. Tym bardziej, aby korzystać z najnowszych technologii w celu zmniejszenia liczby błędów, w miarę możliwości zautomatyzować proces i sprawić, by założone procesy przebiegały płynnie bez zbędnej interwencji użytkownika.
W tym momencie pojawia się robotyzacja (RPA). Comarch ERP Enterprise oferuje przede wszystkim potężny silnik „Workflow”, który pozwala użytkownikom łatwo i szybko definiować przepływy pracy, które:
Najważniejszym elementem jest możliwość interakcji z systemami zewnętrznymi. Ponieważ rozwiązanie ERP nigdy nie działa samodzielnie, niezwykle ważne jest, aby móc łączyć ze sobą procesy z różnych systemów. W ten sposób możemy zacząć budować naprawdę zintegrowane procesy biznesowe zamiast każdego systemu działającego na własnej „wyspie”.
Przykładem może być faktura od dostawcy, która jest skanowana przez OCR w rozwiązaniu DMS, a potem przekazywana do ERP, a następnie do portalu dostawcy, wskazując wynik i uruchamiając płatność.
Jeśli wszystkie warunki są spełnione, cały przepływ w kilku systemach przebiega całkowicie automatycznie, a w przypadku wystąpienia problemów proces informuje właściwego użytkownika odpowiednimi informacjami, aby mógł podjąć szybką i opartą na dostarczonych danych decyzję oraz przywrócić proces na właściwe tory.
System Comarch ERP Altum został wyposażony w narzędzia pozwalające na autonomiczne wykonanie powtarzalnej pracy, która może zostać oparta o zdefiniowane algorytmy. Raz zaprogramowany proces będzie automatycznie wykonywał zaplanowane czynności zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami pracy. Roboty w Comarch ERP Altum umożliwiają informowanie użytkowników o pojawieniu się konkretnej sytuacji w systemie i wskazywanie pracy do wykonania. Innym efektem takiej automatyzacji jest również możliwość takiego zaprogramowania automatu (robota), który całkowicie niezależnie przygotuje w systemie ERP potrzebny dokument, wypełniając go odpowiednimi danymi. W kolejnych etapach procesu automat może podjąć dalsze prace np. zatwierdzić i wydrukować stworzony przez siebie dokument lub przesłać go do systemu kontrahenta. Robotyzacja procesów w Comarch ERP Altum pozwala na automatyczną obsługę takiego samego zakresu pracy, który mógłby być wykonany przez pracownika z wykorzystaniem interfejsu systemu.
• Samoistne przygotowanie Zamówień Zakupu na podstawie Bilansu Stanów Towarów
• Automatyzacja działań w ramach transakcji wewnętrznych pomiędzy firmami działającymi w jednej, wielofirmowej strukturze
Robotyzacja procesów jest w zasięgu również małych firm, dla których adresujemy system Comarch ERP XT. Użyte roboty sprawiają, że program czasami „pomyśli” za użytkownika oraz wykona za niego pewne akcje. Inteligentne podpowiedzi podczas wystawiania dokumentów, wysyłki dokumentów do księgowości, czy wysyłki plików JPK i deklaracji do urzędów to tylko nieliczne przykłady.
System na każdym kroku szuka miejsc, zwłaszcza w obszarze fakturowania, i czynności, przy których przy pomocy robota może wyręczyć pracownika i podpowiedzieć mu szybsze lub prostsze rozwiązanie. Bardzo dobrym przykładem jest wykorzystanie Sztucznej Inteligencji do weryfikacji i podpowiedzi wystawiania i wysyłania faktur cyklicznych. Kolejnym jest podpowiedź, z jakich funkcji najczęściej korzysta operator i wyciągnięcie ich na pulpit w taki sposób, aby kolejne ich użycie było jak najszybsze. System ma też możliwość komunikacji i wymiany danych z bankami, automatycznie jest proponowany szablon wydruku faktury.
Operator systemu informowany jest o wszelkich ważnych terminach i akcjach do wykonania z nimi związanymi. Dzięki takiej opcji nie musi obawiać się, że np. nie zapłaci podatku w obowiązującym terminie.
W przypadku systemu dla małych i średnich przedsiębiorstw robotyzacja procesów opiera się głównie na pomocy jego użytkownikom w usprawnieniu codziennej pracy. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić im cenny czas, ale także eliminuje możliwe błędy.
Przykłady automatyzacji procesów w systemie Comarch ERP Optima:
System Comarch DMS jest wyposażony w mechanizmy, które pozwalają na zautomatyzowanie pewnych procesów biznesowych i czynności. Aby oszczędzić czas niezbędny na wprowadzanie wartości do poszczególnych pól na dokumentach możliwe jest wskazanie reguł, według których system sam będzie wprowadzał odpowiednie wartości. Automatyzacja w systemie DMS to nie tylko automatyczne wypełnianie dokumentów, ale również automatyczne procesowanie dokumentu przez kolejne etapy zdefiniowanego obiegu. Dzięki możliwości automatycznego przekazania dokumentów użytkownicy mogą ominąć wąskie gardła występujące w procesach (np. długa realizacja przez pracowników) i wykorzystać zaoszczędzony czas na realizację innych, kluczowych dla firmy procesów biznesowych.
W trakcie automatycznego procesowania Comarch DMS będzie weryfikował zdefiniowane reguły i przetwarzał dokument przez odpowiednie etapy pozostawiając możliwość ręcznej akceptacji jeżeli będzie to niezbędnym krokiem.
Oczywistym uzupełnieniem zagadnień związanych z automatyzacją i robotyzacją procesów jest wykorzystanie usługi Comarch OCR, która eliminuje udział człowieka w procesie wprowadzania faktur. System sam pobiera skany faktur, przetwarza zawarte w nich dane i przekazuje gotowe dokumenty do dalszego procesowania.
