#03 EZD – system czy model?

Poza procesami front-office, ważnym elementem transformacji cyfrowej każdej organizacji jest elektronizacja procesów wewnętrznych, czyli procesów back-office. W kontekście polskiej administracji sfera ta jest wciąż w dużym stopniu zdominowana przez „papierowy matrix”, co sprawia, że budowa spójnej „e-administracji” stanowi duże wyzwanie.

Zgodnie z projektem Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 roku, kluczowym działaniem oraz swoistym „e-lekarstwem” na problem powinno być upowszechnienie EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją. EZD staje się coraz bardziej popularne, ale jeżeli zapytać, czym właściwie jest, to często padają rozbieżne odpowiedzi. A na system EZD można patrzeć z różnych perspektyw.

Systemy klasy EZD

Najczęściej wskazuje się, że EZD to przede wszystkim system teleinformatyczny wspomagający pracę podmiotów publicznych. Takie założenie opiera się na definicji z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 2011 r.[i], według której system EZD to system teleinformatyczny „do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.”

Był to pierwszy akt prawny, który otworzył administracji drogę do wykonywania i dokumentowania działań w sposób elektroniczny – przy użyciu tak zdefiniowanego systemu EZD. Patrząc na system EZD z perspektywy rozwiązania informatycznego, nie istnieje jeden uniwersalny system EZD, lecz wiele systemów klasy EZD. Jak wskazuje GUS, aż 75% wykorzystywanych w administracji publicznej systemów klasy EZD w 2024 r. to systemy niepubliczne.[ii] Takim systemem szeroko rozpowszechnionym w administracji różnego szczebla jest Comarch EZD.

Wybierając system klasy EZD, najlepiej opierać się na sprawdzonych rozwiązaniach, ponieważ nie każdy system dostępny na rynku system, pozwalający zarządzać dokumentacją, spełnia wszystkie wymagania prawne stawiane systemowi EZD. Na rynku rozwiązań - Funkcjonują też tzw. systemy EOD (do elektronicznego obiegu dokumentów), które wspomagają papierowe zarządzenie dokumentacją, ale w odróżnieniu od systemów klasy EZD nie pozwalają archiwizować elektronicznych akt spraw, co jest kluczowe z punktu widzenia działalności podmiotów publicznych. W przyszłości, w kolejnych odcinkach naszego cyklu, bliżej przyjrzymy się wymaganiom dla systemu klasy EZD. Warto je znać, zwłaszcza w kontekście zapowiedzi Ministerstwa Cyfryzacji, że jeszcze w tym roku ma zostać uchwalona ustawa, która wprowadzi obowiązek dla podmiotów publicznych posiadania systemu klasy EZD od 1 stycznia 2028 r.[iii] Będzie to pierwszy krok w realizacji zapisów z projektu Strategii Cyfryzacji do 2035 r., która m.in. zakłada:

„Wprowadzenie obowiązku wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją przez podmioty publiczne przy użyciu systemów teleinformatycznych klasy EZD.”[iv]

Zupełnie inna perspektywa

Tak zdefiniowany jak wyżej cel wskazuje na inną perspektywę, przez którą należy patrzeć na EZD. Do skutecznego zbudowania „e-administracji” konieczne jest nie tylko wyposażenie instytucji publicznych w odpowiednie narzędzie (system klasy EZD), ale przede wszystkim doprowadzenie do sytuacji wykorzystywania go na szeroką skalę i zgodnie z przepisami prawa. Bardziej adekwatnym podejściem jest zatem traktowanie EZD jako elektronicznego modelu (sposobu) pracy z dokumentami. Cytowany wyżej zapis Strategii wyraźnie wskazuje, że system klasy EZD ma być środkiem do celu, jakim jest obowiązek stosowania/realizacji EZD, czyli tak naprawdę prowadzenia elektronicznych akt spraw i ich elektronicznej archiwizacji.

Na taką perspektywę wskazuje też ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W art. 6 ust. 1a EZD określane jest jako system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego spełniającego określone wymagania. Porównując definicję z rozporządzenia i ustawy widać wyraźnie inne rozłożenie akcentów.

System teleinformatyczny, a może coś więcej?

Spojrzenie „funkcjonalne” pozwala uchwycić właściwą istotę EZD. Trzeba sobie zdawać sprawę, że samo wdrożenie systemu klasy EZD nie oznacza automatycznie, że podmiot działa w EZD. Kluczowe jest wprowadzenie EZD jako podstawowego modelu pracy w instytucji, co jest przedsięwzięciem o wiele bardziej złożonym i nie stricte informatycznym. Wymaga szerokiego zaangażowania kierownictwa podmiotu ze względu na potrzebę wprowadzenia odpowiednich zmian organizacyjnych i procesowych. Bardzo ważne jest, aby były one poprzedzone pracami analitycznym (np. funkcjonowanie nowego obiegu dokumentacji, rodzaje spraw prowadzonych elektroniczne) oraz wprowadzeniem odpowiednich regulacji wewnętrznych. Im bardziej urząd zainfekowany jest „papierowym matrixem” tym bardziej należy przygotować się do tej „e-kuracji”.

Brak przygotowania często skutkuje tym, że pracownicy mimo klikania w systemie i zakładania w nim spraw wcale nie realizują idei EZD. W dalszym ciągu muszą drukować dokumentację do teczek papierowych i w tej postaci ją archiwizować. Wejście na wyższy poziom cyfrowej dojrzałości w sferze wewnętrznej wymaga zrozumienia przez pracowników administracji na czym polega EZD w praktyce. To nie tylko poznanie kolejnego systemu teleinformatycznego, ale zmiana modelu pracy i sposobu zarządzania dokumentacją. Istotne jest zatem posiadanie know-how jak to zrobić.

O tym, co trzeba w tym zakresie wiedzieć, aby skutecznie „działać” w EZD już za dwa tygodnie.

Warto zapamiętać:

1. EZD najczęściej kojarzone jest z system teleinformatycznym pozwalającym prowadzić elektroniczne akta spraw.
   
   
2. System musi spełniać określone wymagania prawne i wszystkie systemy je spełniające określane są zbiorczo jako systemy klasy EZD. Comarch EZD jest systemem klasy EZD.
   
   
3. Jeszcze w tym roku Ministerstwo Cyfryzacji planuje wprowadzić obowiązek posiadania systemu klasy EZD przez podmioty publiczne od 1 stycznia 2028 r.
   
   
4. Ustawa archiwalna wskazuje, że system teleinformatyczny (klasy EZD) jest narzędziem pozwalającym realizować EZD rozumiane jako sposób działania – model pracy z dokumentami w postaci elektronicznej.
   
   
5. Wprowadzenie EZD nie sprowadza się jedynie do wdrożenia systemu klasy EZD w organizacji, ale przede wszystkim do konieczności implementacji szeregu zmian organizacyjno-prawnych i dostosowania procesów wewnętrznych do pracy z elektroniczną dokumentacją.
    

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD

 
[i] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
[ii] GUS: „Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w jednostkach administracji publicznej w 2024 r.”
[iii] Zapowiedź z 12.06.2025 r. na konsultacjach społecznych Ministerstwa Cyfryzacji „Rok 2025: przyspieszenie w cyfryzacji”
[iv] Projekt Strategii Cyfryzacji Polski do 2035 r. (str. 81)