Czy KSeF zastąpi PEF?

Krajowy System e-Faktur w skrócie

Zanim przejdziemy do różnic pomiędzy opisywanymi systemami, przypomnijmy w uproszczeniu, jak funkcjonuje KSeF. Krajowy System e-Faktur to platforma, za pomocą której można wystawiać, przesyłać i archiwizować faktury ustrukturyzowane. KSeF stanie się obowiązkiem dla większości polskich przedsiębiorców od 1 lipca 2024 r., ale mimo to wiąże się z wieloma korzyściami, m.in. szybszym zwrotem podatku oraz większą automatyzacją procesów księgowych.

Faktury ustrukturyzowane KSeF mogą być wystawiane przy użyciu rozwiązania proponowanego przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF) dla firm procesujących niewiele dokumentów. Większe przedsiębiorstwa powinny jednak korzystać z komercyjnych programów dostosowanych do wymiany danych, np. z opartego na technologii chmurowej systemu Comarch EDI.

Platforma Elektronicznego Fakturowania – najważniejsze informacje

PEF to centralna platforma do przekazywania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (nie chodzi tu o faktury ustrukturyzowane KSeF!) oraz innych dokumentów, np.:

• zamówień,
• awizo dostaw,
• potwierdzeń odbiorów,
• faktur korygujących,
• not księgowych.

Platforma Elektronicznego Fakturowania przesyła je pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych.

Początkowo platforma PEF powstała z potrzeby ujednolicenia formatu faktur wystawianych w różnych krajach Unii Europejskiej. Podmioty wykonujące świadczenia na rzecz sektora publicznego powinny móc stosować taki sam format faktur niezależnie od państwa członkowskiego. Aby zrealizować te regulacje (Dyrektywa 2014/55/UE), rząd udostępnił Platformę Elektronicznego Fakturowania, która od 18 kwietnia 2019 r. umożliwiła dostawcom wystawiającym faktury w postaci elektronicznej dostarczanie ich w tej formie dla organów publicznych za zamówienia powyżej 30 tys. euro, a od 1 sierpnia 2019 r. możliwość ta została rozszerzona na pozostałe zamówienia dla sektora publicznego. Innymi słowy, e-fakturowanie B2G w Polsce nie jest jeszcze obowiązkowe, ale organy publiczne muszą odebrać przesłaną e-fakturę.

Komunikacja w PEF

Na podstawie umów zawartych z Ministerstwem Rozwoju i Technologii usługę PEF świadczy Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert – wybór konkretnego brokera jest dobrowolny i należy do przedsiębiorcy.

Usługi te muszą jednak funkcjonować zgodnie ze standardami stowarzyszenia Open PEPPOL, które pozwala organizacjom na efektywną wymianę elektronicznych dokumentów handlowych przez rozbudowaną sieć ogólnoeuropejską. PEPPOL umożliwia dostęp do tej sieci przez akredytowane punkty dostępu.

PEF a KSeF

Z powyższych opisów wynika, że KSeF i PEF to dwa odrębne systemy, czego potwierdzenie znajduje się m.in. w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej KSeF. Podstawową różnicą pomiędzy nimi jest użytkownik:

• PEF stworzono z myślą o instytucjach składających zamówienia publiczne oraz wykonawców takich zamówień;
• KSeF jest przeznaczony dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, zwolnionych z podatku VAT, oraz tych zagranicznych podmiotów które mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.

Jednakże ustawa wprowadzająca KSeF musiała uwzględnić współdziałanie obydwu systemów od momentu wejścia w życie obowiązku e-fakturowania w Polsce. Zgodnie z jej założeniami, faktury wystawione w PEF powinny być przesłane do KSeF, w celu nadania numeru KSeF ID w celu uznania ich za faktury ustrukturyzowane. Faktury te będą zatem dostępne również w KSeF i przechowywane w tym systemie.

Integracja PEF i KSeF

Podsumowując, KSeF nie zastąpi PEF, natomiast platformy te będą współdziałały. Faktury wystawione w PEF, po pozytywnej walidacji, powinny uzyskać numer KSeF/UPO nadawany przez KSeG i powinny zostać udostępnione wystawcy takiej faktury w PEF. Wymagany ustawowo standard e-faktury PEF, pozostałby w obrocie pomiędzy wystawcą i odbiorcą e-faktury w transakcjach B2G.

Comarch EDI to platforma, która pozwala na wymianę danych zarówno z PEF, jak i KSeF. Jesteśmy certyfikowanym dostawcą i punktem dostępu do sieci PEPPOL, zatem zapewniamy zgodność z unijnymi regulacjami oraz przesył dokumentów do dowolnej organizacji działającej w sieci. Comarch EDI funkcjonuje także w zgodzie z przepisami Krajowego Systemu e-Faktur, a więc pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Zachęcamy do sprawdzenia, jak działa komunikacja systemu Comarch EDI z KSeF oraz kontaktu z naszymi ekspertami.