#04 Projekt EZD - co warto wiedzieć przed, czyli klucz do sukcesu!

EZD oznacza sposób (model) działania polegający na elektronicznym „procedowaniu” dokumentacji w instytucji, a w szczególności na elektronicznym prowadzeniu spraw i elektronicznej ich archiwizacji. Samo posiadanie systemu klasy EZD to jeszcze za mało, aby można było stwierdzić, że organizacja rzeczywiście realizuje ten model działania. Do skutecznego wprowadzenia EZD konieczne są zmiany prawne, organizacyjne i procesowe wewnątrz instytucji.

Odpowiednie regulacje prawne

Zacznijmy od tych pierwszych, bo w administracji wszystkie działania muszą znajdować podstawy w obowiązujących regulacjach prawnych. Dla EZD najważniejsze są tu te wynikające z ustawy archiwalnej i tzw. normatywów kancelaryjno-archiwalnych, czyli instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA). Przepisy te nakładają na podmioty publiczne obowiązek zapewnienia odpowiedniego ewidencjonowania, przechowywania oraz ochrony dokumentacji związanej z ich działalnością[i]. Ta „opieka” co do zasady może być realizowana w dwóch systemach (modelach) wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania spraw: papierowym – tzw. system tradycyjny lub elektronicznym, czyli EZD. Domyślnym modelem działania w tym zakresie jest ten pierwszy, a jego zmiana na „nowszy model”, czyli EZD, wymaga intencjonalnego i celowego działania po stronie kierownictwa danej instytucji.

Po pierwsze, aby je wprowadzić instytucja musi posiadać normatywy kancelaryjno-archiwalne zawierające zapisy jak „zarządzać” dokumentacją w modelu EZD. Nie wszystkie normatywy posiadają takie regulacje, więc trzeba o to zadbać. Można się tu odwołać do wzorcowych normatywów z rozporządzenia PRM z 2011 r. lub tych dostępnych na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych[ii]. Z dzisiejszej perspektywy są one już trochę archaiczne, dlatego najlepiej jednak dostosować je do swoich potrzeb. Można też poszukać w normatywach innych instytucji ciekawych zapisów usprawniających zarządzenie dokumentacją elektroniczną[iii]. Należy pamiętać, że przygotowane normatywy muszą zostać uzgodnione z właściwymi archiwami państwowymi. Zazwyczaj proces ten zajmuje trochę czasu, więc warto uwzględnić to myśląc o wprowadzeniu EZD.

Zakres stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją

Kolejnym krokiem jest określenie zakresu wykorzystania przez podmiot systemu klasy EZD oraz sposobu pracy w systemie. Przepisy pozwalają podjąć decyzję, że zadanie A (np. budżet) będziemy „procedować” papierowo, czyli prowadzić akta spraw i archiwizować teczki aktowe, a zadanie B (np. sprawozdawczość) realizować w EZD, czyli prowadzić akta spraw i archiwizować je w systemie. Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentacją to proces rozłożony w czasie, a oba modele (tradycyjny i EZD) często współistnieją ze sobą. Dlatego wiążą się z tym dwa pojęcia: „system podstawowy” i tzw. „wyjątki”. Instytucje publiczne muszą wskazać w akcie wewnętrznym (np. w formie zarządzenia), który model pracy – papierowy czy EZD - jest tym domyślnym, a który jest traktowany jako uzupełniający i zarządzana jest w nim mniejsza część dokumentacji. Te tzw. „wyjątki” określa się poprzez wskazanie konkretnych klas JRWA. Konieczna jest zatem wcześniejsza analiza zadań - klas JRWA realizowanych w podmiocie i wyboru dla nich optymalnego modelu dokumentowania. Bez tego nie wiadomo, gdzie możemy realizować EZD, a gdzie klikanie w systemie jest czynnością jedynie pomocniczą. Ważne jest, aby nie zatrzymywać się tu w pół drogi na samym wdrożeniu systemu klasy EZD i być konsekwentnym w określaniu spraw prowadzonych w modelu w EZD.

Czy moja organizacja jest gotowa na EZD?

Równocześnie powinny być prowadzone przygotowania w zakresie organizacyjnym. Pojawienie się EZD w instytucji oznacza nowe możliwości w zakresie realizacji obiegu dokumentacji. Dotychczasowy papierowy obieg dokumentacji wewnątrz podmiotu, może zostać zastąpiony obiegiem elektronicznym. Dekretowanie, akceptowanie i podpisywanie pism może być łatwiejsze i szybsze w systemie. Inaczej można zorganizować proces uzgodnień wewnętrznych i wzajemnego komunikowania się pracowników – już niekoniecznie trzeba polegać na poczcie elektronicznej, która oknie zawsze gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych. Trzeba pamiętać, że najczęściej urząd będzie funkcjonował w pewnej dychotomii – będą zadania (sprawy) w modelu papierowym i w modelu EZD. W związku z tym trzeba na nowo przemyśleć przepływy dokumentacji i zasady postępowania zarówno z dokumentacją papierową, jak i elektroniczną z ePUAP czy e-Doręczeń. Powinno się odchodzić od automatyzmu drukowania wszystkich pism elektronicznych (bo w EZD nie trzeba) nie wszystkie pisma muszą trafiać do kierownictwa w papierze w celu dekretacji czy podpisu. Warto też się zastanowić, gdzie dalej potrzebna będzie „czerwona pieczątka”, a gdzie można zastąpić ją rozwiązaniami w systemie i podpisem elektronicznym. Dzięki EZD można też pomyśleć o organizacji pracy zdalnej.

EZD oznacza też powstanie w instytucji składu chronologicznego, w którym gromadzona jest dokumentacja papierowa ze spraw elektronicznych prowadzonych w modelu EZD. W organizacji może funkcjonować jeden lub kilka takich składów. Ważne jest, aby określić, gdzie takie składy mają być zlokalizowane, jak funkcjonować i jakie zbiory dokumentacji gromadzić. Kluczowe jest ich skuteczne włącznie w „krwiobieg” dokumentacji w instytucji, bo z praktyki wiem, że pracownicy z reguły mają duży problem w zrozumieniu sposobu ich wykorzystywania.  Jest wiele kwestii organizacyjnych, które warto sobie poukładać jeszcze przed przejściem w tryb pracy w EZD i niezwykle ważne jest, aby były one uzgodnione z pracownikami i zaaprobowane przez kierownictwo danej instytucji.

Sprawne zarządzanie procesami wewnętrznymi

Z tym wszystkim wiąże się też zmiana sposobu realizacji procesów wewnętrznych i dostosowanie ich do nowych możliwości. Złożenie wniosku urlopowego, rozliczenie delegacji, wpisanie umowy do rejestru umów czy opisanie faktury, mogą być realizowane i dokumentowane szybciej i wydajniej dzięki elektronice. Procesy elektroniczne  można zoptymalizować tak, aby nie tylko odpowiadały procesom papierowym, ale je zastępowały. W tym kontekście warto korzystać z narzędzi wspomagających modelowanie procesów i zwrócić szczególną uwagę na dostępny w ramach Comarch EZD dedykowany moduł procesów. Pozwala on w przystępny sposób zorganizować w systemie procesy dostosowanie do potrzeb własnej organizacji.

W sytuacji, gdy coraz większa liczba procesów administracyjnych podlega „ucyfrowieniu” na poziomie przepisów prawa (np. zamówienia publiczne, faktury – KSEF; e-Doręczenia), EZD staje się naturalnym rozwiązaniem pozwalającym w sposób najbardziej optymalny zarządzać dokumentacją związaną z takimi procesami. Dlatego to właśnie klasy JRWA związane z procesami powinny być w pierwszej kolejności zarządzane w modelu EZD. Uproszczenie i przyśpieszenie pracy dzięki realizacji procesów w systemie, stanowi istotny czynnik budujący pośród pracowników pozytywne nastawienie do EZD.

Właściwe przygotowanie się do realizacji EZD na tych 3 polach – prawnym, organizacyjnym i procesowym - daje szansę na skuteczne wyrwanie się z „papierowego matrixa”. Wprowadzenie EZD to proces wiążący się głęboką zmianą w funkcjonowaniu organizacji. Od sposobu jej przeprowadzenia i wypracowania odpowiedniego know-how w instytucji zależy powodzenie skutecznego wdrożenia systemu i modelu elektronicznego zarządzania dokumentacją. To klucz do sukcesu!

Za dwa tygodnie – o możliwościach wykorzystywania systemu klasy EZD i sposobach wprowadzania EZD.

Warto zapamiętać:

1. Wprowadzenie EZD powinno być poprzedzone przygotowaniem prawnym, organizacyjnym i procesowym.
   
   
2. Normatywy kancelaryjno-archiwalne muszą posiadać zapisy o EZD i powinny być dostosowane do potrzeb danej jednostki.
   
   
3. Różne kategorie spraw (klasy JRWA) mogą być dokumentowane w ramach różnych modeli – papierowego lub elektronicznego (EZD). Należy wskazać, który z nich jest podstawowy w organizacji, a które klasy JRWA jako tzw. wyjątki dokumentowane są odmiennie.
   
   
4. Wprowadzenie EZD powinno skutkować nową organizacją procesu obiegu dokumentacji, gdzie to nie papier, a dokument elektroniczny stanowi podstawę podejmowanych działań. Tylko dokumentacja papierowa ze spraw prowadzonych w modelu EZD trafia do składów chronologicznych.
   
   
5. Wraz z wdrożeniem systemu klasy EZD powinno dążyć się do „elektronizacji” jak największej liczby spraw oraz procesów wewnętrznych. Warto przy tym korzystać z narzędzi wspierających elektroniczne modelowanie procesów.

Autor: Karol Ciechoński
Ekspert ds. systemów EZD

 
[i] Art.6. ust1. Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
[ii] https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/instrukcje-kancelaryjne/
[iii] Np. https://www.gov.pl/web/finanse/zarzadzenie-ministra-finansow-z-dnia-23-sierpnia-2022-r-zmieniajace-zarzadzenie-w-sprawie-wprowadzenia-instrukcji-kancelaryjnej-izb-administracji-skarbowej-urzedow-skarbowych-i-urzedow-celno-skarbowych-oraz-instrukcji-w-sprawie-organizacji-i-zakresu-dzialania-archiwum-zakladowego-izb-administracji-skarbowej