Czy KSeF zastąpi JPK?

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem przedsiębiorców już 1 lipca 2024 r. To najwyższy czas, aby rozpocząć przygotowania do zmian, zwłaszcza w dużych firmach procesujących duże ilości faktur. Przedsiębiorcy zadają sobie szereg pytań związanych z nowym sposobem fakturowania, m.in. o to, czy KSeF zastąpi JPK. Jakie zmiany czekają Jednolity Plik Kontrolny? Odpowiedź znajdziesz w artykule.

Raportowanie JPK

Duzi przedsiębiorcy przeprowadzają raportowanie danych cyklicznie (JPK_VAT miesiąc, dawniej deklaracje VAT – co miesiąc) lub na wezwanie (JPK_KR, JPK_PKPIR, JPK_FA, JPK_WB, JPK_MAG, i in.) urzędu skarbowego już od 2016 roku. Raportowanie informacji dotyczących zakresu prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej nie jest zatem niczym nowym, a KSeF ma niejako uzupełnić informacje dostarczane urzędnikom już teraz w celu lepszej kontroli i typowania anomalii w zakresie rozliczeń podatku VAT.

Część e-raportów przygotowywana dotychczas przez podatników będzie obejmować te same dane, do których organy podatkowe będą miały dostęp w ramach KSeF.  Mowa tu o JPK_FA, który jest  zbiorem wszystkich faktur sprzedaży wystawionych przez firmę w danym okresie i zawiera szczegółowe dane dotyczące transakcji. Dlatego zakłada się, że podatnicy będą zwolnieni z obowiązku przygotowywania plików JPK_FA dla tych faktur, które zostaną wystawione w KSeF. Jak zapewnia Ministerstwo Finansów, rozwiązanie to ma charakter upraszczający obowiązki podatnika w zakresie raportowania.

Co do pozostałych plików JPK, naszym zdaniem jest małe prawdopodobieństwo, aby został usunięty obowiązek ich przygotowywania i wysyłania do urzędu z chwilą wprowadzenia KSeF. Przemawia za tym to, że raporty te obejmują wiele innych czynności działalności gospodarczej podatnika, których nie da się „wyczytać” z faktury, a o których muszą wiedzieć organy podatkowe.

Co więcej, planowane jest wprowadzenie obowiązku cyklicznego wysyłania JPK dla podatków dochodowych, co oznacza wręcz intensyfikację raportowania do organów niż minimalizowanie tych obowiązków.

KSeF a JPK_FA – podobieństwa

Plik JPK_FA jest niemal sześciokrotnie mniejszy pod względem pól do wypełnienia niż plik faktury ustrukturyzowanej wykorzystywanej w KSeF. Mimo to podczas implementacji rządowego systemu JPK_FA może okazać się pomocny.

W obydwu dokumentach znajdziesz m.in.:

• dane podatnika,
• data wystawienia faktury i sprzedaży,
• kwoty,
• stawki VAT,
• informacje o zwolnieniu z VAT,
• informacje o samofakturowaniu.

Różnice w polach wymaganych w JPK_FA i KSeF

Część danych w strukturze KSeF jest merytorycznie podobna do JPK_FA, ale warto zauważyć, że faktura ustrukturyzowana rozbija te informacje na czynniki pierwsze. Przykładowo trzy ogólne pola poświadczające wystawienie faktury przez komornika sądowego lub organ egzekucyjny na JPK_FA w e-fakturze uzupełniono kilkunastoma polami ze szczegółowymi danymi tych podmiotów.

Podobnie z informacjami o dostawie nowych środków transportu – w JPK_FA znajdziesz dane o tym, czy faktura dotyczy tego typu transakcji i przebiegu pojazdu. Natomiast KSeF zawiera odrębne pola z rokiem produkcji, kolorem, modelem, a także numerem podwozia.

W oficjalnych materiałach opisujących plik faktury ustrukturyzowanej można znaleźć trzy rodzaje pól:

• obligatoryjne – bez ich wypełnienia plik nie jest kwalifikowany jako faktura KSeF,
• opcjonalne – pozycje, których wypełnienie nie wpływa na poprawność semantyczną pliku, ale obowiązkowe do wypełnienia po spełnieniu określonych warunków,
• fakultatywne – pozycje, których wypełnienie jest dobrowolne, ale może być potrzebne dla spełnienia innych szczegółowych przepisów.

Co więcej, wypełnienie pól fakultatywnych może skutkować otwarciem kolejnych pozycji, które zmieniają swój charakter na obligatoryjny.

JPK_FA nie zawiera pól fakultatywnych, ponieważ informacje tego rodzaju nie wynikają z przepisów VAT, ale stosowanie ich nie jest zabronione. Zatem mimo rozszerzenia szczegółowości danych w KSeF nowe przepisy nie nakładają na podatników dodatkowych obowiązków związanych z zawartością faktury.

Szczegółowe informacje mogą okazać się pomocne dla odbiorcy faktury w celu prawidłowego przeprowadzenia i udokumentowania transakcji. Trzeba pamiętać, że po wejściu w życie obowiązku KSeF faktury papierowe i faktury elektroniczne nieustrukturyzowane przestaną funkcjonować. Kontrahent będzie zatem dysponował tylko informacjami przesłanymi do systemu przez sprzedawcę.

Podsumowanie – czy KSeF zastąpi JPK?

Faktury ustrukturyzowane i szczegółowość zawartych w nich informacji przemawia za tym, aby zastąpiły one plik JPK_FA. Co do pozostałych plików JPK, są to odrębne raporty w żaden lub niewielki sposób pokrywające się z informacjami dostępnymi w KSeF, zatem naszym zdaniem, nie ma uzasadnienia do ich wycofania z obrotu prawnego w Polsce.

Należy jednak pamiętać, że urząd skarbowy wciąż może wezwać podatników do przesłania JPK_FA za okres przed wejściem w życie obowiązku e-fakturowania.

Ręczne wypełnianie niemal 600 pól w każdej fakturze KSeF może stanowić kłopot nie tylko w dużych przedsiębiorstwach. Wykorzystaj odpowiednie narzędzia, które zautomatyzują procesy, przyśpieszą komunikację z KSeF, a także zagwarantują zgodność z nowymi przepisami.

Jednym z takich sprawdzonych rozwiązań jest Comarch EDI – platforma B2B oparta na modelu SaaS i dostosowana do integracji z dowolnym systemem ERP oraz Krajowym Systemem e-Faktur. Dowiedz się więcej o przetwarzaniu faktur ustrukturyzowanych i komunikacją Comarch EDI z KSeF – zobacz, jak zapewniamy indywidualne podejście do każdej implementacji.