„Diamenty Forbesa” to coroczny ranking działających w Polsce firm, które w ostatnich trzech latach najszybciej zwiększały swoją wartość. Przy tworzeniu prestiżowej listy przedsiębiorstw uwzględniono m. in. wycenę ich wartości, wyniki finansowe, historię płatniczą, czy wielkość majątku. W 2020 r., na liście laureatów, znalazła się firma Cerrad Sp. Z o. o., która jest producentem płytek gresowych i klinkierowych, z ponad 20 letnim stażem na rynku. 2019 rok był dla przedsiębiorstwa czasem zmian i rozwoju, które zaowocowały wyróżnieniem po raz drugi w tym ważnym, ogólnopolskim rankingu.

Przejrzysty obieg faktur i przesyłek kurierskich

Sukces rynkowy firma zawdzięcza konsekwentnie realizowanej strategii rozwoju, poprzez inwestycje w infrastrukturę i technologię. Przykładem tej ostatniej jest wdrożenie aplikacji Comarch DMS – narzędzia, które w prosty sposób pozwala modelować, różnego typu procesy w zakresie obiegu dokumentów i procesów. W Cerradzie działa na wielu obszarach takich jak finanse, HR czy administracja, porządkując dokumenty, precyzyjnie wskazując krok na jakim się znajdują czy sygnalizując potrzebę akceptacji ze strony przypisanego do dokumentacji pracownika.

- Comarch DMS umożliwił wyeliminowanie pomyłek związanych z procesami obiegu dokumentów. Np. w obszarze faktur zakupu, przejście z papierowego obiegu na cyfrowy, znacznie przyśpieszyło i uporządkowało wewnętrzne akceptacje faktur. Faktura trafia do sekretariatu, następnie skanowana jest do systemu DMS i kierowana do opisania kosztów. Następny krok to etapy związane z kontrolą poprawności opisu. Po zatwierdzeniu opisu trafia ona do księgowości, zarządu, a na końcu do działu finansów w celu realizacji płatności. Do każdego kroku przypisane są konkretne osoby, które otrzymują powiadomienie o koniecznej do wykonania akcji. Zarząd może również łatwo podejrzeć na jakim kroku dany dokument się znajduje lub na jakim utknął – wyjaśnia Paweł Wieruszewski, Kierownik działu IT w Cerradzie.

Comarch DMS to jednak nie tylko monitorowanie obiegu faktur, ale również wydatna pomoc przy prozaicznych i czasochłonnych kwestiach jak na przykład wysyłki kurierskie. W ramach stworzonego w Comarch DMS obiegu, pracownik zlecający wysyłkę uzupełnia informacje dotyczące jej rodzaju (określa czy to paczka, list lub paleta), dodaje adresata (istnieje możliwość łatwego zdefiniowana wysyłek wewnętrznych – do innego oddziału). W kolejnym kroku dokument widzi dział logistyki, który zamawia kuriera i podpina link do śledzenia paczki.

Stwórz obieg dla swojej firmy

Co jednak wyróżnia aplikację Comarch DMS to łatwość i intuicyjność modelowania procesów, aby mogły zostać dopasowane do indywidualnych wymagań firmy.  W graficznym edytorze po wprowadzeniu kolejnych etapów, budowany jest diagram złożony z bloków połączonych strzałkami określającymi kierunek przepływu pracy - workflow oraz informacji. Określanie praw dostępu odbywa się na każdym etapie obiegu. Uprawnienia mogą być zawężone do konkretnego pracownika, grupy pracowników zajmujących to samo stanowisko czy pracujących w jednym dziale. W ten sposób Cerrad stworzył obiegi, pozwalające na sprawne procesowanie wniosków o zatrudnienie czy zgłoszeń usterek.

- W przypadku wniosków o zatrudnienie, osoba odpowiedzialna, składa w systemie wniosek o nowego pracownika, uzupełniając szereg informacji o wymaganiach jakie musi spełniać kandydat. Następnie po akceptacji osób decyzyjnych, wniosek trafia do działu HR i równolegle do działu IT (jeśli nowy pracownik będzie wymagał wyposażenia takiego jak telefon czy laptop). Po wyborze kandydata, do systemu wprowadza się informacje o umowie i informuje przełożonego. – tłumaczy Paweł Wieruszewski.

- W drugim przygotowanym przez Cerrad obiegu – zgłoszeń usterek, jeżeli ktoś wykryje awarię, zgłasza ją do systemu, opisując problem i jego lokalizację. W prosty sposób w początkowym kroku można również dodać zdjęcie ilustrujące usterkę. Następnie obieg przechodzi na krok pracowników odpowiedzialnych za naprawę. W przypadku kiedy konieczna jest interwencja specjalistów z zewnętrz, obieg w łatwy sposób umożliwia podpięcie faktury za taką czynność. Wszystko jak widać jest w jednym miejscu, uporządkowane, a proces napraw i ich zgłoszeń znacznie przyśpieszony. – kontynuuje Paweł Wieruszewski, odpowiedzialny za dział IT w Cerrad.

Proste śledzenie efektów rozmów okresowych

Sukces firmy nie byłby możliwy bez zmotywowanej załogi, świadomej celów jakie zostały przed nią postawione. Comarch DMS wspiera firmę na tym obszarze, umożliwiając śledzenie rezultatów rozmów rozwojowych. Obieg pozwala kierownikom na przeprowadzanie rozmów z pracownikami, oceniających ich bieżącą pracę, silne strony i kierunki rozwoju. Wnioski, cele i ich realizację można następnie oznaczać w systemie, na wybranym kroku w obiegu. W zależności od decyzji biznesowej, do podglądu kroków mogą być uprawnieni zarówno przełożeni jak i pracownicy. Następnie dokument trafia do archiwum działu HR i jest łatwy do odszukania przy kolejnym spotkaniu.

Comarch DMS przyczynił się do rozwoju Cerrad Sp z o. o. znacznie usprawniając procesy obiegu dokumentów, zwiększając bezpieczeństwo ich przechowywania, umożliwiając pracę z dokumentami z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Nie bez znaczenia był system przypomnień dla pracowników odpowiedzialnych za konkretny krok co znacznie przyśpieszyło procesy akceptacji czy możliwość dowolnego definiowana wymaganych obiegów.

Dowiedz się wiecęj o aplikacji Comarch DMS

Ostatnie wpisy:

Otrzymuj najciekawsze case study, aktualności, nowości produktowe od Comarch ERP prosto na swoją skrzynkę

Skomentuj

Dodaj komentarz

Skontaktuj się z ekspertem Comarch


Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.



Przejdź do formularza