O firmie

The Food Travel Experts - jest wiodącym przedsiębiorstwem gastronomicznym, prowadzącym restauracje, bary, kawiarnie, food courts, punkty gastronomiczne w  poczekalniach i  obiektach handlowych na lotniskach, dworcach kolejowych i przy autostradach. Przedsiębiorstwo z ponad 60-letnią historią zatrudnia około 30 000 pracowników na całym świecie i obsługuje codziennie ponad milion klientów, osiągając roczne obroty w wysokości około 2 mld euro.

git

Wyzwania biznesowe

  • W  związku z  dynamicznie rozwijającą się działalnością SSP Germany trudno było opanować ciągle rosnącą ilość dokumentów papierowych. Zbyt długo trwało zwłaszcza wewnętrzne przetwarzanie dokumentów, na przykład kontrola faktur przychodzących. Do tego za wykonywanie tych kontroli odpowiedzialne były wszystkie oddziały firmy, co prowadziło do podwojenia nakładu prac i zwiększonego zapotrzebowania na zasoby.
  • Współpraca z wartością dodaną dla wszystkich kontrahentów była niczym magiczne słowo. Dla SSP Germany najważniejsze były nie tylko centralna ewidencja dokumentów przychodzących i automatyczne porównywanie faktur, lecz również usprawnienie planowania logistycznego u  dostawców poprzez wprowadzenie
    ujednoliconego systemu zamawiania.

Rozwiązanie

Wysoka jakość obsługi, szybkość i elastyczność to ważne cechy w  branży gastronomii w  obiektach infrastruktury transportowej. Firma SSP Germany – The Food Travel Experts, wiodący usługodawca z  tej branży, w  swoich wewnętrznych procesach oraz w  komunikacji z  partnerami handlowymi stosuje systemy Comarch do wymiany danych i zarządzania dokumentami. 

Systemy te umożliwiają zaopatrywanie wszystkich partnerów wyłącznie na podstawie dokumentów elektronicznych. Z ok. 3 000 partnerów ci, którzy wypracowują 80% łącznej liczby dokumentów, zostali podłączeni do platformy Comarch B2B Network. Dla wszystkich partnerów, którzy przesyłają zamówienia papierowe lub w  postaci dokumentów w  formacie PDF, został zastosowany system Comarch AP Automation.

Centralne przetwarzanie faktur przez workflow.

Po wprowadzeniu systemów Comarch do wymiany danych i  zarządzania dokumentami dokonano całkowitej zmiany struktury procesów wewnętrznych SSP. Zrezygnowano z dotychczasowej administracji zdecentralizowanej i  wdrożono centralną organizację w  Eschborn. W  zakresie faktur wpływających centrala SPP Germany w  Eschborn jest jednostką regulującą dla wszystkich lokalizacji i  partnerów. W  związku z  tym wszystkie faktury - zarówno elektroniczne, jak i  papierowe - są przetwarzane w  Eschborn. Podstawą przetwarzania wewnętrznego jest moduł BPM w połączeniu z systemem Comarch AP Automation. Do wymienionego systemu workflow wprowadzane są na przykład faktury papierowe po zeskanowaniu (wstępne skanowanie) i kontroli kompletności oraz poprawności rozliczeń. Za pomocą przeglądarki pracownicy działu księgowości mogą wywołać i w odpowiedni sposób opracować każdy poszczególny proces, na przykład prawdzić dekretacje i  wykonać referencje do zamówień. Workflow został dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy w  ten sposób, że zintegrowano zasady reprezentacji oraz procedury eskalacji. Po zakończeniu przetwarzania generowany jest elektroniczny dokument wyjściowy dla następnego systemu.

Ponadto dla SSP ważne było posiadanie systemu informowania o raportach, za pomocą którego można zmierzyć wydajność obiegu faktur lub na przykład uzyskać wgląd we wszystkie otwarte procesy fakturowe oraz brakujące potwierdzenia wniosków inwestycyjnych.

Wdrożone rozwiązanie

Comarch Document Management

Systemy umożliwiają  spójne i skuteczne zarzadzanie dokumentami  zapewniające ich rejestrację niezależnie od  formatu, bezpieczną archiwizacje oraz szybki  dostęp do ich zawartości zwłaszcza w kontekście zadań wynikających z przebiegu procesu biznesowego. 

  • "Aby utrzymać się na rynku, należy odpowiadać na ciągle zmieniające się wyzwania i rozwijać optymalne rozwiązania razem z partnerami handlowymi. Firma SSP już od dawna zdawała sobie sprawę z tego, że nadszedł czas na zmiany. W Comarch znaleźliśmy partnera, który jest specjalistą w dziedzinie elektronicznego obiegu danych oraz przetwarzania i  archiwizowania dokumentów papierowych."

    Andreas Kühne,
    Divisional IT-Manager

    Aby pobrać pełną wersję case study wypełnij poniższy formularz

    * Informacje wymagane

    Prosimy o tę zgodę z uwagi na przepisy określające warunki wysyłania niezamówionych informacji handlowych i marketingu bezpośredniego pocztą elektroniczną, aby nasi przedstawiciele mogli skontaktować się z Tobą mailowo. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w tym przypadku przez spółki z grupy Comarch na podstawie ich prawnie uzasadnionego interesu. Dowiedz się więcej o tym jak spółki z grupy Comarch przetwarzają dane osobowe.

    Na podstawie tej zgody Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez spółki z grupy Comarch w celu wysyłki newslettera. Możesz wycofać tę zgodę w dowolnym momencie. Pamiętaj, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych sprzed cofnięcia zgody. Prosimy o Twoją zgodę przede wszystkim z uwagi na przepisy o ochronie danych osobowych. Twoja zgoda jest równoznaczna z akceptacją otrzymywania na wskazany adres e-mail zawartych w naszym newsletterze niezamówionych komunikatów marketingu bezpośredniego i korzystania do tego celu z środków porozumiewania się na odległość. Dowiedz się więcej o tym jak spółki z grupy Comarch przetwarzają dane osobowe.