Centrum Fizyki Teoretycznej Polskiej Akademii Nauk rozwija współpracę z Comarch i przedłuża umowę na obsługę systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją - Comarch EZD. Kontrakt na rozbudowę oprogramowania został podpisany w listopadzie 2020 roku i będzie obowiązywać przez 12 miesięcy. W ramach umowy narzędzie informatyczne zostanie uruchomione na kolejnych dziesięciu stanowiskach. Do tej pory korzystało z niego 50 użytkowników.

Celem implementacji Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją była kompleksowa digitalizacja czynności związanych z obsługą kluczowych procesów realizowanych przez instytucję, co w rezultacie przyczyniło się do zwiększenia ich efektywności.

Cyfryzacja administracji w instytucjach naukowych


Centrum Fizyki Teoretycznej Polskiej Akademii Nauk otrzymało dostęp do systemu Comarch EZD w modelu chmurowym oraz szeroki zestaw narzędzi umożliwiających dostosowanie cyfryzacji dokumentów do indywidulanych potrzeb i zadań organizacji. Dzięki temu, platforma oraz jej funkcjonalności mogą być z sukcesem wykorzystywane przez podobne instytucje o profilu naukowym.

Klient otrzymał kompleksowe wsparcie w trakcie implementacji systemu - od wstępnej konfiguracji oprogramowania, aż po opiekę koordynatora ze strony Comarch, który odpowiadał na wszystkie pytania podczas każdego z etapów wdrożenia. Do konfiguracji procesów został wykorzystany dedykowany edytor, natomiast edytor rejestrów pozwolił na opracowanie zestawień przechowujących dane z realizowanych procesów.

Przy użyciu systemu Comarch EZD pracownicy mają możliwość elektronicznej obsługi kluczowych z punktu widzenia organizacji czynności, a w tym między innymi: składanie podań o zatrudnienie w projekcie badawczym, oświadczenia o realizacji prac badawczych jako komercyjnych, wnioskowanie i rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych, wyjazdów na konferencje naukowe, podanie o zakup niezbędnego sprzętu, czy wnioskowanie o urlop. System gwarantuje również bezpieczeństwo przetwarzanych i przechowywanych danych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

- Uruchomienie usług opartych o Comarch EZD dla CFT PAN jest o tyle pionierskie, iż w całości zostało zrealizowane dzięki infrastrukturze Comarch Cloud. To jedno z pierwszych tego typu wdrożeń wśród instytucji naukowych. Comarch EZD onCloud oferuje przystępne koszty po stronie Klienta, który nie musi inwestować w utrzymanie drogich zasobów infrastrukturalnych oraz elastyczność w zakresie wykorzystania zaawansowanych narzędzi optymalizujących procesy, takich jak edytor procesów BPMN – mówi Mariusz Cichal, analityk biznesowy w Comarch.

- W grudniu ubiegłego roku rozpoczęliśmy współpracę z Firmą Comarch S.A. w zakresie wprowadzenia w Centrum Fizyki Teoretycznej PAN elektronicznego obiegu dokumentów. Wprowadzenie takiego rozwiązania pozwoliło nam usprawnić wewnętrzny obieg dokumentów oraz komunikację pomiędzy pracownikami naukowymi a administracją. System oferuje szereg rozwiązań, które mogliśmy dostosować do własnych potrzeb min. przygotowując formularze gotowych dokumentów. Konfiguracja systemu z podpisami kwalifikowanymi Dyrekcji dała nam możliwość szybkiego i bezpiecznego podpisu dokumentów w systemie. Dzięki temu, możemy łatwo przesyłać dokumenty za pośrednictwem ePUAP do innych podmiotów sektora finansów publicznych z jakimi współpracujemy. Z uwagi na fakt, że nie posiadaliśmy zaplecza technicznego tzn. odpowiedniego serwera, zaproponowano nam dogodne rozwiązanie również na tym polu. Dane, które wprowadzamy do systemu przechowywane są na platformie sprzętowo-systemowej Comarch. Współpraca z firma Comarch przebiegała wzorowo, na każdym etapie wdrożenia systemu mogliśmy liczyć na szybką i fachową pomoc specjalistów – mówi Wioleta Gryz, koordynator projektu i pracownik Działu Kadr w CFT PAN.

Comarch EZD


Jest to kompleksowy system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, które usprawnia i przyspiesza obieg dokumentów w administracji publicznej oraz państwowych instytucjach, a w tym Instytutach Badawczych. Dzięki digitalizacji wewnętrznych procesów, pozwala na standaryzację czynności związanych z obsługą spraw, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo danych jak i zgodność z aktualnymi przepisami prawa. Co najważniejsze, dzięki modułowej budowie Comarch EZD jest elastyczny i może być dostosowany do potrzeb konkretnej organizacji.