Business Process Management: korzyści z wdrożenia w każdej firmie

Usprawnij pracę w firmie dzięki systemowi Comarch BPM (dawniej Comarch DMS) automatyzując procesy biznesowe i obieg dokumentów.

Elastyczna konfiguracja procesów w ramach wbudowanej platformy low-code pozwala na dopasowanie systemu w prosty sposób do potrzeb każdej firmy, a możliwość pracy z urządzeń mobilnych sprawia, że wszystkie dokumenty i zadania dostępne są pod ręką z dowolnego miejsca.

Zapomnij o papierze oraz niejasnych procedurach i zapewnij efektywną prace w przedsiębiorstwie dzięki Comarch BPM

Zobacz demo

BPM to automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych

Comarch BPM uprawnia nie tylko sam obieg dokumentów ale też wpływa na wydajność i efektywność wielu innych procesów w różnych obszarach biznesowych firmy.

Elastyczność systemu Comarch BPM pozwala na wsparcie zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i obsługę nietypowych procesów biznesowych dzięki czemu możliwe jest wykorzystanie jednego systemu do usprawnienia procesów w wielu obszarach firmy.

Mobilny dostęp

Dostęp do dokumentów praktycznie z dowolnego miejsca dzięki możliwości pracy na aplikacjach mobilnych, przeglądarkach www i aplikacji desktop

Powiadomienia

Bądź zawsze na bieżąco ze zleconymi zdaniami dzięki systemowi powiadomień mobilnych i mailowych

Kontrola czasu

Sprawniejsza realizacja procesów poprzez definiowanie czasu na ich realizację, automatyczną eskalację i raportowanie informacji

Plartforma low-code

Twórz i zmieniaj firmowe procesy dzięki wbudowanemu graficznemu konfiguratorowi procesów

Współpraca z ERP

Rozszerz standardowe obszary systemu ERP o nowe procesy zachowując integrację danych

OCR

Zautomatyzuj proces wprowadzania faktur wykorzystując sprawdzone narzędzie Comarch OCR&KSeF

Elektroniczne archiwum

Wyeliminuj zagubione dokumenty rezygnując z papierowego obiegu na rzecz elektronicznego archiwum z pełnym dostępem do skanów i załączników

Ścieżki akceptacji

Zastosuj własne schematy obiegu dokumentów wraz z opcją wprowadzania reguł biznesowych i podpowiadaniem kolejnych kroków

Historia procesu

Zachowaj dostęp do pełnej informacji o procesie: osoby odpowiedzialne, czasy realizacji, komentarze i komplet danych

Document Management System (DMS)

Rewolucja w zarządzaniu firmowymi dokumentami

Jednym z najistotniejszych elementów systemu Comarch BPM jest obszar wspomagający zarządzanie dokumentami, zarówno w kontekście ich obiegu, jak i przechowywania oraz archiwizacji. Efektywne zarządzanie informacją to fundament sukcesu każdej organizacji, niezależnie od skali czy rodzaju działalności. Właśnie dlatego Comarch BPM łączy w sobie cechy uniwersalnego narzędzia do zarządzania procesami z systemem klasy Document Management System (DMS). Nasz system z funkcjami DMS to kompleksowe rozwiązanie, które eliminuje chaos związany z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentów. Otwiera on drzwi do cyfrowej transformacji, pozwalając firmom zrewolucjonizować sposób, w jaki przetwarzają i przechowują kluczowe dane.

system dms, program do obiegu dokumentów

Wdrożenie nowoczesnego systemu zarządzania dokumentami oznacza koniec z zagubionymi plikami, długotrwałym poszukiwaniem informacji i nieefektywnym wykorzystaniem czasu pracowników. Dzięki DMS, każdy dokument – faktura, umowa czy korespondencja – jest natychmiastowo dostępny dla uprawnionych użytkowników, niezależnie od ich lokalizacji. Centralizacja danych w jednym miejscu gwarantuje spójność informacji i minimalizuje ryzyko błędów.

Obszar Document Management System w Comarch BPM został zaprojektowany tak, aby zoptymalizować każdy etap obiegu dokumentów w firmie. Od momentu stworzenia dokumentu, poprzez jego opis, akceptację, aż po bezpieczną archiwizację – wszystko odbywa się w cyfrowy, uporządkowany sposób. Automatyzacja procesów nie tylko oszczędza czas, ale także znacząco redukuje koszty operacyjne, eliminując potrzebę drukowania, skanowania i fizycznego przechowywania dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów

document management system dms

Zarówno dokumenty procesowane w ramach obiegów, jak i te otrzymane lub utworzone w firmie bez udziału systemu Workflow, powinny być efektywnie digitalizowane i archiwizowane. W Comarch BPM dostępny jest moduł Repozytorium, który odpowiada na te wymagania. Dzięki niemu katalogowanie, archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów staje się efektywne, zwłaszcza przy dużych ilościach dokumentów, z którymi niewątpliwie mierzy się większość przedsiębiorstw. Dlatego wybierając system klasy DMS warto pamiętać również o obszarze archiwum, który umożliwi przejście z przechowywania dokumentów w formie papierowej, w teczkach i segregatorach, na wersję elektroniczną, zapewniającą sprawna pracę i wysoki poziom bezpieczeństwa.

Repozytorium dokumentów

Zarządzanie procesami poprzez platformę low-code

Comarch BPM to platforma low-code, która pozwala w prosty i elastyczny sposób tworzyć procesy umożliwiające digitalizację wielu obszarów w firmie. Wbudowany graficzny konfigurator pozwala na zarządzanie procesami bez potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy z zakresu programowania. Dzięki temu rozbudowa systemu i wdrażanie nowych obiegów dokumentów może być realizowane we własnym zakresie.

program dms - oprogramowanie do obiegu dokumentów - Zarządzanie procesami poprzez platformę low-code

Każdy proces składa się ze schematu oraz dowolnie zdefiniowanej karty obiegu czyli listy różnego typu pól, które są uzupełniane ręcznie lub automatycznie na poszczególnych krokach obiegu dokumentów w firmie. Sama ścieżka przepływu informacji i akceptacji tworzona jest w prosty sposób z wykorzystaniem metody drag&drop i łączenia kroków. Dla każdego z etapów procesu istnieje możliwość określenia widoczności czy wymagalności danych a także warunków przekazania, za pomocą których możliwe jest odzwierciedlenie firmowych reguł biznesowych (np. macierze akceptacji). Wszystko to pozwala na odzwierciedlenie w systemie dowolnego firmowego obiegu dokumentów.

Właściwości i składowe Comarch BPM

OCR
Szybsze wprowadzanie faktur dzięki OCR
Comarch BPM umożliwia optymalizację procesu wprowadzania faktur dzięki usłudze Comarch OCR&KSeF. Dane z dokumentów są automatycznie rozpoznawane i wprowadzane do obiegu przez najnowsze technologie oparte o algorytmy sztucznej inteligencji (AI/ML), które z jednej strony przyśpieszą ten proces a z drugiej strony pozwolą na ograniczenie liczby potencjalnych błędów.
Co istotne, Comarch BPM posiada funkcje, które umożliwiają przetwarzanie faktur niezależnie od sposobu ich otrzymania:
- Automatyczne pobieranie zeskanowanych dokumentów z katalogów
- Bezpośrednie połączenie ze skanerem
- Pobieranie załączników z wiadomości e-mail
- Przetwarzanie danych na podstawie zdjęć wykonanych w aplikacji mobilnej
Więcej informacji o usłudze Comarch OCR&KSeF
Mobilność
Mobilny obieg dokumentów
Praca z firmowymi dokumentami i zadaniami dzięki Comarch BPM jest możliwa z dowolnego miejsca co pozwala na uniknięcie niepotrzebnych opóźnień w procesie. Niezależnie czy pracownik znajduje się w biurze, na pracy zdalnej czy w pociągu podczas delegacji system zapewnia mu stały dostęp do informacji dzięki możliwości pracy na jednej z 4 platform:
- Aplikacja desktop
- Przeglądarka www
- Aplikacja iOS
- Aplikacja Android
Szerokie możliwości w zakresie dostępu pozwalają osobom odpowiedzialnym za dany krok procesu na akceptowanie i odrzucanie dokumentu, uzupełnienie niezbędnych danych czy też wprowadzanie zupełnie nowych dokumentów bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystają.
Analiza
Analiza realizowanych procesów
Informacje o bieżących oraz archiwalnych dokumentach i zadaniach są dostępne dla użytkowników już z poziomu czytelnej listy dokumentów. Rozszerzeniem tych informacji jest wbudowany moduł raportowania, który pozwala na zaprezentowanie danych w postaci tabel, diagramów i wykresów. Dzięki temu w szybki sposób można przeanalizować zarówno zbiorcze i globalne informacje jak i szczegółowe zestawienia dotyczące konkretnych spraw.
W ramach standardowych raportów dostępne są informacje o przeterminowanych zadaniach czy ilości dokumentów w podziale na pracowników i etapy. Dodatkowo system posiada wbudowany kreator raportów, w ramach którego można przygotować dowolne własne zestawienia np. niezakończone faktury z poprzedniego miesiąca na potrzeby VAT.
Integracja z ERP
Współpraca z systemami ERP
Elektroniczny obieg dokumentów bardzo często stanowi rozszerzenie klasycznego systemu ERP. Comarch BPM może zarówno uzupełniać standardowe procesy jak i wspierać pracę w obszarach wykraczających poza klasyczny zakres ERP bez potrzeby zakupu specjalistycznych, dedykowanych systemów.
Nasze rozwiązanie jest częścią oferty Comarch ERP 4.0, w związku z czym współpraca z systemami Comarch ERP Optima, XL, Enterprise i Altum jest standardowym elementem Comarch BPM. Dzięki temu możliwe jest uniknięcie problematycznych instalacji, konfiguracji czy synchronizacji danych na rzecz bezpośredniej współpracy modułów w trybie online. Wykorzystując te same słowniki danych (np. kontrahenci, towary) czy generując przeprocesowane dokumenty do ERP możliwe jest zapewnienie spójności danych bez niepotrzebnego duplikowania i przepisywania informacji. Dodatkowo szerokie możliwości konfiguracyjne pozwalają na proste rozszerzanie współpracy na linii DMS-ERP.
Comarch BPM może również współpracować z zewnętrznymi rozwiązaniami w ramach wersji Standalone.
Robotyzacja
Automatyzacja i robotyzacja procesów
System Comarch BPM pozwala na optymalizację i automatyzację pracy w ramach elektronicznego obiegu dokumentów i procesów. Począwszy od automatycznego wprowadzania i uzupełniania faktur przez usługę Comarch OCR&KSeF, poprzez mechanizmy sztucznej inteligencji podpowiadające kolejne kroki w procesie kończąc na automatycznym przekazaniu dokumentów do kolejnych etapów. Szeroki zakres funkcjonalny wraz z elastycznością i zastosowaniem firmowych reguł sprawia, że w systemie wykonywane są tylko niezbędne działania z pominięciem zbędnych kroków.
Robotyzacja procesów