Platforma Elektronicznej Obsługi Spraw w urzędzie

Informatyzacja instytucji sektora publicznego to jedno z najważniejszych wyzwań w administracji rządowej i samorządowej, które wymaga nieustannych inwestycji związanych z podnoszeniem jakości i bezpieczeństwa świadczonych usług publicznych przy użyciu nowoczesnych technologii.

Zgodnie z Programem Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, naczelnym wyzwaniem dotyczącym informatyzacji administracji publicznej jest budowa cyfrowego Państwa, na które składać się będą cyfrowe urzędy. Urząd ukierunkowany jest przede wszystkim na obsługę różnych spraw obywateli. Cyfrowy urząd to zatem elektroniczny sposób obsługi spraw interesantów, na który składają się:

  • cyfrowe dokumenty przetwarzane w ramach spraw
  • cyfrowe procesy obsługi spraw
  • cyfrowe informacje wykorzystane w obsłudze spraw

Celem głównym programu cyfryzacji usług każdego miasta powinno być wdrożenie Platformy Elektronicznej Obsługi Spraw (Comarch EOS), czyli przygotowanie docelowo w pełni cyfrowego urzędu, który stanowi zbiór zestandaryzowanych e-usług świadczonych dla mieszkańców oraz umożliwia obsługę spraw realizowanych przez pracowników urzędu.

Cyfrowy Urząd w chmurze Comarch

Cyfrowy Urząd to rozwiązanie teleinformatyczne, dzięki któremu można załatwić sprawę on-line. System realizuje wszelkie czynności za pomocą e-usług - począwszy od wszczęcia postępowania, przez kontakt z urzędnikiem, kończąc na wydaniu decyzji administracyjnej w postaci elektronicznej. Dzięki możliwości potwierdzania tożsamości użytkowników oraz wdrożonych standardów i mechanizmów bezpieczeństwa system jest zgodny z wymaganiami ustawodawcy co do sposobu funkcjonowania i realizacji e-usług w administracji publicznej przez Internet. Rozwiązanie oparte jest o wymianę danych pomiędzy systemami biorącymi udział w obsłudze sprawy, których źródłem są dane dokumentów elektronicznych. Metadane dokumentów stanowią bazę dla cyfryzacji procesów obsługi spraw, cyfryzacji rejestrów publicznych i ich sprawnej aktualizacji, a tym samym są warunkiem dostępu do wiarygodnych informacji podczas podejmowania decyzji administracyjnych.  elektroniczna obsługa spraw

Platforma Comarch EOS umożliwia realizację e-usług 4 i 5 poziomu dojrzałości oraz cyfrowych procesów poprzez zastosowanie katalogu usług i aplikacji:

Comarch e-Urząd – to jednocześnie narzędzie i zestaw usług do realizacji zobowiązań ustawowych drogą elektroniczną. Dzięki czemu możliwe jest składanie wniosków, odbiór dokumentów, regulowanie płatności oraz sprawdzanie informacji o sprawach. Modułowa budowa zapewnia elastyczność rozwiązania i pełne dopasowanie do istniejących potrzeb. W systemie rejestracja Interesanta w Comarch e-Urząd odbywa się z wykorzystaniem Profilu Zaufanego.

Zalogowany do systemu użytkownik ma dostęp w szczególności do następujących usług: 

  • Dostęp do danych zgromadzonych w Profilu Interesanta;
  • Platforma Comarch e-Urząd może być wzbogacona o ChatBot zapewniający wsparcie klienta w kontakcie z urzędem. 
  • Skorzystanie z udostępnionych w Katalogu Usług Publicznych (KUP) usług i wypełnienia formularzy elektronicznych udostępnionych w ramach poszczególnych usług. KUP jest dostępne dla obywateli, przedsiębiorców oraz instytucji i urzędów.
  • Dostępne trzy metody dostarczenia dokumentów do urzędu:
    • Załatwienie sprawy przez Platformę (wypełnienie dokumentu dla zalogowanych użytkowników)
    • Załatwienie sprawy przez ePUAP (przejście do usługi i formularza na platformie ePUAP)
    • Załatwienie sprawy w urzędzie (wypełnienie dokumentu elektronicznego, wydrukowanie z kodem kreskowym i dostarczenie do urzędu lub pobranie dokumentu, wypełnienie poza systemem i dostarczenie do urzędu)
  • Comarch e-Urząd umożliwia również wniesienie należnej opłaty, sprawdzenie stanu sprawy, uzupełnienie już przesłanych dokumentów, odebranie decyzji administracyjnej (jeżeli będzie wydana) lub pisma wystosowanego w realizowanej sprawie.

Comarch EZD Cloud – zarządzanie dokumentami w chmurze – kluczowy element informatyzacji umożliwiający wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwienia sprawy oraz gromadzenie i archiwizację dokumentów elektronicznych. Wybrane aspekty pracy w systemie:

  • Obsługa korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej, poprzez rejestrację, dekretację i zarządzanie obiegiem, sprawami, rejestrami, modułem informującym o realizacji poszczególnych terminów oraz przekazywanie spraw i dokumentów do archiwum.
  • Implementacja procesów biznesowych – system posiada wbudowany graficzny moduł definiowania procesów w notacji BPMN pozwalając na modelowanie przebiegu dokumentów takich jak np. faktura.
  • Budowanie aplikacji bez kodowania za pomocą techniki Low Code i edytora formularzy – co oznacza, że pracownik instytucji może samodzielnie tworzyć kolejne procesy i aplikacje bez zaawansowanej wiedzy z zakresu języków programowania, a docelowo w łatwy sposób usprawniać działanie struktury organizacyjnej.
  • System wspomaga wspólną pracę i komunikację pomiędzy użytkownikami. System jest całkowicie dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, co umożliwia realizację zadań w trybie zdalnym.
  • Bezpieczeństwo systemu - wbudowany system uprawnień umożliwia pracownikom wgląd tylko w dokumenty i decyzje należące do ich domeny pracy a osobom koordynującym pracę działu - równomierny podział zadań między podległych pracowników, podjęcie istotnych decyzji, przekazanie sprawy do innego działu.
  • Podłączanie urządzeń i obsługa podpisów PADES/XADES – używanie zintegrowanej aplikacji Comarch INK – umożliwia podłączanie urządzeń zewnętrznych do aplikacji www, skanowanie, obsługę plików i kodów kreskowych;
  • Integracja z Węzłem Krajowym poprzez wykorzystanie zintegrowanej aplikacji Comarch PZ Broker;
  • Integracja z usługą e-Doręczenia - zapewnienie wymiany przesyłek między systemem EZD a centralną platformą Ministerstwa Cyfryzacji 
  • Integracja z systemem ERP - zaawansowane API umożliwia integrację z systemem ERP
  • System jest przygotowany do obsługi spółek, które stosują wieloosobową reprezentację.

Aplikacje procesowe (oparte o Silnik BPM) – wbudowane narzędzie do tworzenia aplikacji procesowych za pośrednictwem graficznego interfejsu użytkownika. Dzięki temu możliwe jest budowanie aplikacji procesowych takich jak: obieg faktur zakupowych, wniosków: pracowniczych, dotyczących postępowań PZP, zakupów i zamówień, obsługa umów, innych dokumentów księgowych.

Dostępne aplikacje procesowe:

  • Obsługa faktur zakupowych – aplikacja umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami księgowymi;
  • Obsługa zapotrzebowań i budżetowanie wydatków – aplikacja usprawnia procesowanie zapotrzebowania w organizacji, tj: zakładanie i anulowanie zapotrzebowania wykrywanie duplikatów zapotrzebowań, możliwość kontroli budżetu;
  • Procesowanie/obieg umów – aplikacja umożliwia zarządzanie dokumentem w systemie – obieg umowy rozpoczyna się od prostej rejestracji w kancelarii, przechodzi przez proces dekretacji i odbiorze przez uprawnionego pracownika, kończy się na przekazaniu dokumentu do akceptacji i wysyłki;
  • Obsługa wniosków szkoleniowych – za pomocą prostego formularza pracownik może wypełnić wniosek o szkolenie i przekazać do akceptacji swojemu kierownikowi;
  • Obsługa wniosków urlopowych – za pomocą prostego formularza pracownik może wypełnić wniosek z zaplanowanym urlopem i przekazać do decyzji swojemu kierownikowi;
  • Rozliczanie delegacji – zarówno krajowych jak i zagranicznych wraz z możliwością podpinania faktur oraz innych dokumentów związanych z delegacją.

Comarch INK – jest to rozwiązanie umożliwiające integrację aplikacji webowych z lokalnymi zasobami komputera. Komponent posiada API, dzięki któremu uzyskujemy dostęp z aplikacji www do elementów/zasobów, które nie są dostępne z poziomu przeglądarki.

Rozwiązanie umożliwia:

  • obsługę podpisu elektronicznego w formacie XADES i PADES (wraz z graficzną wizualizacją). Integracja m.in. z certyfikatami kwalifikowanymi, polskimi eDowodami (PL.ID), mobilnymi podpisami kwalifikowanymi. Moduł obsługuje również podpisy niekwalifikowane;
  • skanowanie dokumentów – Integracja ze skanerami poprzez protokoły WIA oraz TWAIN. Skanowanie dokumentów do różnych formatów m.in. JPG, PDF, możliwość prostej edycji skanu, tj. przycinanie, obracanie, zmiana schematu kolorów itp.
  • obsługę edytora plików EZD – jako komponent dziedzinowy na potrzeby EZD pozwala m.in. na automatyzację aktualizacji edytowanych dokumentów przez użytkowników np. w aplikacji www użytkownik ma możliwość edycji pliku DOCX. Gdy użytkownik zapisze zmiany w pliku to zaktualizowany dokument automatycznie jest wysyłany do bazy danych systemu EZD, gdzie pojawia się jako nowa wersja dokumentu.

Comarch PZ Broker - aplikacja udostępniająca prostą integrację z dostawcą tożsamości Węzeł Krajowy (login.gov.pl). Węzeł Krajowy pozwala pozyskać wiarygodne dane osobowe użytkowników (na różnym konfigurowalnym poziomie zaufania – zgodnie z rozporządzeniem EIDAS) m.in. z Profilu Zaufanego, polskich banków, certyfikatu kwalifikowanego.

Integracja z PZ Brokerem jest bardzo prosta dla systemów zewnętrznych www i polega na przekierowaniu użytkownika na odpowiedni URL.

e-Wizyta – to usługa, która umożliwia odbycie wizyty w urzędzie w wygodny i bezpieczny sposób, bez wychodzenia z domu. System odwzorowuje znany zarówno klientom, jak i urzędnikom sposób obsługi spraw.

Dostępne usługi:

  • Rejestracja na e-Wizytę podając podstawowe dane i otrzymanie emaila z potwierdzeniem i linkiem do rozmowy online.
  • W celu załatwienia sprawy w dniu zarezerwowanej e-Wizyty użytkownik klika w link do rozmowy o umówionej godzinie i łączy się z pracownikiem urzędu.
  • W systemie fakt dostępności użytkownika jest notyfikowany, a konsultant rozpoczyna rozmowę.

E-learning – Comarch e-Profesor umożliwia dostęp do katalogu szkoleń informatycznych obejmujących zakres tematyczny:

  • Bezpieczeństwo systemów informatycznych, cybersecurity;
  • Dostęp do webinariów z zakresu EZD, e-Urząd;
  • Zarządzanie projektami informatycznymi;
  • Dobre praktyki wdrożeniowe;
  • Szkolenia dla studentów – platforma EZD wspierająca proces nauki studentów różnych kierunków, w szczególności ekonomicznych i administracyjnych dając im szansę na poznanie narzędzia usprawniającego pracę urzędu.

Dodatkowo:

  • System umożliwia przeprowadzanie ankiet i testów po odbytych szkoleniach;
  • System może być wdrażany jako platforma e-learningowa do prowadzenia dedykowanych szkoleń podczas realizacji projektu.

Dla kogo przeznaczony jest system Comarch EOS?

Urzędy – dla których wdrożenie Systemu powinno umożliwić cyfryzację obsługi spraw usprawniając ich pracę (przyjazny interfejs, procesowość, zgodność z przepisami prawa). System powinien usprawnić szczególnie obsługę spraw złożonych, gdzie występuje kilkukrotna komunikacja z klientem lub też, które wymagają użycia różnych systemów w ich obsłudze (np. systemu EZD, F-K, SD). Dzięki systemowi możliwe jest zwiększenie efektywności działania urzędu. Dla zarządzających miastem oznacza to przede wszystkim niższe koszty, większe wpływy, lepsze wykorzystywanie zasobów oraz lepszy nadzór i kontrolę nad działalnością bieżącą urzędu, w tym przede wszystkim nad jego finansami.

Mieszkańcy – dla których istotna jest możliwość masowego korzystania z e-usług. Niewątpliwie powszechnymi e-usługami są te, które dotyczą podatków i opłat lokalnych. Możliwość ich załatwienia z wykorzystaniem e-usług wpływa na ocenę sprawności funkcjonowania urzędu.

Organizacje, które chcą rozbudować lub wdrożyć nowy pakiet usług oraz oczekują elastycznego katalogu i wyboru e-Usług, które można uruchomić w chmurze - Jednostki Samorządu Terytorialnego i podległe im instytucje, uczelnie, jednostki ochrony zdrowia.

Korzyści z wdrożenia katalogu rozwiązań Comarch jako usługę Cloud

  • Uproszczenie w zarządzaniu i administrowaniu aplikacjami – Comarch zadba o monitorowanie i zabezpieczenia aplikacji;
  • Optymalizacja użytkowania i kosztów chmury – usługa Comarch Cloud zoptymalizuje koszty, przez co klient unika wydatków na dodatkową infrastrukturę w swojej serwerowni.
  • Migracja aplikacji – klienci mogą migrować środowiska ze swojej infrastruktury do Comarch Cloud. Migracja aplikacji i obciążeń ułatwi dostosowanie rozwiązania do zmieniających się potrzeb biznesowych (wydajność, bezpieczeństwo systemu);
  • Bezpieczeństwo i prywatność – zarządzanie danymi wymaga zaawansowanych środków bezpieczeństwa w celu zapobiegania wyciekom danych i atakom cybernetycznym.
  • Łatwa dostępność do uruchomionych usług z każdego miejsca -  zapewnienie neutralności i otwartości technologicznej, elastycznego rozwoju systemów oraz zorientowanie na potrzeby użytkowników usług – urzędników, przedsiębiorców i obywateli.

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.

Przejdź do formularza