Kompletność i spójność danych o produktach. Wyzwania dla podmiotów w branży spożywczej (1/4)

W ostatnich latach obserwujemy zaciętą walkę o klienta w handlu detalicznym. Wiele podmiotów rozpoczęło inwestycje w celu uruchomienia alternatywnych kanałów sprzedaży, w tym e-commerce. Mimo tego, ciągle brakuje kompleksowego podejścia do zarządzania danymi po stronie producentów, dystrybutorów czy sieci handlowych. Często dane istotne dla klienta końcowego, jak alergeny czy dokładny skład, są zarządzane oddzielnie od danych wymaganych przez klientów B2B (wymagających głównie danych logistycznych) w celu usprawnienia łańcucha dostaw.

Według Bartłomieja Wójtowicza z firmy Comarch, poza kompleksowym podejściem do zarządzania i wymiany danych produktowych, warto też rozważyć integrację z systemem wymiany dokumentów elektronicznych (EDI). Kompletne dane produktowe przyczyniają się do otrzymywania zamówień z aktualnymi pozycjami, wysyłania awiz z poprawnymi informacjami logistycznymi, i w końcu do generowania faktur z poprawnymi kwotami. 

Konsekwencje niepoprawnych danych

Na podstawie badań prowadzonych przez organizację standaryzującą GS1, wiemy, że jakość danych podstawowych jest kluczowym elementem kosztowym w łańcuchu dostaw. Większość producentów/dystrybutorów zetknęła się z sytuacją, w której niejasne było jaki produkt chce zamówić klient, ponieważ numer GTIN lub kod produktu nie był poprawny, a opis nie wskazywał jednoznacznie jaką pozycję zamawiający miał na myśli. Jeśli okaże się, że zamówienie złożono na palety, a dostawca zinterpretuje, że chodziło o kartony, to finalnie sprzedaż (wystawiona faktura) będzie niższa. W rezultacie sporo czasu i pieniędzy zostanie poświęcone na wyjaśnianie nieporozumień i spowoduje opóźnienie w realizacji płatności. 

Podobnie zamawiający produkty (np. sieci handlowe) borykają się z problemami wynikającymi z niepełnych lub błędnych danych. Przykładowo, co szczególnie spędza sen z powiek działom związanym z logistyką, producenci/dystrybutorzy wskazują niepoprawne wymiary produktów czy opakowań zbiorczych (np. waga, wysokość). Później przy odbiorze towarów okazuje się, że przewidziana powierzchnia ładunkowa  jest za mała lub za duża. Problem pojawia się także w centrach dystrybucyjnych, w których zasoby ludzkie oraz planowana powierzchnia magazynowa są zaplanowane zgodnie z wysłanym zamówieniem. W jednym z projektów realizowanych przez Comarch dla pewnej sieci handlowej okazało się, że poziom jakości i kompletności danych był na poziomie około 50%, przy uwzględnieniu tylko około 20 obowiązkowych atrybutów produktów związanych głównie z logistyką (brak atrybutów związanych ze sprzedażą w e-commerce). 

Z badania przeprowadzonego kilka lat temu przez GS1 UK, w którym brały udział największe sieci handlowe i producenci okazało się, że niespójne dane występują w ok. 80% przypadków. Porównując dane posiadane przez trzy sieci handlowe i producentów na temat tych samych produktów okazało się, że dla 80-90% jednostek konsumenckich występowały rozbieżności między sieciami oraz między sieciami i producentami. Nie wspominając już o zduplikowanych numerach GTIN, brakujących atrybutach czy opakowaniach zbiorczych jak kartony czy paczki (niespójność atrybutu „waga” wśród czterech sieci handlowych występowała w 99,8% przypadków). Dlatego istotne jest, aby obie strony ustaliły spójny proces synchronizacji danych – w szczególności sieci handlowe muszą aktualizować w swoich systemach dane otrzymywane od producentów i dystrybutorów. W jednym z projektów realizowanych przez Comarch, sieć handlowa posiadała w systemie ponad 4000 SKU pewnego producenta, a po procesie „czyszczenia i weryfikacji” danych, eliminującego produkty, które nie były przedmiotem zamówienia  w ostatnich 12 miesiącach, pozostało ich tylko niewiele ponad 800.

Kompletne dane – czego oczekują klienci?

Jak twierdzi Krzysztof Muszyński z Instytutu Logistyki i Magazynowania w Poznaniu, kiedyś dane podstawowe ograniczały się wyłącznie do powiązania identyfikatora GTIN z nazwą wyrobu. Relacje B2B wymusiły późniejsze rozszerzenie opisu o informacje wymiarowo-wagowe. Dzisiaj natomiast do prawidłowego opisania pozycji handlowej niezbędne są również informacje dotyczące kategorii produktu, szczegóły dotyczące składu, dostęp do instrukcji obsługi lub przygotowania do spożycia, a także informacje o zawartości substancji niebezpiecznych dla zdrowia i życia, jak choćby alergeny.

Coraz więcej firm prowadzi sprzedaż omnikanałową (omnichannel), w której konsument może nabyć ten sam produkt w sklepie fizycznym lub przez sklep internetowy. W takim przypadku, niezależnie od kanału, zespoły obsługujące sprzedaż u producentów i dystrybutorów korzystają z tych samych danych podstawowych i tego samego systemu. W związku z tym klient może dokonać rozpoznania produktu w sieci i tam rozpocząć zakup, a zakończyć transakcję w sklepie fizycznym, czyli Research Online Buy Offline (ROBO). W przypadku zakupu sprzętu elektronicznego sytuacja może być odwrotna, czyli Research Offline Buy Online.

Zakres atrybutów dla produktu, jaki powinien być dostarczony przez producenta/dystrybutora może być różny. Najważniejsze jest, aby każdy produkt posiadał numer GTIN oraz informacje o jego wymiarach. Jednak zakres danych jest zależny od standardu na danym rynku, kanału sprzedaży (np. on-line) oraz indywidualnie uzgodnionych atrybutów z danym klientem.

Kilka lat temu w ramach grupy ECR skupiającej sieci handlowe i producentów zdefiniowano Wspólną Kartę Produktową, która zawierała 62 atrybuty. Miała ona zastąpić excelowe karty produktowe indywidualnie wykorzystywane przez polskie sieci handlowe. Stwierdzono bowiem, że różnorodność wzorów i brak usystematyzowania rodzaju gromadzonych danych była przyczyną wielu błędów popełnianych podczas ich wypełniania. Kolejnym krokiem w opracowaniu standardów na rynku polskim było wypracowanie przez Grupę Roboczą GS1/ECR/GDSN tzw. Polskiego Modelu Danych Podstawowych jako zbioru atrybutów opisujących produkty branży FMCG, który bezpośrednio odpowiada na potrzeby dostawców, sieci handlowych i operatorów katalogowych na rodzimym rynku.

Przygotowania danych ilustruje poniższy rysunek pokazujący miejsca, które potencjalnie narażone są na powielanie błędów mających wpływ na późniejszą obsługę transakcji zakupu i sprzedaży.

Kompletne dane są niezbędne zarówno w B2B jak i B2C, bo żyjemy w erze informacji i jeśli klient odnotuje jakieś nieścisłości to może wycofać się z zakupu i wybrać konkurencję. Dlatego najlepiej skorzystać ze światowych standardów – Sieć Globalnej Synchronizacji Danych (GDSN) to sieć kompatybilnych katalogów elektronicznych, umożliwiających bezpieczną i nieprzerwaną synchronizację danych. Dzięki niej wszyscy partnerzy handlowi posiadają w swoich systemach spójne dane o konkretnej jednostce w tym samym czasie.

Przenoszenie błędu wprowadzanego przez dostawcę w początkowej fazie uzgadniania.

Rys. Przykład sytuacji niepożądanej: Przenoszenie błędu wprowadzanego przez dostawcę w początkowej fazie uzgadniania.

Źródło: opracowane na podstawie materiałów GS1

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe, a my zaoferujemy Ci dedykowane rozwiązanie.