Business Process Management: korzyści z wdrożenia w każdej firmie

Usprawnij pracę w firmie dzięki systemowi Comarch BPM (dawniej Comarch DMS) automatyzując procesy biznesowe i obieg dokumentów.

Elastyczna konfiguracja procesów w ramach wbudowanej platformy low-code pozwala na dopasowanie systemu w prosty sposób do potrzeb każdej firmy, a możliwość pracy z urządzeń mobilnych sprawia, że wszystkie dokumenty i zadania dostępne są pod ręką z dowolnego miejsca.

Zapomnij o papierze oraz niejasnych procedurach i zapewnij efektywną prace w przedsiębiorstwie dzięki Comarch BPM

Zobacz demo Poznaj ceny

BPM to automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych

Comarch BPM uprawnia nie tylko sam obieg dokumentów ale też wpływa na wydajność i efektywność wielu innych procesów w różnych obszarach biznesowych firmy.

Elastyczność systemu Comarch BPM pozwala na wsparcie zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i obsługę nietypowych procesów biznesowych dzięki czemu możliwe jest wykorzystanie jednego systemu do usprawnienia procesów w wielu obszarach firmy.

Mobilny dostęp

Dostęp do dokumentów praktycznie z dowolnego miejsca dzięki możliwości pracy na aplikacjach mobilnych, przeglądarkach www i aplikacji desktop

Powiadomienia

Bądź zawsze na bieżąco ze zleconymi zdaniami dzięki systemowi powiadomień mobilnych i mailowych

Kontrola czasu

Sprawniejsza realizacja procesów poprzez definiowanie czasu na ich realizację, automatyczną eskalację i raportowanie informacji

Plartforma low-code

Twórz i zmieniaj firmowe procesy dzięki wbudowanemu graficznemu konfiguratorowi procesów

Współpraca z ERP

Rozszerz standardowe obszary systemu ERP o nowe procesy zachowując integrację danych

OCR

Zautomatyzuj proces wprowadzania faktur wykorzystując sprawdzone narzędzie Comarch OCR&KSeF

Elektroniczne archiwum

Wyeliminuj zagubione dokumenty rezygnując z papierowego obiegu na rzecz elektronicznego archiwum z pełnym dostępem do skanów i załączników

Ścieżki akceptacji

Zastosuj własne schematy obiegu dokumentów wraz z opcją wprowadzania reguł biznesowych i podpowiadaniem kolejnych kroków

Historia procesu

Zachowaj dostęp do pełnej informacji o procesie: osoby odpowiedzialne, czasy realizacji, komentarze i komplet danych

Document Management System (DMS)

Rewolucja w zarządzaniu firmowymi dokumentami

Jednym z najistotniejszych elementów systemu Comarch BPM jest obszar wspomagający zarządzanie dokumentami, zarówno w kontekście ich obiegu, jak i przechowywania oraz archiwizacji. Efektywne zarządzanie informacją to fundament sukcesu każdej organizacji, niezależnie od skali czy rodzaju działalności. Właśnie dlatego Comarch BPM łączy w sobie cechy uniwersalnego narzędzia do zarządzania procesami z systemem klasy Document Management System (DMS). Nasz system z funkcjami DMS to kompleksowe rozwiązanie, które eliminuje chaos związany z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów. Otwiera on drzwi do cyfrowej transformacji, pozwalając firmom zrewolucjonizować sposób, w jaki przetwarzają i przechowują kluczowe dane.

system dms, program do obiegu dokumentów

Wdrożenie nowoczesnego systemu zarządzania dokumentami oznacza koniec z zagubionymi plikami, długotrwałym poszukiwaniem informacji i nieefektywnym wykorzystaniem czasu pracowników. Dzięki DMS, każdy dokument – faktura, umowa czy korespondencja – jest natychmiastowo dostępny dla uprawnionych użytkowników, niezależnie od ich lokalizacji. Centralizacja danych w jednym miejscu gwarantuje spójność informacji i minimalizuje ryzyko błędów.

Obszar Document Management System w Comarch BPM został zaprojektowany tak, aby zoptymalizować każdy etap obiegu dokumentów w firmie. Od momentu stworzenia dokumentu, poprzez jego opis, akceptację, aż po bezpieczną archiwizację – wszystko odbywa się w cyfrowy, uporządkowany sposób. Automatyzacja procesów nie tylko oszczędza czas, ale także znacząco redukuje koszty operacyjne, eliminując potrzebę drukowania, skanowania i fizycznego przechowywania dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów

document management system dms

Zarówno dokumenty procesowane w ramach obiegów, jak i te otrzymane lub utworzone w firmie bez udziału systemu Workflow, powinny być efektywnie digitalizowane i archiwizowane. W Comarch BPM dostępny jest moduł Repozytorium, który odpowiada na te wymagania. Dzięki niemu katalogowanie, archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów staje się efektywne, zwłaszcza przy dużych ilościach dokumentów, z którymi niewątpliwie mierzy się większość przedsiębiorstw. Dlatego wybierając system klasy DMS warto pamiętać również o obszarze archiwum, który umożliwi przejście z przechowywania dokumentów w formie papierowej, w teczkach i segregatorach, na wersję elektroniczną, zapewniającą sprawna pracę i wysoki poziom bezpieczeństwa.

Repozytorium dokumentów

Inwestycja w system zarządzania dokumentami to inwestycja w przyszłość Twojej firmy. Zyskujesz nie tylko uporządkowany i bezpieczny obieg dokumentów, ale także narzędzie, które wspiera szybkie podejmowanie decyzji, poprawia współpracę między zespołami i pozwala skupić się na strategicznych celach biznesowych. Pozwól, aby nasz BPM z obszarem Document Management System przekształcił zarządzanie dokumentami w Twojej organizacji w efektywny i bezproblemowy proces.

Obszary biznesowe które usprawnia BPM w firmie

Ewidencja i akceptacja kosztów w firmie jest jednym z najczęściej digitalizowanych obszarów. Kontrola wydatków i szybka realizacja płatności to elementy, które są niezbędne dla prawidłowego działania przedsiębiorstw a wsparcie tego obszaru przez system obiegu dokumentów. Przykłady procesów w tym obszarze to:

Faktury kosztowe
Zapotrzebowania
Akceptacja płatności
Delegacje
Akceptacja dodatków i premii

Digitalizacja dokumentów i procesów w dziale kadrowym pozwala na szybkie i sprawne realizowanie m.in. spraw związanych z wnioskami pracowniczymi bez potrzeby mnożenia dokumentów papierowych. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

Wnioski urlopowe
Zgłoszenia wakatów
Zapisy na szkolenia
Oceny okresowe
Ewidencja umów

Uporządkowanie dokumentacji, która wpływa do firmy czy też jest ewidencjonowana na wewnętrzne potrzeby często stanowi wyzwanie. Digitalizując ten obszar przy pomocy Comarch BPM możliwe jest przejście na cyfrowe zarządzanie takimi procesami i uniknięcie zagubienia dokumentów czy opóźnienia ich realizacji. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

Obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej
Rejestr umów
Pełnomocnictwa
Wnioski na zarząd
Zarządzanie flotą

Przez dział IT przewija się codziennie wiele różnego typu spraw. Aby ujednolicić komunikację oraz uzyskać pełną kontrolę nad realizowanymi zgłoszeniami możliwe jest wykorzystanie Comarch BPM do tego celu. Przykładowe procesy w tym obszarze to:

System zgłoszeń
Nadawanie uprawnień
Realizacja zapotrzebowań na sprzęt
Zarządzanie zmianami w systemach

Zarządzanie jakością w firmie, niezależnie czy mówimy o wytwarzanych produktach, realizowanych usługach czy wewnętrznych procesach jest rzeczą niezwykle istotną, ale i wymagającą rzetelnej ewidencji i możliwości szybkiego dostosowywania się do zmian. Przykłady procesów w tym obszarze to:

Wnioski racjonalizatorskie,
Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych
Raport 8D
Kontrola jakości wyrobu

Elastyczność Comarch BPM umożliwia budowanie dowolnych, własnych obiegów dokumentów i procesów dzięki czemu w ramach jednej platformy oprócz standardowych obiegów jak np. faktura, można realizować zadania nietypowe, dostosowane do specyfiki konkretnej firmy. Przykładami takich procesów są:

Zarządzanie produktem
Akceptacja limitu kredytowego
Ocena dostawców
Zgłoszenia serwisowe

Zarządzanie procesami poprzez platformę low-code

Comarch BPM to platforma low-code, która pozwala w prosty i elastyczny sposób tworzyć procesy umożliwiające digitalizację wielu obszarów w firmie. Wbudowany graficzny konfigurator pozwala na zarządzanie procesami bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy z zakresu programowania. Dzięki temu rozbudowa systemu i wdrażanie nowych obiegów dokumentów może być realizowane we własnym zakresie.

program dms - oprogramowanie do obiegu dokumentów - Zarządzanie procesami poprzez platformę low-code

Każdy proces składa się ze schematu oraz dowolnie zdefiniowanej karty obiegu czyli listy różnego typu pól, które są uzupełniane ręcznie lub automatycznie na poszczególnych krokach obiegu dokumentów w firmie. Sama ścieżka przepływu informacji i akceptacji tworzona jest w prosty sposób z wykorzystaniem metody drag&drop i łączenia kroków. Dla każdego z etapów procesu istnieje możliwość określenia widoczności czy wymagalności danych a także warunków przekazania, za pomocą których możliwe jest odzwierciedlenie firmowych reguł biznesowych (np. macierze akceptacji). Wszystko to pozwala na odzwierciedlenie w systemie dowolnego firmowego obiegu dokumentów.

Właściwości i składowe Comarch BPM

OCR
Szybsze wprowadzanie faktur dzięki OCR
Comarch BPM umożliwia optymalizację procesu wprowadzania faktur dzięki usłudze Comarch OCR&KSeF. Dane z dokumentów są automatycznie rozpoznawane i wprowadzane do obiegu przez najnowsze technologie oparte o algorytmy sztucznej inteligencji (AI/ML), które z jednej strony przyśpieszą ten proces a z drugiej strony pozwolą na ograniczenie liczby potencjalnych błędów.
Co istotne, Comarch BPM posiada funkcje, które umożliwiają przetwarzanie faktur niezależnie od sposobu ich otrzymania:
- Automatyczne pobieranie zeskanowanych dokumentów z katalogów
- Bezpośrednie połączenie ze skanerem
- Pobieranie załączników z wiadomości e-mail
- Przetwarzanie danych na podstawie zdjęć wykonanych w aplikacji mobilnej
Więcej informacji o usłudze Comarch OCR&KSeF
Mobilność
Mobilny obieg dokumentów
Praca z firmowymi dokumentami i zadaniami dzięki Comarch BPM jest możliwa z dowolnego miejsca co pozwala na uniknięcie niepotrzebnych opóźnień w procesie. Niezależnie czy pracownik znajduje się w biurze, na pracy zdalnej czy w pociągu podczas delegacji system zapewnia mu stały dostęp do informacji dzięki możliwości pracy na jednej z 4 platform:
- Aplikacja desktop
- Przeglądarka www
- Aplikacja iOS
- Aplikacja Android
Szerokie możliwości w zakresie dostępu pozwalają osobom odpowiedzialnym za dany krok procesu na akceptowanie i odrzucanie dokumentu, uzupełnienie niezbędnych danych czy też wprowadzanie zupełnie nowych dokumentów bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystają.
Analiza
Analiza realizowanych procesów
Informacje o bieżących oraz archiwalnych dokumentach i zadaniach są dostępne dla użytkowników już z poziomu czytelnej listy dokumentów. Rozszerzeniem tych informacji jest wbudowany moduł raportowania, który pozwala na zaprezentowanie danych w postaci tabel, diagramów i wykresów. Dzięki temu w szybki sposób można przeanalizować zarówno zbiorcze i globalne informacje jak i szczegółowe zestawienia dotyczące konkretnych spraw.
W ramach standardowych raportów dostępne są informacje o przeterminowanych zadaniach czy ilości dokumentów w podziale na pracowników i etapy. Dodatkowo system posiada wbudowany kreator raportów, w ramach którego można przygotować dowolne własne zestawienia np. niezakończone faktury z poprzedniego miesiąca na potrzeby VAT.
Integracja z ERP
Współpraca z systemami ERP
Elektroniczny obieg dokumentów bardzo często stanowi rozszerzenie klasycznego systemu ERP. Comarch BPM może zarówno uzupełniać standardowe procesy jak i wspierać pracę w obszarach wykraczających poza klasyczny zakres ERP bez potrzeby zakupu specjalistycznych, dedykowanych systemów.
Nasze rozwiązanie jest częścią oferty Comarch ERP 4.0, w związku z czym współpraca z systemami Comarch ERP Optima, XL, Enterprise i Altum jest standardowym elementem Comarch BPM. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie problematycznych instalacji, konfiguracji czy synchronizacji danych na rzecz bezpośredniej współpracy modułów w trybie online. Wykorzystując te same słowniki danych (np. kontrahenci, towary) czy generując przeprocesowane dokumenty do ERP możliwe jest zapewnienie spójności danych bez niepotrzebnego duplikowania i przepisywania informacji. Dodatkowo szerokie możliwości konfiguracyjne pozwalają na proste rozszerzanie współpracy na linii DMS-ERP.
Comarch BPM może również współpracować z zewnętrznymi rozwiązaniami w ramach wersji Standalone.
Robotyzacja
Automatyzacja i robotyzacja procesów
System Comarch BPM pozwala na optymalizację i automatyzację pracy w ramach elektronicznego obiegu dokumentów i procesów. Począwszy od automatycznego wprowadzania i uzupełniania faktur przez usługę Comarch OCR&KSeF, poprzez mechanizmy sztucznej inteligencji podpowiadające kolejne kroki w procesie kończąc na automatycznym przekazaniu dokumentów do kolejnych etapów. Szeroki zakres funkcjonalny wraz z elastycznością i zastosowaniem firmowych reguł sprawia, że w systemie wykonywane są tylko niezbędne działania z pominięciem zbędnych kroków.
Robotyzacja procesów