Jak Comarch ERP XL sprawdza się w hurtowni elektrycznej Libra?

Chociaż system Comarch ERP XL doskonale spisuje się w środowisku przemysłowym, to nie jedyna branża firm, które decydują się na wdrożenie tego rozwiązania. Libra korzysta z oprogramowania od wielu lat, a dyrektor operacyjny wciąż określa je jako „serducho” hurtowni. Jak wyglądała ta współpraca i jak będzie rozwijana w przyszłości?

Libra płynie z prądem rozwoju technologicznego

Początki hurtowni elektrycznej Libra sięgają 1984 roku, kiedy to rodzinna firma zajmowała się instalacjami elektrycznymi i pomiarami ochronnymi. Kilka lat później profil działalności został jednak rozszerzony do handlu hurtowego artykułami elektroinstalacyjnymi.

Dzięki ciągłemu rozwojowi Libra jest dzisiaj jednym z czołowych dystrybutorów w polskiej branży elektrotechnicznej. W asortymencie można znaleźć kable i przewody, aparaturę modułową, gniazdka, wyłączniki, oświetlenie, automatykę budynkową, narzędzia, i wiele więcej. Ponadto firma oferuje również profesjonalne doradztwo techniczne.

Do klientów Libry należą przede wszystkim instalatorzy, hurtownie i sklepy elektryczne, a także firmy przemysłowe. Z produktów przedsiębiorstwa korzystają też klienci indywidualni oraz firmy świadczące usługi administracyjne. Każda z tych grup ma własne potrzeby, jeśli chodzi o artykuły elektroniczne, ale łączy je potrzeba szybkich dostaw.

Aby zagwarantować klientom bezproblemową współpracę, a także płynne działanie firmy, Libra wykorzystuje nowoczesne technologie, takie jak funkcjonalna witryna internetowa B2B oraz system Comarch ERP XL.

Wyzwania Libry i rynku elektro-technicznego

• Duże rozdrobnienie oferty asortymentowej
• Zróżnicowane potrzeby klientów z wielu segmentów
• Towary gabarytowe, np. duże bębny kablowe, wymagają dopasowanej dostawy
• Obsługa opakowań zwrotnych, takich jak drewniane bębny po kablach
• Silna presja cenowa
• Niska presja do płacenia w terminie

Przed wdrożeniem Comarch ERP XL

Libra korzysta z oprogramowania Comarch ERP XL już od dziewięciu lat. Jak wyglądała praca w firmie przed tą współpracą? Wykorzystywano program przeznaczony do pomocy w obsłudze magazynu, ale wraz z rozwojem Libry zaczęto tworzyć odrębne bazy danych dla każdego oddziału. Dane były więc rozproszone, a informacje o potrzebach klientów przechowywano w wersji papierowej – w teczkach i segregatorach, w których bardzo łatwo o zgubienie dokumentów.

Libra borykała się przez to z utrudnionym przepływem informacji – zarówno pomiędzy działem zamówień a księgowością, jak i pomiędzy poszczególnymi oddziałami. Brak danych kontrolingowych także utrudniał rozwój firmy, natomiast dezorganizacja prowadziła do mnóstwa nadgodzin.

Przygotowanie i wdrożenie obszarów Comarch ERP XL

Odpowiednie przygotowanie do wdrożenia oprogramowania w firmie rzutuje nie tylko na sukces procesu, ale również długofalowy rozwój. Tak Rafał Kujawa, Dyrektor operacyjny, opisuje wagę analizy przed implementacją systemu ERP:

Konieczna jest solidna analiza, bo to ona określa, jakie mamy potrzeby i jak chcemy je realizować. Po samym wdrożeniu nie możemy osiąść na laurach, bo każdy system, w szczególności w dzisiejszych czasach, wymaga rozwoju.

Wdrożeniem zajął się Partner Comarch, firma 2BSOFT, która przeprowadziła analizę oczekiwań i potrzeb firmy Libra.

7 korzyści z implementacji Comarch ERP XL

1. Znaczna poprawa gospodarki magazynowej

Narzędzie BST (Bilans Stanu Towarów) optymalizuje logistykę i pozwala sprawdzić stany magazynowe, zapotrzebowanie oraz rezerwacje. Ponadto umożliwia wykorzystanie mnożnika i analizy ABC/XYZ – towary można ułożyć od najbardziej rentownych do najmniej. Zamówienia z oddziałów potwierdzają się automatycznie i w określonych interwałach są przekazywane na magazyn.

2. Opanowanie problemu cięć kabli i przewodów

Kable i przewody są artykułami specyficznymi dla branży elektronicznej. Handlowiec musi wiedzieć, jakie dokładnie odcinki kablowe znajdują się na magazynie. Kable na bębnach są cięte na mniejsze odcinki według zamówień, ale końcowe 1-2 m pozostaje stratne. Zamiast tego oprogramowanie ERP pozwala na bieżąco śledzić stany bębnów kablowych, a handlowiec może zaoferować lepszą cenę za większą długość kabla i uniknąć kłopotliwych ścinek.

3. Kontrola nad zamówieniami

Moduł zamówień pozwala zapamiętywać i zarejestrować zamówienia sprzedaży na tak długo, aż produkt zejdzie ze stanu magazynowego. Dzięki temu śledzenie zużycia nietypowych lub rzadko kupowanych artykułów jest o wiele łatwiejsze. Co więcej, przekształcanie zamówień sprzedaży do wydań zewnętrznych automatycznie sprawdza dostępność towarów i porządkuje wydania zewnętrzne zgodnie z kontrahentami.

4. Pełny system raportowy

Informacje o kondycji firmy są kluczowe. Dlatego na bazie Business Intelligence Libry znajduje się ok. 200 raportów trafiających do różnych departamentów. Pełen monitoring pozwala zauważyć pewne trendy i się na nie przygotować, przykładowo klienci z wyprzedzeniem są informowani o nadchodzącej blokadzie za opóźnienia w płatnościach i limity kredytowe. Świadomość tego, co dzieje się w firmie działa na korzyść oraz buduje wizerunek niezawodnego, przewidywalnego i statecznego partnera.

5. Znaczące zwiększenie wydajności

Wielką zaletą systemu Comarch ERP XL jest opcja automatyzacji procesów, zwłaszcza związanych z obsługą dokumentów. Raz napisane dokumenty są przekształcane w inne, co oszczędza mnóstwo czasu. Wdrożenie komunikacji EDI także przyczyniło się do zwiększenia wydajności – dokumenty zawierające 200-300 pozycji wymagały 30 minut pracy, a dzisiaj to zadanie na kilkanaście sekund.

6. Samoobsługa pracownicza HRM

Moduł HRM to swoista „wisienka na torcie” i usprawnienie, które bezpośrednio dotyczy jakości pracy osób zatrudnionych. Śledzenie urlopów, grafików czy nieobecności nie wymaga kontaktu z przełożonymi, ponieważ wszystko odbywa się w aplikacji.

7. Możliwość rozwoju i rozbudowy

System Comarch ERP XL zaspokaja ogrom potrzeb pracowników Libry i pozwala firmie rozwijać się coraz dynamiczniej. Dzięki otwartości oprogramowania można łączyć je z innymi platformami, których specjalizacja w niektórych obszarach jest kluczowa dla firmy.

- Comarch ERP XL jest programem na tyle otwartym i elastycznym, że można podłączyć do niego naprawdę dużo rzeczy. Jeśli ma się dodatkowo zdolnego integratora, to można mnóstwo wycisnąć z tego oprogramowania - mówi Rafał Kujawa.

Wczoraj a jutro – postępy od wdrożenia

• Libra otworzyła 9 nowych oddziałów
• Firma zwiększyła trzykrotnie sprzedaż
• Wartość przeterminowań znacząco spadła
• Liczba nierotujących towarów spadła
• Libra finalizuje wdrożenie PIM (ang. Product Information Management, program do zarządzania informacją produktową)

To jednak nie wszystko, ponieważ Libra z niecierpliwością oczekuje kolejnych aktualizacji systemu Comarch ERP XL i z nadzieją patrzy w przyszłość. Wśród znaczących planów na najbliższe lata Rafał Kujawa wymienia technologię AI do planowania magazynu zamówień, uruchomienie dużej platformy B2B oraz wdrożenie programu DMS do elektronicznego obiegu dokumentów.

Dowiedz się więcej o systemie Comarch ERP XL